今週は、あいまいな表現を具体的に書く練習です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　 ＜ あいまいな表現（5）＞
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言いきらない表現

今週は、あいまいで誤解を招く恐れのある表現を取り上げて
紹介してきました。

「明日には到着するはずです」
「変更になるかもしれません」
「多分、問題ないと思います」

「～はず」「～かもしれない」「多分～と思う」といった
言いきらない表現。

断言しないことで、お茶を濁すには
都合のよい言い回しではありますが

読む側には
「大丈夫なのか」という不安や
「確実ではない」という不信感を与えることに。

根拠やあてもなく、無責任に言いきるのはいただけませんが
上記のようにあいまないな逃げ腰表現で対応するのも
相手に良い印象を与えません。

なんとなくそう思う
多分、大丈夫だと思う
という「思う」レベルではなく

きちんと確かめ、自分で調べ、確実な情報をつかんでいれば
こうしたあいまい表現を使わずに済みます。

逆に言えば
確認する“手間”を省いてしまうがために
自身のない表現を使わざるを得ないのです。

・明日には到着するはずです。→　明日の11時30分に広島に到着します。

・変更になるかもしれません。→　新規の情報を入れるので、
ページ構成を変更します。

・多分、問題ないと思います。→　部長にも確認しましたので、
問題ありません。

相手に確かな情報を伝えられるよう
横着をせず、確かめたり、調べたりする労力を惜しまずに
対応したいですね。

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今週は、あいまいな表現を具体的に書く練習です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ あいまいな表現（4）＞
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「かなり」

今週は、あいまいで誤解を招く恐れのある表現を取り上げて
紹介しています。

「かなり広い」

この「かなり～」という表現
程度を表すのに便利なため、よく使われます。

しかし、実際のところ、
「通常以上に」ということまでは分かっても
具体的にどのくらいの規模、距離、時間かは
分かりません。

したがって、
「かなり」は、どの程度か、どのくらいかを
数値で示す必要があります。例えば……

・かなり広い　→　約200坪、約30畳、10メートル四方　→「～の広さ」

・かなり長い　→　徒歩で20分、5キロ　→「～の距離」

・かなり多い　→　300個、前回の2倍、どんぶり10杯分　→「～の量」

「かなりすごい○○」という表現も
「何が、どうすごいのか」相手には伝わりません。

・かなりすごい　→　読者数1万人の
ランキング1位の
NASAで認められた

このように、「すごさ」の中身や内訳として
実績や結果を具体的に示すと、
説得力が増します。

「とても」「非常に」「思いきり」「めちゃめちゃ」
「ずいぶん」「ある程度」という表現も
「かなり」同様、

数値や具体例を挙げて、書き換えると
相手がイメージでき、伝わりやすくなります。

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日時：8月10日（日）
15：00　横川駅出発→宇品港→江波

集合場所：JR横川駅前
14：30から受付スタート
14：50までに受付をすませてください。
※15時に出発しますので、時間厳守でお願いします。

参加費：大人（中学生以上）￥3,800
子供（5歳～小学生）￥2,000
5歳未満のお子様はご遠慮ください。

※料金に、おやつ・ドリンク・乗車賃が含まれています。

ドレスコード：浴衣または夏きもの

今週は、あいまいな表現を具体的に書く練習です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　＜ あいまいな表現（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「大丈夫です」

今週は、あいまいで誤解を招く恐れのある表現を取り上げて
紹介しています。

「車で伺ってよろしいですか？」
という打診に対して
「大丈夫です」
という返答。

「○○についての関連資料もお送りしましょうか？」
というメールに対して
「大丈夫です」
という返信。

「大丈夫」というのは、本来
まちがいがなくて確かな様を意味する言葉ですが

上記のように
YESやNO、必要または不要、可または不可といった
返事をするときに使われることが増えています

でも
「大丈夫です」
という返答は、意味があいまいで
YESなのかNOなのか、分かりにくいことがあります。

「車で伺ってよろしいですか？」
という問いに対しては
「大丈夫です」の代わりに

「どうぞ、お車でお越しください」

とすれば、Welcomという意思表示になります。

「○○についての関連資料もお送りしましょうか？」
に対する返答も
「大丈夫です」の代わりに

「ご配慮いただき、ありがとうございます。
十分資料をいただいておりますので、
ご送付いただくには及びません」

とすれば、送付の必要はありません
と相手に伝わります。

OKの代わりに使うには都合のよい
「大丈夫です」ですが
それだけでは伝わりにくいので

「何が、どう」大丈夫なのかを
言葉にすることを意識してみましょう。

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今週は、あいまいな表現を具体的に書く練習です。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　 ＜ あいまいな表現（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「いいです」という返答

