2011年6月7日

【仕事のメール心得帖】「ご安心ください」＜添えるとよいひと言（2）＞VOL.1504

今週は、相手の心をつかむ言い回しの工夫についてです。
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仕事のメール作法　　＜ 添えるとよいひと言（2）＞
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「ご安心ください」

衣料品のネットショップに問い合わせをしたところ、
次の返信がありました。

「天然素材特有の色ムラが少々見られますが、
着用して目立つ程度ではございませんので、ご安心ください」

上記の一文、「目立つ程度ではございません」で終わることもできますが
最後に「ご安心ください」と結ばれていることで、文字通り
「大丈夫なのね」と安心できます。

相手が商品やサービス、対応に不安に感じていると察した時は
「大丈夫です」「問題ありません」と根拠もなく肯定するより、

相手が抱く不安の解決策や対処法を説明したうえで
最後に「ご安心ください」のひと言を添えると、納得できます。

相手が「本当に大丈夫？」と疑わしく思っているようなときも

「○○の件については、すでに対処しておりますので、ご安心ください」
「承知しております。ご安心ください」

と「～だから」と理由や状況を伝えたうえで「ご安心ください」と返答を。
場合によっては、「お任せください」と強調する言い回しもあります。

2011年6月6日

【仕事のメール心得帖】「確かに」＜添えるとよいひと言＞VOL.1503

今週は、相手の心をつかむ言い回しの工夫についてです。
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仕事のメール作法　　＜ 添えるとよいひと言 ＞
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「確かに」

そのままでは不躾だったり、直球過ぎて、相手を不愉快にする恐れのある
言葉。それを和らげる効果があるのが

「恐れ入りますが」「お手数ですが」「残念ながら」

など、“緩衝材になる”ひと言です。

はっきりしない回りくどい表現と敬遠する向きもありますが、
「言葉も使いよう」。

ほんのひと言添えるだけで、
相手も自分も気分よくやりとりするできる知恵として
使わない手はないと思います。

特に、返信するだけ、了解するだけといった、短文で終わるやりとりでは、
「返事するだけでいいのだろうか」「相手に失礼にならないだろうか」と
不安になることがあります。

そんな時に役立つ「ひと言」を、今週はご紹介していきます。

▼　相手に安心と信頼を与えるひと言
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一つ目は「確かに」。

「確かに承りました」
「確かに、お引き受けいたします」
「確かに、お届けいたします」

上記の三文例とも「確かに」がなくても相手に伝わりますが、
「確かに」を添えることで「責任を持って～します」という意志が感じられ、
安心感があります。

誠意や信頼を感じさせるひと言として、メールに書くだけでなく、
会話でも意識して使うとよい表現ではないでしょうか。