◆――――――――――――――――――――――――――――◆
仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 考察「返事はお暇なときに」 >
◆――――――――――――――――――――――――――――◆

▼ ホントに「暇なとき」に返したら…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「返事はお暇なときで構いません」。

そう結ばれたメールをたまにもらいます。急を要さないメールだからと、言葉
どおりに受け止め、仕事の手がすいた深夜に返信したら、「夜中に返信いただ
いてすみません」と相手に恐縮されてしまいました。

自分の生活時間帯の「暇なとき」に返信したに過ぎないのですが…。丑三つ時
に返信したのがいけなかったのでしょうね。

人により、一日のメールの送受信の数、メールを使う時間帯、生活リズムは異
なります。深夜に作業することの多い私は、普段の活動時間帯に何気なく送っ
たつもりのメールでしたが、日中に仕事している相手には私のメールの送信時
間は明らかに奇異に映った模様。

▼ 裏を返せば…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「お暇なときで構いません」という表現、私は、仕事ではあまり使いません。
「いつまで」というはっきりした指定がなく、あいまいな表現だからです。

期日の指定がない分、一見、気楽に見えますが、裏を返せばいつまでも待たれ
ている。そう思うと、少し負担に感じます。

相手を気遣ったつもりの「返事はお暇なときに」という言葉が却って相手を縛
り、負担をかけることだってあるのではないか──。そう思うことがあります。

返事を求めるのであれば、「○○についてのご回答をお待ちしています」と何
について、いつごろまでに答えてほしいのか、具体的に書くほうが回答はしや
すいです。

▼ 具体的な基準を持つ
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
返信の仕方は、各自それぞれが基準を持って行えばよいと思います。

・即レスできる状態なら、すぐに返信してしまう。

・返信の期日を何日以内と決め、それまでに返信する。

・急がないとは言え、返事を求めらている以上何週間も放置しておくわけには
いかないので、回答するのに時間を要すようであれば、一度、その旨を伝え、
改めて回答する

といった具合です。
相手から、返信の期日指定があいまいでも、こちらから返信する際の基準を持っ
ておけば、戸惑うこともなくなります。

▼ 相手が受け取る時のことに思いを馳せる
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
大事なのは、その返信を相手が受け取る時に少し思いをめぐらせてみること。
具体的な表記、返信の時間も含め、相手の負担にならないメールを送るように
気をつけています。
(VOL.35 2005年2月28日~VOL.37 2005年3月2日 より)

 

検索して、このブログへたどり着いたあなたへ

ビジネスメールを書くときに役立つ
最新の記事が無料で読めます。

平日日刊で無料配信。登録はこちらから
最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む

キラリと光るメールを送ろう! ───────────────
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法

~「SOHOしよう」リターンズ ~

https://www.kamigaki.jp/

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
──────────────────  VOL.34 2005年2月25日
<読者数 1733 名>

続きを読む

記事全文を読む

それでは本題に移りましょうか。今日は「仕事美人列伝」です。

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
 仕 事 美 人 列 伝  < IB Projects 和田直子さん >
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
 毎週木曜日は「仕事美人列伝」と題し、リアルな“仕事美人”をご紹介し
 ます。第6回は、IB Projects 代表の和田直子さんです。

 ▼ 華があるのに、気負いがない
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 バリバリの国際派です。出会ったのは一昨年の「ひろしまSOHO博」会場。
 http://www.h-soho.com/soho-haku/ivent.html
 地元SOHOが自分自身の仕事実績をステージ上でプレゼンするというコーナ
 ーで、和田さんは主催者のスピーチを同時通訳し、思いっきり目立ってい
 ました。

 華があるのに、気負いのないとってもナチュラルな人。知る人ぞ知る女性
 ばかりの企画会社・ハーストーリィ http://www.herstory.co.jp/ の日野
 社長に喫茶店でスカウト(ナンパ?)されかけたというのもうなづけます。