今週は、あいまいで誤解を招く恐れのある表現を取り上げて
紹介しています。

「いいです」
という返答。

承諾するOKの意の「いい」なのか、
断りのNOを意味する「いい」なのか
分かりません。

このようなときは
「いい」だけですませず、相手の問いに対して
きちんとOKかNOの意思表示を。

例えば
「資料を郵送していよろしいですか？」
とメールで尋ねられたら

OKの場合の返信は
×　いいです。
○　お願いいたします。
お手数ですが、下記の住所へお送りいただけますか。

NOの場合の返信は
×　いいです。
○　あいにく、同じ設備をがすでにありますので
資料の送付はご遠慮いたします。

「いいです」を「結構です」に置き換えた場合も同じです。

「資料を郵送してよろしいですか？」
という相手の打診に対して

OKの場合の返信は
　×　郵送で結構です。
　○　郵送にてお願いいたします。

NOの場合の返信は
　×　郵送は結構です。
　○　できれば、弊社指定の○○社の
　　　宅配便でお願いいたします。

「いいです」「結構です」だけではあいまいで判断がしにくいので
具体的な言葉を添えて、答えるようにしましょう

＜追記＞20220817
「送付は結構です」と伝える場
「送付いただくには及びません」
という言回しも覚えておくとよいでしょう。

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　仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ あいまいな表現 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 日時や数量は数値で

　「明日は早めに伺います」

　という一文の「早め」。
　明日ということは分かっても
　「早め」の解釈は人によって異なります。

　9時と思う人もいれば、10時と思う人も。
　早めの午前かと思えば、相手は早めの午後と思っていた
　なんてことも。

　「朝いち」とか「午後いち」も同様で
　「朝一番で」が8時のことか、9時のことか
　「昼一番」が13時なのか、12時半なのか
　は人によって捉え方がまちまちです。

　こうした、あいまいな表現は
　自分の都合よく解釈してしまうため
　行き違いやトラブルを招きかねません。

　「明日は10時に伺います」
　「午前9時30分に到着します」
　「午後1時までにお願いします」

　といった具合に「何時」かを数値で伝えると
　間違いがありません。

　「今週中」という表現も
　金曜までなのか、土曜までなのか
　時間は23時までなのか
　とはっきりしません。

　「8月8日（金）の17時まで」
　とすれば、期限がはっきり伝わります。

　日時や時間以外にも
　数量や金額も数値で示すと
　相手に正確に伝わります。

　数値で表すというのが
　具体的に伝達するときの基本ですが
　
　今週は、言い回しでも
　あいまいで誤解を招く恐れのある表現を取り上げて
　紹介していきます。

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今週は、会話調の表現の改め方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 ＜ メール仕様の言い回し（2）＞
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「どうですか？」

今週は、会話調になりやすい表現の
書き言葉への改め方を紹介しています。

相手の状況を訪ねるときは
「どうですか？」
よりも
「いかがですか？」「いかがでしょうか？」
に。

例）
×　打ち合わせの日程ですが、8月4日（月）はどうですか？

○　打ち合わせの日程ですが、8月4日（月）はいかがですか？
（または「いかがでしょうか？」）

「いかがですか？」と尋ねられた時
話し言葉でも書き言葉でも増えつつあるのが
「大丈夫です」
という返答。

この「大丈夫です」というフレーズは
答える方は「OK」「問題ない」という意味合いで使っているつもりでも

尋ねた側にとっては
「何が大丈夫なのか」がはっきりせず
いいのか悪いのか、分かりにくいことがあります。

「大丈夫です」の代わりに
OKならば「差し支えありません」
NGであれば、その理由と別案を提示し、調整を図る
といった具合に、きちんと意志表示する方が
確実に相手に意図が伝わります。

例）
×　多分、大丈夫です。

○　打ち合わせは8月4日（月）で差し支えありません。

○　8月4日（月）はすでに予定があるので
5日（火）の午後に打ち合わせをお願いできればありがたいです。

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