今週は、メール送信時の留意点についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < メールでしてはいけないこと
◆─────────────────────────────────◆
宛名の「様」

今週は、主に新入社員の方に向けて
ビジネスメールで「してはいけない」ことについて
とり上げていきたいと思います。

まず、注意したいのが
宛名の書き方です。

○○○株式会社
山本部長

このように役職名の後に「様」
という敬称は不要です。

なぜなら、「社長」「部長」という役職名が
すでに敬称だからです。

最初のコンタクトでは

株式会社○○○社長
佐藤

○○○株式会社 部長
山本

という宛名とし
2回目からは

佐藤様(または佐藤社長)
山本様(または山本部長)

といった宛名にすることをお勧めします。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

記事全文を読む

今週は、読者の方からいただいた質問に回答します。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法            < 読者からの質問(2)
◆─────────────────────────────────◆
                           署名に役職名

<読者からの質問>————————————————

本日は、メールの署名について
教えていただきたくメールいたしました。

署名には、会社名や住所など、必須要件があると思いますが、
「役職名」は書くべきなのでしょうか。

ビジネス文書の手紙と考えると、必須なような気がするのですが、
メールだと必要ない気もします。

また、いただくメールも様々ですし、
「課長」は書くけど、「主任」は必要ない?
など、迷ってしまいます。

メール作法としては、どんな風に考えたら良いのでしょうか。
アドバイスいただけると嬉しいです。
(読者 Y.Kさん)
——————————————————————

メールの署名には役職名を入れなくてよい
と言うのが当メールマガジンの見解です。

理由はこちらのバックナンバーに
書いていますので、ご覧ください。

< 読者からの質問(2)> 署名に役職

基本的に、役職等も知ったうえでの
メールのやり取りであれば、署名に役職は必要ないと思うのですが
いかがでしょうか。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

記事全文を読む

今週は、読者のかたからの質問にお答えします
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法       < 読者からの質問(2)
◆─────────────────────────────────◆
「従業員様」?

<読者からの質問>————————————————

コンサル会社から、当社宛に下記の件名のメールが届きました。

「従業員様のレベルアップに関する打合せについて」

コンサル会社からみると当社はクライアントです。
ただ、いくらそのような関係でも、
【従業員】という言葉に【様】は必要ないと思いますが
いかがでしょうか?

メール本文にも
【御社の従業員様】という一文がありました。
これも、すでに【御社】と書かれていますので
【様】はいらないと思います。

同様に【担当者様】という表記も不自然な気がいたします。

(読者 A様)
——————————————————————

おそらくメールの送り主は
客先であるAさんの会社に対して「従業員」と表記するのが
失礼になるのではと考えて
「従業員様」と「様」を付けたのでしょう。

しかし、Aさんが疑問に思うように
すでに取引がある会社と会社ですから
必要以上に丁寧に表現することもない気がします。

この場合
「従業員のレベルアップを図るための対策」
という内容を指すと思われるので
「従業員レベルアップ」という一つの名称として捉え

【従業員レベルアップに関する打合せについて】

という件名として差し支えないと考えます。
あるいは、「従業員様」とせず「従業員の皆様」として

【従業員の皆様のレベルアップに関する打合せについて】

としても収まりがよいのではないでしょうか。

「担当者様」については
担当者の名前が分かっている場合は、「佐藤様」のように
「名前+様」とするのが自然です。

しかし、担当者名が分からない場合の宛名表記は

【○○○○株式会社
広報ご担当者様】

のような使い方はします。
メール本文で使う場合は

【広報のご担当者にお伝えください】

という表記で十分と考えます。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

記事全文を読む

今週は、読者のかたからの質問にお答えします
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法                < 読者からの質問
◆─────────────────────────────────◆
                         「株式会社 様」?

