今週は、読者の方からの質問に回答します
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仕 事 の メ ー ル 作 法            < 読者からの質問(3)
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2人の担当者の宛名に「各位」?

<読者からの質問>————————————————

私は、若い社員の教育に携わって長いのですが、
論文の査読をしておりまして
若い社員から私ともう一人あてに論文が来て、
それを査読して、赤字で追加修正し、
論文の書き方を指導しています。

このメールでの論文提出時に我々に対し、
「○○様、○○様」と宛名を書いて出すのが普通(常識)
だと思うのですが、
中には、「各位」と書いてくる人間がいます。

これは多少不愉快になるのですが、
私の方がおかしいのか、世間の常識をご教授いただきたく
メールを差し上げました。

人数により、「各位」の表現をしてもいいのか?

ご面倒をお掛けします。
よろしくお願いいたします。
(読者 Sさん)
——————————————————————

「各位」は、多くの人を対象にして、
その一人ひとりに敬意を表すために使う言葉(敬称)で、
「各位」という語そのものに「皆様」「皆様方」という意味があります。

質問のケースでは
指導する担当者は2人です。

「ご担当者各位」という書き方はできますが
社内のやり取りで、明らかに担当者名が分かっているのですから、
宛名は「○○様 △△様」と2人の個人名を明記するのが
適切と考えます。

担当者が複数だからといって
個人名が分かっている状況で
宛名を「各位」でひとくくりにするのは

個人名を書くのが面倒だから
と思われても仕方ないでしょう。

指導を受ける側が指導者に対して送るメールの宛名として
敬意が足りないと思います。

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今週は、 注意したい敬語の使い方を取り上げます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法             < 気になる敬語(5)
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                        「お得意様各位」

今週は、間違いやすい敬語の使い方を取り上げてきました。

敬語に関連して
敬称について読者の方からいただいた質問をご紹介します。

————————————————————

私の勤務先で毎朝顧客向けに送信する通知文があるのですが、
宛先が「お得意様各位」となっているのが気になりました。

普通は「得意先」と使い、「お得意」とは使わないので正しくは
「お得意先様各位」ではないかと思いました。

しかしさらに考えるうち、
「お得意先」は十分先方を敬う表現なので
この場合、二重敬称を避ける意味で
「お得意先各位」が適切なのかとも。

または「お」を付ける場合は「お得意先各位」、
「お」を付けない場合は「得意先様各位」が正しいのか?

得意先を他のことばに置きかえて、

取引先様各位
お取引先各位
お取引先様各位
お客様各位・・・

などと書き並べてみましたが、
どれも正しいような正しくないような
しっくりこない状態に陥ってしまいました。

貴メールマガジンのバックナンバーも検索してみましたが
この件は取り上げられたことがないのか見つかりませんでした。

お忙しいところ誠に恐縮ですがご教示いただければ幸いです。
(大阪の読者 T.Nさん)

————————————————————

「各位」とは、
多くの人を対象にして、その一人一人に敬意を表す語。

「各位」という語そのものに
「皆様」「皆様方」という意味があります。

したがって
 「お得意様各位」の「様」は不要です。

ただ、
「お得意各位」という敬称もしっくりきません。
「お得意先各位」「お取引先各位」も同様です。

「お得意様」「お得意先」「お取引先」は、
社内でお客様の中でも特別な存在の顧客を
指す呼び名と捉えると

その顧客に宛てる文書では
「お客様」
とする方が自然と考えます。

この場合
「お客様」
あるいは
「各位」
という宛名で差し支えないと考えますが
いかがでしょうか。

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【しごび】 の お す す め
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今週は、読者の方からいただいた質問にお答えします
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  仕 事 の メ ー ル 作 法             < 読者からの質問(2)
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                       「部長様」という表記

VOL.2201で配信した「各部門ごと」< うっかり重複(2)>

に関連した質問をいただきました。

<読者からの質問>————————————————

重複とは直接関係ないのですが、
本日配信のメルマガを拝見して考えてしまいました。

「各位殿」や「各位様」はやっぱり違和感があります。
ただ、最近は言葉の使い方に変化があるのではないでしょうか?

