今週は、いわゆる“クッション言葉”についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 緩衝材になる表現(3)
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お願いする

ストレート過ぎる表現を和らげる「緩衝材」になる言い回しを
今週は紹介しています。

お願いごとをする場合、例えば
「プロジェクターを貸してください」
あるいは
「プロジェクターを貸してもらえますか?」
という書き方があります。

「~してください」という言い回しは
メールだと、少々ぶっきらぼうな感じがします。
これを解消するのが
差し支えなければ
という表現です。

差し支えなければ、プロジェクターをお貸しいただけますか?」
差し支えなければ、プロジェクターをお借りしてよろしいですか?」

「差し支えなければ」の代わりに
ご迷惑でなければ」「できましたら
という表現も使えます。

できましたら、プロジェクターをお借りしたいのですが」
ご迷惑でなければ、プロジェクターをお借りしてよろしいですか?」

お願い事や依頼をするときのメール文のポイントは2つ。
緩衝材になる言葉を添える
「(お願い)できますか?」「(お願いいして)よろしいですか?」
のように問いかける表現にする

相手に負担をかけたり、手を煩わせるようなお願いごとの場合は
「恐れ入りますが」「恐縮ですが」
「お手数をかけますが」
「ご面倒をかけますが」
「お手を煩わせ、恐縮ですが」

急なお願いごとの場合は
「突然のお願いで恐縮ですが」
「ご無理を申しますが」
「差し迫ってのお願いで申し訳ございませんが」

懇意でない相手に、無理を承知でお願いする場合は
「厚かましいお願いではございますが」
「ぶしつけなお願いで恐縮ですが」

上記のような
緩衝材になる表現を覚えておくとよいでしょう。
そして、「~いただけますか?」と
問いかける形で文を結びます。

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今週は、いわゆる“クッション言葉”についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 緩衝材になる表現(2)
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質問する

ストレート過ぎる表現を和らげる「緩衝材」になる言い回しを
今週は紹介しています。

相手に質問する場合
「場所が分からないので、教えてください」
という尋ね方があります。

もちろん、意味は通じますが
「恐れ入りますが」というひと言を添えると……

「調べたのですが、場所がよく分かりません。
恐れ入りますが、道順を教えていただけますか?」

と書くと、丁寧で感じよく伝わります。

「知りたい」「確かめたい」という
気持ちが先行すると、質問するときも
ストレートに切り込み過ぎて、
相手に失礼な尋ね方をしてしまうことがあります。

上記のように
恐れ入ります
というひと言を添えると、詰問調でない質問の文になります。

このほか、状況に応じ
次の言い回しを添えてみましょう。

・相手のプライベートなことに関わる質問をする場合は
立ち入ったことを伺いますが

例)立ち入ったことを伺いますが、お住まいはどちらですか?

・唐突に質問をするような場合は
つかぬことを伺いますが

例)つかぬことを伺いますが、A社のB社長をご存じですか?

・相手の意向を尋ねる場合は
差し支えなければ

例)差し支えなければ、他社の資料も拝見できますか?

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尾道の“創造する姉妹”三人による
広島でのグループ展、31日(金)まで!

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日時:1月16日(木)~1月31日(金)
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会場:「カモメのばあばあ」広島市西区横川町1丁目5-23

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今週は、いわゆる“クッション言葉”についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 緩衝材になる表現
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都合を尋ねる

ストレートに書きすぎると
「冷たい」「怖い」「怒っているの?」と
誤解されることもあるのがメールの表現です。

書いた本人は、そんなつもりはなくても
書き手の表情が見えず、
文字だけで伝えるメールは
心情やニュアンスまで、相手に届かないことが多くあります。

そのようなときに
意識して取り入れるとよいのが
「緩衝材になる表現」です。
「クッション言葉」とも言われますね。

例えば、相手の意向や都合を尋ねる場合は……

「~でいいですか」「~にすれば」よりも
「よろしければ」「ご都合がよろしければ」を。

例)
× 見てみたら?
見ておくといんじゃないですか?
○ よろしければ、ご覧ください。

× 打ち合わせは、30日でいいですか?
○ ご都合がよろしければ
30日に打ち合わせをお願いします。

相手に提案するときも
「余計なことかもしれませんが」という表現より
差し出がましいこととは存じますが(思いますが)」という
表現を使うと、慎ましやかな印象になります。

