今週は、気をつけたい表現についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ メールの失言（5）＞
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「理由は後付け」

今週は、相手に失礼にならない“ものの言い方”について
取り上げてきました。

最後に、私自身の失敗談をご紹介します。

ある客先に、名刺のデザインを提案しに行った際
マークの制作意図を伝えるときに、つい
「理由は後づけですが…」
と口にしてしまい、担当者は苦笑い。

これ、「デザインありきで、理由は後から付け加えました」
と言っているのと同じ。

懇意な相手で、
デザイナーの仕事に全幅の信頼を寄せてくださっていたので
私が口走った余計なこともさらっと聞き流してもらえましたが
後で自分でかなり反省しました。

たとえ、相手が
デザイン案に真っ先にとびつきチェックを始めても
その意図や理由をきちんと説明できなければ
提案したことにはなりません。

話し言葉も書き言葉も
ついうっかり言ったり、書いたりしたことが
思わぬトラブルを招くことがあります。

ビジネスメールも
その場の感情や思いつきで書きたてず

一度冷静に伝えるべきことを整理し
そう書くことによって相手に与える効果や影響を考慮してから
送信ボタンを押すようにしたいですね。

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今週は、気をつけたい表現についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ メールの失言（4）＞
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「～がバカだから」

今週は、相手に失礼にならない“ものの言い方”について
取り上げています。

以前、勤めていた職場の上司や
前任の上司などのことを指し
「○○がバカだから…」
と批判めいたことを言う人がいます。

自分はそれで溜飲を下げているつもりかもしれませんが
そんなことを書いたり、人前で言っている人物のことを
他人はどう思うでしょう。

会うたびに、職場や上司の愚痴をこぼす人がいますが
私はそういう人の話を読んだり、聞くたび
「あ～、いつか私も、この人にこんな風に言われるのかも…」
と相手のことを見ます。

警戒はしても、相手に心を開くことがなくなっていくのです。

このように、ビジネスの場に限らず
人の悪口や愚痴は、それを口にしたり書いたりする人自身の
評価を下げるだけで、良いことにはなりません。

▼　相手の人間性ではなく、事例や事実を挙げて説明
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
自分の感情だけで好き嫌いや批判をしても
人からの同意や納得は得られません。

相手の人間性を批判したり、嫌悪の感情を露わにしたりするのではなく
具体的な例を挙げ
「もっとこうすればいいのに」「こういう考え方もあると思う」
と別案や方法を述べるほうが建設的です。

その人物そのものを攻撃するような物言いではなく
事例や事実で説明するだけでも
人に与える印象は変わってきます。

相手に対するネガティブな感情を
ずっと根に持つタイプの人、
人の意見に左右され、自分で客観的な判断ができない人

いずれも、負の感情にとらわれ、
そこから抜け出せないケースです。

目先のことにとらわれず、
もっと引いた視点で物事を見つめる
一方向から捉えるのではなく
別の立場・視点で見直してみることも必要ではないでしょうか。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ メールの失言（3）＞
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「欠員ができたので」

今週は、相手に失礼にならない“ものの言い方”について
取り上げています。

あるセミナーの主催者から
「欠員ができたので、出席してもらえないだろうか」
と、メールで急に連絡がありました。

懇意な相手なら、時間の都合さえつけば、
「も～、仕方ないな～」とお付き合いもするところですが、
それほど面識のない相手から突然のメール。
どう反応していいものか、正直、困りました

あからさまに「欠員ができたので」と誘われても
「頭数揃えに動員されるの？」と良い気持ちはしません。

「欠員ができたので」とぶっちゃけず、
「まだお席はありますで、よかったらご参加になりませんか」と
誘えば、受けとめる側の印象も変わります。

同様に
「ほかがだめだったので、こちら（あなた）ならいいかと思って」
という他と比較した表現も相手を軽んじていて失礼です。

「ほかがだめだったので」とわざわざ書き添えずに
「こちら（あなた）しかお尋ねするところがなくて」
「こちら（あなた）なら、きっとご存じだろうと思って」

という一文にすると、相手に対し「その他大勢の中の一人」ではなく
「特別な存在」として見ているということが伝わります。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　 ＜ メールの失言 ＞
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「若返りましたね」

メールに限ったことではありませんが、本音ではそう思っていても
言ってはならないこと、書いてはならないことがあります。

相手の面子にかかわること、相手のプライドを傷つけることなど
自分が言われて嫌なことは相手も同じように感じるはず。

本音や正論は直球でぶつけてしまうと
相手ばかりではなく自分もけがをすることがあるだけに
取り扱いには注意が必要です。

効果や影響を考えたうえで敢えて言う本音や正論と
何も考えずに思ったことをそのまま言うのは違います。
だから、ものの言い方を学ばなければならないと思うのです。

今週は、私自身の失敗も含め、書いてはならない
メールの失言を取り上げていきたいと思います。

▼　自分で言うのと人に言われるのでは感じ方が違う！？
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
私が後で「しまった！」と思った失敗の一つに
久しぶりに見かけた目上のかたに
「なんだか以前より若返りましたね」
と言って（書いて）しまったことです。

お世辞でも何でもなく、
本当にそう思ったからこその発言なのですが
後で考えて、やはり失礼だったと反省しました
（相手のリアクションがすべてを物語っていたので…）。

自分で「10歳若返った気がします」というのは問題ないと思うのですが
人に「若返りましたね」「若返ったんじゃないですか」と言うのは
「実際は若くはない」と認めたうえで
「だけど、若く見えますね」と言っているのと
同じことに感じられるからです。

こういう場合は
「いつも若々しいですね」
とした方がよかったと思っています。

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今週は、読者からいただいたメールにお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 読者からの意見＆質問（4）＞
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「今日いる」

＜読者からのメール＞———————————————-

同僚のAさんが、Bさんにメールを送りました。
メールに
「今日いるBさん
***(例：掃除）をお願いします」と書いてあります。

Bさんはよく他の事業所に出かけ、
Aさんがいる事業所に不在の日があります。
「今日いる」は今日の日に居るBさんのことを指しているでしょうか？
ネットで調べもわからないし、Aさんとは馴染みがないので、
直接尋ねづらかったのです。

Bさんは私と同じ外国人で、本人は意味はよく分からなかったようです。
でも、なんとなく「今日いる」の言葉は失礼と感じます。

（読者　Oさん）
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「今日いるBさん」という一文は
不在がちな相手に対し、
今日は事務所に「いるのなら」「いるはず」と
最初から「いる」と決めつけて書かれている感があり
不躾な印象を与えるのではないでしょうか。

事務所に不在がちなBさんに対し、メールを送る場合
本人が「今日」事務所にいるかいないかをまず確認する必要があります。

この場合
「Bさんは今日、事務所におられますか。
***をお願いしたいのですが、今日の予定をお知らせください」
と書き換えることができます。

事務所に不在がちなBさんに
その日のうちに依頼したい作業がある場合は
メールで尋ねるより、

電話や口頭で直接
その日の所在を確認してから依頼する方が
確実だと思います。

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