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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 ＜ 定番のフレーズ（5）＞
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「申し訳ありません」

お詫びや謝罪のメール。ビジネスメールの場合、「すみません」「ごめん
なさい」より「申し訳ありません」「申し訳ございません」が適切です。
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返信が遅れ、申し訳ありません。
ご要望にそえず、申し訳ございません
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お詫びのフレーズが続くような場合は「申し訳ありません」を重ねて使う
より、「大変失礼いたしました」「ご迷惑をおかけしました」「お詫びい
たします」と別の言葉に置き換えるようにしています。

お礼の「ありがとうございます」も謝罪の「申し訳ありません」も繰り返
し使うと、気持ちが薄れて感じられるからです。

ただ、私信などで親しい間柄の相手にお詫びのメールを送るときは「申し
訳ありません」より「ごめんなさい」を使うことが多いです。懇意な相手
には改まった言い方より「ごめんなさい」と素直に書くほうが真意が伝わ
る気がするからです。

▼　表現を和らげる緩衝材にも
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「申し訳ありません」は、表現を和らげる緩衝材の役割を果たすフレーズ
でもあります。

昨日ご紹介した「いたしかねます」「分かりかねます」といった断りのフ
レーズの前に「申し訳ありません」を持ってくると、表現がやわらかくな
ります。お願い事をするときも同様で、相手の手間を取ることに恐縮する
気持ちが伝わります。
————————————————————–
申し訳ありません。当方では対応いたしかねます。
申し訳ありません。再度、ご送付いただけないでしょうか。
————————————————————–

このように定番のフレーズを押さえておき、その都度、状況に応じた言葉
を添えて使うと表現が広がり、紋切り型でない心遣いの感じられるメール
になります。

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【しごび】 の お す す め
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読者からのコメントです。
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購入してチームのメンバーに配りました。
本来ならば、メールの書き方も指導しなければいけないのですが、
手がまわらず、神垣さんの著書に頼る結果となってしまいました。
21歳から34歳までの女性4名に渡したところ、皆、真剣に読み始めて
いました。本当に助かっています。ありがとうございます。　（M.Cさん）
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職場の皆さんに読んでいただけてうれしいです！
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今週は、覚えておくとよいひと言をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 ＜ 定番のフレーズ（4）＞
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「いたしかねます」

書きづらいのが「断り」のメールです。
「～できません」「分かりません」「行けません」と単刀直入に書くと、
メールの場合はきつく感じられます。

そんなときは「残念ですが（ながら）」「せっかくですが」と緩衝材にな
るひと言を添えると印象が和らぐので、私は私信などでも努めて使うよう
にしています。
————————————————————–
残念ですが、今回はお会いできそうにありません。
せっかくですが、都合で参加できません。
————————————————————–

ビジネスメールの場合は「いたしかねます」「分かりかねます」という
フレーズが使えます。
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申し訳ありませんが、当方では対応いたしかねます。
あいにく当方では対処しかねます。
分かりかねますので、至急、確認しましてご返答いたします。
————————————————————–

この場合も「申し訳ありませんが」「あいにく」という緩衝材のひと言を
添えると感じよくまとまります。

断るだけで終わらず、別の対応策や提案でフォローすることを心がけると
好感度も一層アップすることでしょう。

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今週は、覚えておくとよいひと言をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 ＜ 定番のフレーズ（3）＞
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「おそれいります」

何か頼み事をするとき、ひと言添えると感じの良いフレーズが
「おそれいります」です。

————————————————————–
おそれいりますが、ご確認をお願いいたします。
おそれいりますが、△日までにご連絡いただけないでしょうか。
おそれいりますが、手数料はご負担くださいますようお願いいたします。
————————————————————–