 いつも頭にかけてるフェラガモのサングラスがとってもお似合い。おしゃ
 れなフレンチスタイルのカフェでなじみの顔なのに、深夜のファミレスで
 の打ち合わせも様になるんです。

 このたびも、全国的に知られる筆の都・熊野町が海外向けに開発した筆を
 パリの見本市へ出展する際、コーディネートや海外向けの広報を担当。広
 島とパリを何度も行き来した仕事の成果が結実しようとしています。
 ◎JAPANブランドFU-DE http://www.fu-de.com/ja/index.html

 ▼ 携帯もPCも道具に過ぎない
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 今年に入って仕事をご一緒していますが、携帯、PCフル活用の人。その場
 で電話して確認とってしまうので話が早い。メールアドレスを複数持ち、
 打ち合わせ先、自宅、海外、と彼女がどこにいてもデータがメールで運ば
 れてくるので、やりとりも不自由しません。

 和田さんを見ていて、携帯もPCも道具なのよね~としみじみ実感。まずは
 自分ありきで、使ってこその道具。携帯が苦手、自宅のPCへの依存度が高
 い私は、道具に使われちゃあいかんな~と思うのでした。

┏━━━━━━━━━━━━┓
┃★今日ご紹介した仕事美人┃
┗━━━━━━━━━━━━┛
 
 IB Projects 和田直子さん  http://www.ibprojects.org/
 
┏━━━━━━━━┓
┃神垣★チェック!┃
┗━━━━━━━━┛

 和田さんは若干30歳。いつも黒基調のファッションにきれいな原色をポイ
 ントに効かせていておしゃれ。話し方がはきはき明朗で気持ちいいんです。
 英語で話すときも多分、同じ。気持ちが開かれた人だなぁと思います。

続きを読む

記事全文を読む

メール作法の素朴な疑問について、今日は最終回です。

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法  < メール作法 素朴な疑問(3)
◆――――――――――――――――――――――――――――◆                                      心づかいを伝える言葉

<読者の質問>——————————————————-

かつてやらかした失敗ですが、お疲れさまと同意義で「ご苦労さま」を使って
しまい、それは使うべきではないと教えてもらいました。
上記のように使うべきでない言葉や使うと非常識な言葉やフレーズなどがあっ
たら教えてください。              (読者:Mさん)
———————————————————————

「ご苦労さま」は目上の人が目下の人の労をねぎらう時に使う言葉。目上の人
に対しては「お疲れさまでした」が一般的です(最近では、解釈も変わってき
ているようですが)。

質問の回答とは少しずれるかもしれませんが、ビジネスメールにおいて“使う
べきでない”言葉というより“使ったほうが良い”言葉や書き方を幾つか挙げ
てみますね。

▼ 心づかいを伝えるちょっとしたひとこと
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
●「ありがとうございます」
仕事の依頼があったとき、相手から返信があったときには、感謝の気持ちをま
ず伝えましょう。

●「承りました」「確認しました」
客先からのメールには返信を。ささいなことですが、読んだ旨を相手に伝える
ことは大切です。

●「お手数をおかけします」「ご多用のところ恐れ入ります」
質問へ回答や頼み事をするときなど、相手に時間を割いてもらう用件には、配
慮のひとことを。

そのほか、メールの書き出しには相手の名前を書き、自分の名も名乗ると、万
一、送り先を間違えた時でも、すぐに相手に間違いメールだと分かります。宛
名は「○○様」、役職のある相手に対しては「△○課長 ○○様」と書くとよ
いでしょう。

 

検索して、このブログへたどり着いたあなたへ

ビジネスメールを書くときに役立つ
最新の記事が無料で読めます。

平日日刊で無料配信。登録はこちらから
最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む

昨日に引き続き、メール作法の素朴な疑問についてです。
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法  < メール作法 素朴な疑問(2)
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
                    本題に入る切り替え方