このように、ストレートすぎず
ちょっとした気遣いが伝わる表現を
今週は紹介していきたいと思います。

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今週は、返答に困るメールの対応についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法  < 返答に困るメール(3)
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                       はっきりしないメール


 今週は「返答に困るメール」とその対応策について紹介しています。

 それはどういう意図で書かれたのか?
 すぐには分からない

 どのようにでも受け取れる
 はっきりしないメール
は困ります。


 「先ほどご連絡いただいた内容は、Aさんへも伝わっていますか?
  そうであれば、Aさんに連絡をして作業を進めてよろしいですか?」

 という確認メールを入れたところ
 先方からは
 「大丈夫です」
 という返信。

 てっきり、Aさんへ連絡が行っている「大丈夫です」と思い、
 Aさんに連絡すると「何も聞いてません」という返事。

 返信の「大丈夫です」は
 「Aさんには連絡してないけど、進めてもらって大丈夫です」の
 「大丈夫」だったのか、と後で気づきました。

 上記のケースでは
 「Aさんへも伝わっていますか?」
 の返信を待ってから
 「では、Aさんに連絡をして作業を進めてよろしいですか?」
 とやりとりをすればよかったのですが

 気を利かせたつもりで
 「であれば」と一度に2つの質問をしたのが失敗でした。

 けれど、
 「大丈夫です」のように、どうにでもとれる表現ではなく
 「Aさんへはまだ連絡してないので、連絡の上進めてください」とか
 「Aさんへは連絡済みなので、大丈夫です。進めてください」という
 返信であれば、状況が分かったのにな、とも思います。

 「大丈夫です」という表現は特に
 それだけを単独で使うと、
 「何が」大丈夫なのかわからないことがあり、注意が必要です。


 どちらがいいのか尋ねているのに「どちらでもいいです」とか
 可否を聞いているのに「多分、大丈夫だと思います」といった
 はっきりしない返答も、再度、打診する必要があり
 二度手間になります。

 はっきり言い切るか
 そうできないときは、検討していつまでに返信するかを
 相手に知らせる方が親切です。
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今週は、気をつけたい敬語の使い方についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法             < 気になる敬語(2)
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                       「享受させていただく

今週は、気になる敬語の使い方について取り上げています。

「円安の恩恵を享受させていただいています」

気になる敬語シリーズでおなじみの
「させていただく」。

上記のような使い方だと
一見、問題はないのでは?
と思ってしまいますが……。

「享受」の意味を考えてみましょう。

「享受」とは、
受け入れて自分のものとすること。受け入れて、味わい楽しむこと。

人から与えられたり、勧められたりするのではなく
自らの意思で受け入れることです。

対して、
「~させていただく」は
相手に許可を願い出るようなときに使う敬語。

したがって
「享受させていただく」
という表現はちぐはぐな意味となるため
「~させていただく」は不要。

「享受」の言葉の意味からも
冒頭の文例は

「円安の恩恵を享受しています

とするのが適切です。

どんな表現にも「~させていただく」を使えば
敬語らしくなるのではなく
言葉の意味と照らし合わせた使い方をしましょう。

 
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今週は、気をつけたい敬語の使い方についてです。
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   仕 事 ‎の メ ー ル 作 法            < 気になる敬語(2)
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                       「お召し上がりになる

今週は、気になる敬語の使い方について取り上げています。

相手に何を「食べる」か尋ねる場合

1)何をお召し上がりになりますか
2)何をお召し上がりになられますか
3)何をお召し上がりになられますでしょうか?」

上記の3つの表現のうち、敬語として適切なのは
何番だと思いますか?

「食べる」の尊敬語は「召し上がる」。
「食べますか?」と目上の相手に尋ねる場合
「召し上がりますか?」
とします。

しかし、これだけでは素っ気ない、
もっと丁寧に表現したい! という場合は
1)の「お召し上がりになりますか?
を使います。

「お召し上がりになる」は
尊敬語「召し上がる」+尊敬語「お~になる」
の二重敬語ですが、慣習として定着しているものとして
例外的に使われています。

しかし、
2)のように「お召し上がりになる」+尊敬語「~れる」
は敬語を使いすぎています。

3)の「お召し上がりになる」+尊敬語「~れる」+「でしょうか?」
は敬語が過剰なうえに「でしょうか?」が付いて
表現がくどくなっています。

「習慣として定着した二重敬語」には
お召し上がりになる」のほかに

(尊敬語)「お見えになる
(謙譲語)「お伺いする」「お伺いいたす」「お伺い申し上げる

があります。

 
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