今週は、相手との関係を壊さない言い回し、断り編です。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 角の立たない言い回し(5)
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即答を避けるには?

今週は、相手との関係を壊すことなく
角を立てずに断る際の言い回しを紹介してきました。

「断りたい」と思っても
即答してしまうのはまずい、という状況のときは
「考えさせていただけますか」
と一度、その場を引く
という方法もあります。

例)すぐには決めかねますので、少し考えさせていただけますか。

断りを入れる場合のほかに
即答できない、あるいは
即答を避けたいときにも用いることができる
言い回しでもあります。

個人ではなく、会社として返答する場合は

「即答できかねますので、社内で検討のうえ
ご返事いたします」

のように書きます。

しかし、「考える時間」を要求し、一旦持ち帰った以上、
うやむやにせず
「考えた結果」を相手にきちんと返す必要があります。

そのときこそ、下記のように丁重に
断りを入れます。

例)よく考えましたが、私では余りにも力不足で
対応いたしかねます。

社内で検討したところ、当方の生産体制が十分でなく
ご希望に添えかねるという結論に至りました。
誠に不本意ではありますが、お断りいたします。

上記は
断る前に、考える時間を持つことで
ワンクッションおく、という持っていき方ですが

個人的には
依頼や勧誘した相手から
「考えさせていただけますか」
と返答があった時点で、
相手の返答はあったも同然で、断りたいのだなと
思っています。

逆に、謙遜やポーズで
「考えさせていただけますか」と返答するのは
相手に期待させることにもなるので
むしろ、依頼や加入があった時点で断る方が得策と考えます。

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今週は、相手との関係を壊さない言い回し、断り編です。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 角の立たない言い回し(4)
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                          気持ちに訴える

 今週は、相手との関係を壊すことなく
 角を立てずに断る際の言い回しを紹介しています。

 協力や対応をしたいが、
 事情や都合で、それができない。
 そんなときは
 「残念です」
 と気持ちを伝える言い回しを使います。

  例)残念ですが、今回は体調を優先し、欠席いたします。

    十分な設備がなく、お役にたてず残念です。

 こちらが迷惑、困惑していることに
 気付かずにいる相手に断りを入れるときは
 「困ります」
 と心情をはっきりと伝えることをお勧めします。

  例)このような直前の変更は困ります。

    当社としても責任を負いかね、困っています。

 こちらの対応が相手に対して
 「迷惑をかける」
 ことになる、という恐れや心配を伝え
 断る方法もあります。

  例)結果的にご迷惑をかけることになるので
    今回は見送らせてください。

    安請け合いしてご迷惑をかけることになってはいけませんので、
    ご容赦ください。
  
 このように心情を伝える言い回しを用いることで
 相手への伝わり方にアクセントがつきます。

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 【しごび】 の お す す め
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今週は、読みやすいメールにするための留意点についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 読みやすい文章にするには(5)>
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                            無駄を排す

 「・・・することが重要であるといえます」

 この一文では「~すること」に加え、
 「~であるといえます」という言い回しが
 文を長たらしくしています。

 このようにもったいぶった言い回しにせず、
 「・・・が重要です」
 とすれば、文章がスッキリするうえ、分かりやすくなります。

 「・・・することが必要となります」

 この一文も
 「~すること」と「~となり」が文章をかさ増ししているので、
 取ってみましょう。

 「・・・が必要です」

 文字量が半分になりました。

 「すなわち」という接続詞も
 省いてよい場合があります。


 このように長文になるほど
 なくてもいいのに、
 文章を大げさにする言いまわしを使い、
 それがクセになることも。

 長文で説明やレポートを書くような場合
 文字量ばかり増える冗長な言い回しは排除し
 できるだけ簡潔に書くことが重要になります。

 メールでも簡潔に書くことが求められますが
 日頃から、無駄な言い回し、余計な表現を排し、
 
 “ぜい肉”のない、すっきりスリムな文章を
 目指しましょう。



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 【しごび】 の お 知 ら せ
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 会場が変更になりました!