<読者の質問>——————————————————–

話題を転換するときや、本題に入る切り替え方が難しいです。
行間を空けてごまかしたり、無理やり「さて」とか、「ところで」と入れたり
していますが、何だかヘンな気がします。
是非コツなどあれば、教えていただけませんでしょうか。
(読者:Yさん より)
———————————————————————-

▼ 言葉や罫線でアクセントを
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
話題転換の方法としては、
●「さて」「ところで」と言葉で区切る方法
● 罫線などを使って視覚的に区切る方法
があります。要は、相手に「本題はこれから」と分かればいいので、自分なり
のやり方でいいと思います。

●言葉で話題転換する場合
「さて」「ところで」は私もよく使いますが、“とってつけた感”が気になる
場合は、単刀直入に「ここから本題です」「○○○の件についてですが」と書
くとすっきり分かりやすくなります。

●視覚的に切り替える場合
文章などの修正指示をメールで送るような場合は

※ここからです
————————–

と罫線を使って区切る方法があります。行間を多めに空けて、話題転換する方
法もありますね。

いずれにしろ、メールの流れに沿って、アクセントになるような区切りや接続
語を持ってくるとよいと思います。

話題転換のコツとしては、本題に入る前の「前ふり」を簡潔にすること。
導入の前ふりが長過ぎると、本題よりも導入部分に読み手の注意が行ってしま
い、何をメインに伝えたいメールなのか分からなくなってしまうからです。

<追記>
言葉で話題転換する場合、「前置きが長くなりました」と書くこともあります。

 

検索して、このブログへたどり着いたあなたへ

ビジネスメールを書くときに役立つ
最新の記事が無料で読めます。

平日日刊で無料配信。登録はこちらから
最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む

今日は「こんなときどうする?」メール作法素朴な疑問についてです。

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法  < メール作法 素朴な疑問 >
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
引用、どうする?

<読者の質問>——————————————————-

メールの返信のときに「元のテキストの引用」は、
したほうが良いのでしょうか。
(読者:Tさん より)
———————————————————————

メールの返信時に、「 > 」のインデント記号とともに受信したメールの文章が
引用されます。メールのやりとりで、相手の文章を引用するか否かの判断は迷
うところです。

▼ 相手に合わせてケースバイケースで
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
以前、私は長くなるので引用せず、その都度返信していました。ですが、引用
するしないは相手によって違うため、最近では相手のやり方に合わせるように
しています。

ひとつのテーマや話題について、断続的にやりとりする場合は引用しながら、
やりとりを続けていく方がいいかもしれません。どんどん文が長くはなります
が、時系列で経過を確認できます。

メールのやりとりがほぼ即時対応で続くような場合は、メールの内容を覚えて
いるので、引用せずにその都度新たに返信しても大丈夫でしょう。

自分から返信するときは、用件によってケースバイケースで引用するか否かを
決めています。ちなみに【しごび】の感想メールへの返信は引用をつけて返信
することが多いです。

<追記>
この記事を配信した当時は「引用する派」と「引用しない派」は半々くらいと
感じていましたが、13年を経た現在は「引用する派」が圧倒的に多い気がしま
す。以前は、相手のメール文の上に自分のメールを書いて返信するのは、相手
に対して失礼という理由で「引用しない」客先もありました。引用に対してそ
こまで気にかけるケースは減ってきたのかもしれません。

★8冊目の著書「迷わず書けるメール術」5月20日発売!

読んだら旅に出たくなる本「空飛ぶ野菜ソムリエ 世界の旅ごはん」5月13日刊行
神垣が企画・編集を担当しました。

7冊目の著書「仕事で差がつく言葉の選び方」刊行。
ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。

書けるいい女になりましょう。大和言葉で書く一筆箋講座「行書コース」開講

2005年創刊! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中
「まぐまぐ大賞 2017」ジャンル別賞の知識・ノウハウ部門で5位に入賞しました!

iPhone/iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

記事全文を読む