【本日の業務連絡】
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今週は「メールの小ワザ」と称して、
ちょっとした留意点や注意についてご紹介します。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの小ワザ（3）＞
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今日は「読み返す習慣」についてです。
▼ 人が読めるか！？ を意識して書く
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メールでのやりとりと同じくらい、FAXでのやりとりも多いです。このと
き、すごく困るのが「字」。
字の上手い下手はこの際関係なく、もともと字にクセのある人が忙しさに
追われ、殴り書きのように書いてくる字。これが一番困ります。本人には
読めても人には読めない。解読困難で、お手上げです。
たとえば、「バイヤー」が「バイカー」、「コメント」が「ユメリト」と
しか読めないから、書いてある指示の内容を理解する以前に解読作業に時
間をとられてしまうのです。これ、人が読めるか否かを意識して書くだけ
で、随分読みやすくなると思うのですが…。
▼ 書いたあとには必ず読み返す
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メールの場合は、すべて活字に変換されるので、字が解読できない事態に
は陥りませんが、気をつけたいのが誤字。特に名前や社名など、固有名詞
の正しい表記には注意しましょう。
誤字を避けるためにも大切なのが、読み返すことです。FAXもメールも、
自分の頭の中で考えていることをざ～っと文章にした後は、それで満足せ
ず、必ずもう一度読み返してみる。それをするかしないかで文書の質はま
ったく変わってきます。
原稿書きの基本として教わったのは、声を出して原稿を再読すること。文
章の流れがおかしいと音読した時詰まるので、すぐわかります。メールで
は音読はしないまでも、送信する前に再度読み返す習慣をつけましょう。
送信者名の明示、具体的な件名、正確・簡潔な内容、そして一度読み返す。
「わかりやすいメール」を送るために挙げたポイントのいずれも、ワザと
いうまでもない基本的なことです。結局、「わかりやすいメール」を書く
ために必要なのは、うなるようなテクニックでも不意をつく裏ワザでもな
く、基本の繰り返しだと思っています。