社内外問わず、
○○課長(部長)様(殿)
という記述を見かけることが多くなりました。

それなりに年を重ねた人も使っているので、
単に「言葉に慣れていない」ということでもないようです。

言葉の使用法の変化について、神垣さんのお考えにも関心があります。
(読者 K.Mさん)
—————————————————————–

当メールマガジンでも
「課長」とか「部長」は敬称になるので
「様」や「殿」を付ける必要はない、と一貫して述べてきました。

わたし自身も、役職のある相手へのメールでは
「佐藤部長」「高橋課長」と宛名に書き
役職の後に「様」「殿」は使わないようにしています。

しかし。

K.Mさんからいただいた質問
実は、メール講座でもよく尋ねられるのです。

「役職に『様』を付ける必要はないと分かっているが
いざ、自分がメールを送るときは、相手に失礼な気がして
『部長様』『課長様』としてしまう」
と。

そして、メールを受ける側の方たちにも実際に聞いてみると
自分宛てのメールが役職名だけで『様』がないと
(つまり、「田中社長」という表記)
違和感がある、という声があります(特に男性管理職に多いです)。

実際のメールのやり取りでは
「役職+様」でメールを送り
受ける側もそれを望んでいるケースが
少なくないということです。

理屈は分かっていても
気持ちとして抵抗がある、ということなのだと思いいます。

慣習として
「役職+様」が定着している感もあり
この流れは止められないのかもしれません。

対処法としては
ファーストコンタクトでは宛名を
「ABC株式会社 総務部長 小林様」
「社名+役職+名前+様」とフルで表記

2回目以降のメールでは
「ABC 小林様」
と、「社名+名前+様」で統一するという方法があります。

「様」はもっとも一般的な敬称で
役職にかかわらず使えます。

ですから、メールのやり取りでは
宛名の敬称を「様」に統一しておけば
失礼にはなりません。

というのが、現時点でのわたしの見解です。

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今週は、同じ意味の表現を重ねて使っている事例を紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法           < うっかり重複(2)
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                           「各部門ごと」

さらっと書いてはみたものの
読み返してみると、同じ意味の表現を
重ねて使っていることがあります。

今週は、こうした
うっかり重複して使っている表現を
取り上げています。

ごとに」

「各部門ごとに配布」
「各支店ごとに連絡する」

つい言ってしまったり、書いたりしてしまいますが
「各」は、おのおの、多くのものの一つ一つ、という意味の接頭語。
「ごと」は、「どの~もみな」という意味の接尾語。

「各」と「ごと」は、どちらか一方を使えばよく
合わせて使うと、意味が重複します。

したがって、上記の文例は

「各部門ごとに配布」→「部門に配布」「部門ごとに配布」
「各支店ごとに連絡する」→「支店に連絡する」「支店ごとに連絡する」

とします。

余談ですが
大ぜいの人に対して、その一人一人への敬称として使う
「各位」。

「関係各位」「会員各位」
のように使いますが「各位」の後に「様」や「殿」を付けるのは
NGです。

「各位」に、皆様方という敬意が含まれているので
「各位殿」「各位様」とすると、敬称が重複することになります。
注意しましょう。

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今週は、読者のかたからの質問にお答えします
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仕 事 の メ ー ル 作 法                < 読者からの質問
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                         「株式会社 様」?

<読者からの質問>————————————————

○○○○株式会社 殿 / ○○○○株式会社 様

・【殿・様】は人名の後に記す言葉だと思うのですが、間違いですか?
封書やハガキの宛名には社名の後に【御中】と書きますが・・・。

・同様に【○○社長様】【○○部長殿】などという言葉も
よく見かけますが、必要でしょうか?
【各位殿・各位様】と同じぐらいの違和感を覚えます。

・【殿・様】を付けるなら、【○○株式会社 社長 ○○様/殿】
だと思いますが、間違いでしょうか?
(読者 I様)
——————————————————————

社名や団体名に使う敬称が「御中」です。
「殿」や「様」は人名に付ける敬称ですので
上記のように社名に「殿」「様」を付けるのはNG。

「社長」「部長」などの役職名も敬称ですので
役職名の後に「殿」「様」を付ける必要はありません。

「殿」は人名に付ける敬称ですが、
最近では「様」に置き換えられることが増えているようです。

「○○株式会社 ○○社長」

として失礼にはなりませんが、
「社長(役職名)」だけ書くことに抵抗がある場合は

「○○株式会社 社長 ○○様」 → 社名+役職+名前+「様」
と表記すればよいでしょう。

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今週は、覚えておきたい間違いやすい表現についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法         < 表現ワンポイント(4)
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                             「各位殿」

複数の人へ向けたメールの宛名の間違いでよく目にするのが
「各位殿」「各位様」
という表記です。

「各位」とは、多くの人を対象にして、その一人一人に敬意を表す語。
「各位」という語そのものに「皆様」「皆様方」という意味があるので
敬称の「殿」や「様」を付ける必要はありません。

関係者各位
会員各位

とすることで「関係者の皆様」「会員の皆様方」という意味になります。
社内で同一部署の社員に一斉送信するような場合は
「各位」だけでも問題ありません。

「保護者様各位」という表現も、
「保護者様様」という意味になるため、「各位」の前に敬称は不要。
「保護者各位」として失礼にはなりません。

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