今週は、文章を読みづらくする要因についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　 ＜ 読みづらい文章（3）＞
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表記のばらつき

今週は、文章を読みづらくする要因について取りあげています。

同じ言葉や表現の繰り返しが
文章を読みづらくする一因と
昨日のメールマガジンで述べましたが、

反対に、同じものを指す言葉の表記が
文章の中でコロコロと変わっていくのもまた
読みづらいものです。

例えば
文の冒頭では「社員」という表記だったのに
文の終わりの方では「従業員」になっている。
または、その逆というケース。

同一のレポートに
「被雇用者」「労働者」「スタッフ」とか
表記が章ごとに変わったり、

「アルバイト」「パートタイマー」「ワーカー」
と表記が混同されたまま使われていたりする
事例もあります。

企業の周年記念誌や会社案内の沿革などで
「創業社長」「初代社長」「初代」「先代」のように
表記に統一性がなく、その都度変わっていることも。

同じ書き手でも
長文になるほど、こうした表記のブレが生じることがあります。

同じ人・もの・ことを指しているのに
表記にばらつきがあると、
読む側は混乱し、
正確に情報が伝わりません。

表記の統一も
文章を読みやすくするために
気をつけたいポイントです。

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今週は、文章を読みづらくする要因についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　 ＜ 読みづらい文章（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　同じ言葉の繰り返し

今週は、文章を読みづらくする要因について取りあげています。

文章を読みづらくする原因の一つに
同じ言葉や表現の繰り返しが挙げられます。例えば

1）日常会話が可能で日本人との意思疎通が可能な日本語レベル

上記の一文では「可能」が続けて使われています。

→　日常会話ができ、日本人と意思疎通が図れる日本語レベル

と書き換えるとスッキリします。

2）自営業を営んでいる人が副業として対応している場合もあります。

「自営業を営んでいる人」は「自営」と「営む」の意味が重なるので、
「自営業者」と書き換えることができます。

→　自営業者が副業として対応している場合もあります。

3）この業界に入ってみて思うのは、
本当に離職率が非常に高い業界だということです。

上記の文も「業界」が続いて使われ、
「本当に」と「非常に」も意味が重なります。

→　非常に離職率が高い業界だと、改めて感じています。

このように文中に同じ言葉や似た意味の表現が続く場合は
「省く」「まとめる」「書き換える」
ことによって、文をスリムにすると
スッキリと読みやすくなります。

強調したい箇所ほど、文中に重複が生じやすいので、
書き終えたら、読み返して確認を。

声に出して読むと、重複に気づきやすいです。

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今週は、文章を読みづらくする要因についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　　＜ 読みづらい文章 ＞
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漢字表記の多用

今週は、文章を読みづらくする要因について
考えていきたいと思います。

「しかしながら」「あるいは」「すなわち」「かつ」「および」
といった言葉が繰り返し使われる文章は読みづらいです。

しかも、その多くが漢字表記で
「或いは」「即ち」「且つ」「及び」
となっており、

画数の多い漢字表記が増えることで
堅苦しい文面がさらに堅苦しくなっています。

適度に使えば、文面が引き締まって
改まった印象を与えますが

数十ページにわたる報告書のような
ボリュームのある文章の場合は
省くか、「や」「と」といった平易な表記にする方が
読みやすくなります。

「拘わらず」「如何なる」「寧ろ」といった漢字表記も
新聞表記では
「かかわらず」「いかなる」「むしろ」
と平仮名表記で統一されています。

漢字表記の多用は
文に威厳や格式を感じさせますが

長文ほど、読む側の視点で
読みやすい表記にすることで
正しく、早く理解を得られます。

漢字表記の多用がクセになっている場合もあるので
今一度、自分の文章の漢字と仮名のバランスを見直してみることを
お勧めします。

「漢字表記を読みやすく」することをテーマにした
バックナンバーも参考にしてください。

▼仮名に開く＜ 漢字表記を読みやすく ＞VOL.2881

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今週は、相手との関係を壊さない言い回し、断り編です。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 角の立たない言い回し（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 気持ちに訴える

　今週は、相手との関係を壊すことなく
　角を立てずに断る際の言い回しを紹介しています。

　協力や対応をしたいが、
　事情や都合で、それができない。
　そんなときは
　「残念です」
　と気持ちを伝える言い回しを使います。

　　例）残念ですが、今回は体調を優先し、欠席いたします。

　　　　十分な設備がなく、お役にたてず残念です。

　こちらが迷惑、困惑していることに
　気付かずにいる相手に断りを入れるときは
　「困ります」
　と心情をはっきりと伝えることをお勧めします。

　　例）このような直前の変更は困ります。

　　　　当社としても責任を負いかね、困っています。

　こちらの対応が相手に対して
　「迷惑をかける」
　ことになる、という恐れや心配を伝え
　断る方法もあります。

　　例）結果的にご迷惑をかけることになるので
　　　　今回は見送らせてください。

　　　　安請け合いしてご迷惑をかけることになってはいけませんので、
　　　　ご容赦ください。
　　
　このように心情を伝える言い回しを用いることで
　相手への伝わり方にアクセントがつきます。

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今週は、相手との関係を壊さない言い回し、断り編です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法          　　　　             ＜ 角の立たない言い回し（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　相手の過剰な対応をかわすには…

今週は、相手との関係を壊すことなく
角を立てずに断る際の言い回しを紹介しています。

相手の行き過ぎた対応に困惑する
ということがあります。

過剰な接待や贈答品。
今なら、受け取る理由や心当たりがないのに
送られてくるお中元とか。

しかし「迷惑です」「受け取れません」
ときっぱり断ると角が立つという場合は

「お気持ちだけいただき（頂戴し）ます」
という言い回しを使います。

例）お気遣いいただき恐縮ですが
お気持ちだけいただくことにいたします。

お気持ちだけありがたく頂戴しますので、
今後はこのようなお気遣いはなさらないようお願いいたします。

そこまで気を遣わなくても…と
こちらが恐縮するような過剰な対応には
「次にお願いしづらくなるので」
とやんわり断る言い回しもあります。

例）次にお願いしづらくなりますので、
支払いは折半でお願いします。

次にお願いできなくなるので
お気遣いなく。

場合によっては
「ご遠慮申しあげます」と丁寧かつはっきりと
断る必要もあるでしょう。

例）このような高価なお品を頂くわけにはいきませんので
ご遠慮申し上げます。

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