<読者からの質問>————————————————

○○○○株式会社 殿 / ○○○○株式会社 様

・【殿・様】は人名の後に記す言葉だと思うのですが、間違いですか?
封書やハガキの宛名には社名の後に【御中】と書きますが・・・。

・同様に【○○社長様】【○○部長殿】などという言葉も
よく見かけますが、必要でしょうか?
【各位殿・各位様】と同じぐらいの違和感を覚えます。

・【殿・様】を付けるなら、【○○株式会社 社長 ○○様/殿】
だと思いますが、間違いでしょうか?
(読者 I様)
——————————————————————

社名や団体名に使う敬称が「御中」です。
「殿」や「様」は人名に付ける敬称ですので
上記のように社名に「殿」「様」を付けるのはNG。

「社長」「部長」などの役職名も敬称ですので
役職名の後に「殿」「様」を付ける必要はありません。

「殿」は人名に付ける敬称ですが、
最近では「様」に置き換えられることが増えているようです。

「○○株式会社 ○○社長」

として失礼にはなりませんが、
「社長(役職名)」だけ書くことに抵抗がある場合は

「○○株式会社 社長 ○○様」 → 社名+役職+名前+「様」
と表記すればよいでしょう。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

記事全文を読む

今週は、読者のかたからの質問にお答えします。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 の メ ー ル 作 法           < 読者からの質問(2)
◆─────────────────────────────────◆
                         「お取引先様各位」

VOL.1625「各位殿」に関連していただいた質問です。

<読者からの質問>————————————————

質問です。

取引先
仕入先
顧客
に「各位」をつける場合は、

お取引先様各位
お仕入先様各位
お客様各位
でよろしいのでしょうか?

お取引先各位
お仕入先各位
お客各位、顧客各位

…なんか違和感を憶えます。
(読者 T.Nさん)
—————————————————————–

「各位」とは、多くの人を対象にして、その一人一人に敬意を表す語。
「各位」という語そのものに「皆様」「皆様方」という意味が
あるわけですから

上記の場合は「各位」の部分を「~の皆様」とすれば
よいのではないでしょうか。

取引先 → お取引先の皆様
仕入先 → 仕入先の皆様
顧客  → 顧客の皆様

「顧客の皆様」は却って不自然になるので「お客様」としてよいと思います。

余談ですが…
私は、尊敬の「お」や「ご」を言葉に付ける際の目安として
お金の流れを考えるようにしています。

取引先は支払いをしていただく相手なので、「お」を付けます。
仕入先へは、仕入れをしてこちらが代金を払う側なので、「お」は付けません。

「お」を付けないからといって、敬意を払っていないというわけではなく
言葉として「お仕入先」とするのは変だと思うのと、
上記のような立場の違いがあるため、
「仕入先」には「お」を付けずにいます。

 
ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お 知 ら せ
◆─────────────────────────────────◆

企業の人事、労務の実務に役立つツールと情報満載のWebマガジン
「ジンジュール」で好評連載中! バックナンバーも好評です。

————————————————————-
 【ビジネスパーソン メール術】(16)
————————————————————-
相手との関係を「これっきり」にしない、ひと言の工夫
————————————————————-

コピー&ペーストしてすぐに使えるメール文例集はこちら

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む

今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
◆─────────────────────────────────◆
  仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法          < 読者からの質問(3)
◆─────────────────────────────────◆
                           「ご担当者様」

<読者からの質問>————————————————

短い単語のことなのですが、時々、「○○株式会社 経理ご担当者様」
または「▲▲株式会社 ご担当者様」などといった
相手先の方の名前を特定せずにメールを送ることがあります。

名前を確認する必要があるときは電話などで聞いてから送る場合も
あるのですが、先方があえて名前を特定せずにメールをしてほしい
と依頼されているときは名前を入れません。

この場合、「ご担当者様」という書き方は問題ないのでしょうか?
二重敬語のようで、少し丁寧すぎるような気がしているのですが
いかがでしょうか?
また、他に表現方法があれば教えてください。
(読者 Y.Tさん)
——————————————————————

先方があえて名前を特定せずにメールをしてほしい、ということでしたら、
「ご担当者様」という書き方は問題ありません。

通常、担当者名が分からない場合
「○○株式会社 経理部(課)御中」
「▲▲株式会社 御中」
といった書き方もありますが

名前が分からなくても、相手とすでにやり取りしているならば
社名の後に「ご担当者様」を添えると感じがいいですね。

「ご担当者様」という表記自体は二重敬語には相当しません。

ですが、
「▲▲株式会社御中 ご担当者様」と表記すると
敬称の「御中」と「様」が重なるので
「▲▲株式会社 ご担当者様」とします。

「ご担当者様各位」という書き方は誤りなので注意を。
「様」も「各位」も敬称なので
使うなら、どちらか一つにしましょう。

 
ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

記事全文を読む