今週は、いわゆる“クッション言葉”についてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　　　＜ 緩衝材になる表現（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　意見を返す

ストレート過ぎる表現を和らげる「緩衝材」になる言い回しを
今週は紹介してきました。

相手に提案するとき、
「余計なことかもしれませんが」より
「差し出がましいこととは存じますが（思いますが）」という
表現を使うと、慎ましやかな印象に……
と、VOL.2114で紹介しました。

では、相手に意見するときは
どのような表現を使うとよいでしょうか。

「お言葉を返すようですが」
という表現がありますが
反論する姿勢を伝える言い回しなので
「緩衝材」になる表現かというと、疑問が残ります。

代わって
「大変申し上げにくいのですが」
と書き換えることができます。

例）
大変申し上げにくいのですが
今の状況では、デザインを全面変更するしかないと思います。

断るときの
「大変心苦しいのですが」
「大変ありがたいのですが」
のように心情を伝える表現を知っておくと

判で押したように
「すみませんが」を繰り返すのを避けることもできます。

その時々に応じ
相手の反感を買わず、心遣いを伝える
表現を使うことができたらいいですね。

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今週は、いわゆる“クッション言葉”についてです。
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仕 事　の メ ー ル 作 法　 　　　　　　＜ 緩衝材になる表現（4）＞
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断る

ストレート過ぎる表現を和らげる「緩衝材」になる言い回しを
今週は紹介しています。

断るときのメール文のポイントは
「やんわりと、はっきり断る」
こと。

「はっきり」断るだけだと
メールの文書は拒絶の色合いが際立ち
角が立つ言い回しになりがちです。

緩衝材になる言葉を使い「やんわりと」
断る意志は「はっきり」伝えます。

緩衝材になる言葉とセットで使うと
表現の角が取れ、文の印象が和らぎます。例えば…

「参加できません」より
「申し訳ございませんが、先約があり参加できません」

「できません」より
「せっかくですが、対応しかねます」

「午後から出張なので、無理です」より
「あいにく、その日は午後から出張のため
午前中にお願いできますか？」

「やんわりと、はっきり断る」だけでなく
断るときに代替案を提示すると
丸く収まることが多いです。

自分にとっては余計なお世話と思えることでも
相手への感謝の気持ちを織り込んでみましょう。

「大変ありがたいのですが、私には荷が重くお受けしかねます」
「お気持ちはありがたいのですが、当方で対処いたします」
「お気持ちだけ、ありがたく頂戴します」

相手の要望や意向にそえないことを
申し訳なく思う気持ちを伝えるときは
「お役に立てず恐縮です」
「ご要望にそえず、大変心苦しいのですが」
という言い回しを覚えておくとよいでしょう。

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【しごび】 の お す す め
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尾道の“創造する姉妹”三人による
広島でのグループ展。いよいよ明日が最終日！

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今週は、いわゆる“クッション言葉”についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 緩衝材になる表現 ＞
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都合を尋ねる

ストレートに書きすぎると
「冷たい」「怖い」「怒っているの？」と
誤解されることもあるのがメールの表現です。

書いた本人は、そんなつもりはなくても
書き手の表情が見えず、
文字だけで伝えるメールは
心情やニュアンスまで、相手に届かないことが多くあります。

そのようなときに
意識して取り入れるとよいのが
「緩衝材になる表現」です。
「クッション言葉」とも言われますね。

例えば、相手の意向や都合を尋ねる場合は……

「～でいいですか」「～にすれば」よりも
「よろしければ」「ご都合がよろしければ」を。

例）
×　見てみたら？
見ておくといんじゃないですか？
○　よろしければ、ご覧ください。

×　打ち合わせは、30日でいいですか？
○　ご都合がよろしければ、
30日に打ち合わせをお願いします。

相手に提案するときも
「余計なことかもしれませんが」という表現より
「差し出がましいこととは存じますが（思いますが）」という
表現を使うと、慎ましやかな印象になります。

このように、ストレートすぎず
ちょっとした気遣いが伝わる表現を
今週は紹介していきたいと思います。

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今週は、返答に困るメールの対応についてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 返答に困るメール（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　はっきりしないメール


　今週は「返答に困るメール」とその対応策について紹介しています。

　それはどういう意図で書かれたのか？
　すぐには分からない

　どのようにでも受け取れる
　はっきりしないメールは困ります。


　「先ほどご連絡いただいた内容は、Aさんへも伝わっていますか？
　　そうであれば、Aさんに連絡をして作業を進めてよろしいですか？」

　という確認メールを入れたところ
　先方からは
　「大丈夫です」
　という返信。

　てっきり、Aさんへ連絡が行っている「大丈夫です」と思い、
　Aさんに連絡すると「何も聞いてません」という返事。

　返信の「大丈夫です」は
　「Aさんには連絡してないけど、進めてもらって大丈夫です」の
　「大丈夫」だったのか、と後で気づきました。

　上記のケースでは
　「Aさんへも伝わっていますか？」
　の返信を待ってから
　「では、Aさんに連絡をして作業を進めてよろしいですか？」
　とやりとりをすればよかったのですが

　気を利かせたつもりで
　「であれば」と一度に2つの質問をしたのが失敗でした。

　けれど、
　「大丈夫です」のように、どうにでもとれる表現ではなく
　「Aさんへはまだ連絡してないので、連絡の上進めてください」とか
　「Aさんへは連絡済みなので、大丈夫です。進めてください」という
　返信であれば、状況が分かったのにな、とも思います。

　「大丈夫です」という表現は特に
　それだけを単独で使うと、
　「何が」大丈夫なのかわからないことがあり、注意が必要です。


　どちらがいいのか尋ねているのに「どちらでもいいです」とか
　可否を聞いているのに「多分、大丈夫だと思います」といった
　はっきりしない返答も、再度、打診する必要があり
　二度手間になります。

　はっきり言い切るか
　そうできないときは、検討していつまでに返信するかを
　相手に知らせる方が親切です。
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