今週は、メール対応で心得ておきたいポイントについてです。
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 ＜ メール対応のポイント ＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　相手が知りたいのは？

　今週は、メール対応を行ううえで、心得ておきたいポイントについて取り
　上げていきます。

　表現のテクニック以前に、心構えが重要と考えるからです。
　メールで相手に伝える時、返す時、まず考える必要があるのが
　「相手が最も知りたいことは何か」です。

　例えば、予定していた会合への参加をキャンセルすることになった場合。
　主催者に第一に伝えるのは「参加できなくなった」ことです。

　当日になって参加できなくなり、相手に迷惑をかけるという申し訳なさから、
　言い訳やキャンセルになった経緯を先に述べたくなりますが、まずは欠席の
　旨を急ぎ知らせることが重要です。

　▼　最優先して伝えるべき事柄から書き始めるには…
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　「相手が最も知りたいこと」とは、つまり、結論。
　「それで、どうなったの？」「それで、どうするの？」と問われる前に、相
　手に最優先して伝えるべき事柄から書き始めます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　起きたた出来事から順に説明していると、結論は最後になってしまいます。
　頭の中で整理できない時は、一度、時系列に書き出してみて（紙でもPCでも）、
　最後にくる結論部分を冒頭に持ってきて文を再構成するとよいでしょう。

　「結論」→「理由」→「詳細」という文の運びが身につきます。