同じようなニュアンスで「すみませんが」を使ってしまいがちですが、
「おそれいりますが」とすると丁寧でスマートな一文になります。

しかし、多用すると慇懃無礼な印象になってしまうので、結びの一句や
強調したいポイントで使うと効果的です。

場合によっては「おそれいりますが」を「お手数かけますが」「お手数で
すが」に置き換えてもよいでしょう。

「おそれいります」はお礼の気持ちを伝えるときにも使います。
————————————————————–
お忙しいところ、おそれいります。
早速ご対応いただき、おそれいります。
————————————————————–

上記の例文の「おそれいります」はそのまま「ありがとうございます」に
置き換えることができます。

メールに限らず、順番を優先してもらったり、道を譲ってもらうなど、何
らかの配慮を相手がしてくれたときに「おそれいります」を使うと感じが
良いものです。

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今週は、覚えておくとよいひと言をご紹介します。
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  仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　　 ＜ 定番のフレーズ（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「承りました」

相手からの依頼や要求のメールに返答するとき、
使うと感じが良いフレーズが「承りました」です。

————————————————————–
写真手配の件、承りました。よろしくお願いいたします。
○○のご依頼、承りました。△日にはお送りいたします。
————————————————————–

「分かりました」でも意味は通じますが、
「承りました」と返答すれば品がよく、丁寧な印象を残せます。

同じ意味のフレーズとして「承知しました」も良いでしょう。
ただ、
少々かしこまった感があるので、通常のメールのやり取りでは
「承りました」を使うことのほうが私は多いです。

同様に「かしこまりました」もありますが、
こちらは話し言葉として使う方がより自然で心地よく響きます。
書き言葉で使うと改まった感が強く
（実際、「かしこまりました」は「承りました」「承知しました」より
丁寧な表現とされる）通常のメールのやり取りで使うには
やや堅く感じます。

このように同じ意味の言葉でも話し言葉向き、書き言葉向きのものがある
ように思います。

一方、メールで相手に確認をしたり、念を押したりするとき使うフレーズが
「～という理解でよろしいですか？」。

「～ですか」「～でいいですか」「～なんですよね」でも意味は同じです
が、直截過ぎたり砕けすぎの感があります。

————————————————————–
お２人でご参加、という理解でよろしいですか？
先方で手配をしていただける、という理解でよろしいですか？
————————————————————–

少し長くなりますが
「～と理解しておりますが、問題はありませんか？」
という確認の仕方もあります。

相手に不快感を与えないよう、
決め付けずに「～ではないですか」と
謙虚に尋ねる姿勢がポイントです。

＜追記＞
「～と理解しておりますが、
　問題はありませんか？」は
後半部分を
「～と理解しておりますが、
　差支えありませんか？」
としても良いでしょう。

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「ありがとう」

メールを書く際、努めて使うようにしているフレーズが「ありがとうござ
います」です。

感謝の気持ちを伝えるこのひと言がメールの冒頭にあるだけで、メール全
体が好印象を与えたり、深刻な内容を和らげることができる魔法のフレー
ズと言えるでしょう。

————————————————————–
お世話になります。いつもありがとうございます。
早速、ご返信（対応）いただき、ありがとうございます。
ご連絡、ありがとうございます。返信が遅れてしまい、すみません。
————————————————————–

三番目の例文の場合、つい「すみません」を先に使ってしまいがちですが、
それより先にまず、相手がメールをくれたり、対応してくれたことに対し
て感謝の気持ちを伝えます。それだけで慌しい印象が薄れ、相手のメール
を読んでいますよ、という気遣いも伝わります。

相手から断りのメールや不参加、対応できないという内容のメールを受け
取ったときも

————————————————————–
ご連絡、ありがとうございます。ご検討いただき感謝しております
ご対応いただき、ありがとうございます。お役に立てず申し訳ありません。
ご返事、ありがとうございます。残念ですが、またお誘いしますね。
————————————————————–

このように「ありがとうございます」で文章を始めると、前向きな印象を
与えることができます。
誉められたときも「そんなことはありません」と謙遜するより、素直に
「ありがとうございます」と伝えれば、誉めた方も気分がいいものです。

「ありがとう」は人の気持ちをプラスに転換する効果があるようです。

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【しごび】 の お す す め
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