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      【仕事美人 トーク・カフェ】VOL.29
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       ひろしまオペラルネッサンス合唱団員
                山持真美 さん
     https://www.facebook.com/events/1640830632890013/
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  テーマ:「歌のない人生なんて!?
       わたしがオペラのコーラスを続けるわけ」     
 
  日 時  2017年 2月10日(金) 19:00~21:00

  会 場  神垣あゆみ企画室
      (広島市中区国泰寺町1-9-27)

  参加費  メルマガ読者 ⇒ 読者割引あり
       一般         ⇒  3000円   
       ※ 飲み物とスイーツ 付き

  定 員 10名 ※定員になり次第、締め切ります。

 ☆--------------------------------------------------☆

 ★お申し込み方法は・・・
  Facebookのイベントページで
  「参加」表明を。
  https://www.facebook.com/events/1640830632890013/





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今週は、読みやすいメールにするための留意点についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法          < 読みやすい文章にするには(3)
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                                                                     「~することができる」

「~することができます」「~することが可能です」
という言いまわし。

文字通り「可能である」ことを述べる際に使い、
とても便利。

でも、多用すると
文章が冗長になります。

例えば
「○○を使えば、劣化のリスクを低減することができ、
製品の性能低下を阻止することが可能であると考えられます」
という一文。

「~することができる」「~することが可能である」という
言い回しが一つの文に続けて用いられています。

マニュアルやレポートなど
ボリュームのある文章に
こうした言い回しを繰り返し使うと
文字量ばかりがいたずらに増え、
要点がぼやけてきます。

「~すること」を省いて下記のように書き換えると
文字量も減り、文がスッキリします。

「○○を使えば、劣化のリスクを低減し、
製品の性能低下を阻止できると考えられます」

阻止することが可能である → 阻止できる
とし、その前にある文は「できる」が重なるので
低減することができ → 低減でき → 低減し
に文を整えました。

また
「最適な方法を選定することができると考えられます」

という一文は
「~することができると考えられます」といった遠回しな言い回しより
「~できます」と言い切る方が分かりやすいです。

「最適な方法を選定することができると考えられます」

「最適な方法を選定できます」

言いまわしを変えると
ご覧の通り、文字量は半減。

文章を読み返すとき
「~すること」を頻繁に使っていないか
チェックしてみましょう。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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今週は、読者の方からの質問に回答します
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法           < 読者からの質問
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                  「とりまして」か、「とって」か

<読者からの質問> ———————————————-

年賀状の添え書き(文例)についての質問です。

皆様にとりまして、良い1年となりますよう心よりお祈り申し上げます
皆様にとって、良い1年となりますよう心よりお祈り申し上げます

“とりまして”と“とって”どちらのほうが正しい、
あるいは、ほかにもこのような言い方がある
などがありますか。

個人的には丁寧な言い回しになるとしたら、
“とりまして”なのかなと思っています。
(読者 H.Kさん)
——————————————————————-

どちらでも差し支えないと思いますが、丁寧なのは
皆様にとりまして、良い1年となりますよう心よりお祈り申し上げます
です。

この文の前半
「皆様にとりまして、良い1年となりますよう」には
3通りの書き方が考えられます。

1)皆様にとりまして、良い1年となりますよう … 最も丁寧
2)皆様にとって、良い1年となりますよう   … 3)より丁寧
3)皆様にとって、良い1年となるよう

後半の「心よりお祈り申し上げます」に敬語が使われているので
3)の文でも問題ないのですが、
より丁寧に書こうとすれば、1)や2)の書き方もあります。

「とって」を使うことが間違いではないので、
前の文との兼ね合いや送る相手との関係により
バランスがとれる文を使えばよいと思います。

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今週は、あれ?と思う敬語の使い方を取り上げます。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 気になる敬語(3)
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                          「ご愛顧を賜り」

 今週は、こうしたらもっとしっくりくるのでは? 
 という敬語の使い方について取りあげています。

 ————————————————-
 本年は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。

 来年も変わらずサービス向上につとめて参りますので、
 変わらぬご愛顧を賜りますようお願いいたしまして、
 簡単ですが年末のご挨拶とさせて頂きます。
 ————————————————-

 年末のあいさつメールですが、
 2行目が要素を詰め込み過ぎていて長くなっています。

 最後の「簡単ですが年末のご挨拶とさせて頂きます」を省き、
 その上の行を整理してみましょう。

 1行目の「変わらずサービス向上に」と
 次の行の「変わらぬご愛顧を」は、
 「変わらず」「変わらぬ」が続くので、
 1行目を「一層」に。

 「つとめて参ります」の表記は
 「まいる」が補助動詞なので平仮名表記にして、
 「努めてまいります」に変更します。

 「ご愛顧を賜り」も文の最初の行にあり、
 次の「ご愛顧を賜りますよう」と重なるので、
 言いまわしを変えて「お付き合いを」とします。

 したがって、書き換えると…

 ————————————————-
 本年は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。

 来年も一層サービスの向上に努めてまいりますので、
 変わらぬお付き合いをお願いいたします。
 ————————————————-

 最後の行の「お付き合い」は
 「お引き立て」としてもよいでしょう。

 同じ敬語の言い回しを繰り返し使っていることがあるので、
 書いた後は読み返して、重複がないか整理すると
 行数も減り、スッキリします。

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 【しごび】 の お す す め
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