今週は、たまったメールの整理整頓についてです。
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仕 事  メ ー ル 作 法　 ＜ メールの整理（2）＞
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分類の基準

毎度受信するメールの整理の仕方として、3通りの方法が考えられます。

1）内容ごとに分類
2）時系列で分類
3）優先順位をつけて分類

1）の内容ごとの分類は
仕事、客先、メルマガなど、メールの内容ごとにフォルダを設け、
分類する方法です。
細分化するほど、フォルダがどんどん増えてしまうのが難点。

2）の時系列での分類は、受信した日づけや時間などで
メールを分類する方法。
長期にわたる仕事のやりとりに向く方法かもしれません。

3）の優先順位を付ける分類というのは、
受信した順にメールをチェックし「即返信」「後で返信」に分けて
対応する方法です。
返信に迷う場合は「保留」という分類も考えられます。

ただ、この場合、「後で返信」に分けたメールは、
返信するのを忘れやすいという難点もありそうです。

▼　自分なりの基準を設け、分類
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
私は昨日も書いた通り、内容ごとに分類派ですが、
私の周りは3）の優先順位派が意外と多いです。

たまった受信メールを「処理」「未処理」に一気に分けて対応する
という人もいました。

いずれにせよ、何らかの基準を持って分類しておくと、読み忘れを防いだり、
後で読み返す時に楽です。

1）の内容ごとの分類では自動振り分けを設定できますが
2）の時系列や3）の優先順位を付けての分類は
手動で振り分ける、という違いがあります。

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今週は、たまったメールの整理整頓についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　　　　　　　＜ メールの整理 ＞
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メールの整理から始まる効率化

週明けの今日、職場のパソコンで
迷惑メールを含む大量のメールの整理が最初の仕事
というかたもいるかもしれません。

迷惑メールと言わずとも
忙しさが加速するにつれ、日々、溜まっていくメールの整理もままならない
という人も増えているのではないでしょうか。

仕事に追われ、メールの返信ができなかった相手から
「何かあったのか？」「気に障るメールを送ってしまっただろうか？」
といった問い合わせがあり、当惑したという話も耳にします。

メール対応の効率化を考えるうえで
メールの整理整頓はポイントの一つ。

今週は、メールの整理の仕方について考えていきたいと思います。

▼　残したメールの処理が課題
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
ちなみに私の整理法はと言いますと…

・メールソフトはMozilla Thunderbird を使用
http://mozilla.jp/thunderbird/
・毎朝、「迷惑メール」のフォルダと「ごみ箱」内のメールを処理

・アカウントごとにフォルダを設定し自動振り分け
・メインのアカウントのフォルダはさらに細分化。
客先ごとに振り分け、メールの受信がひと目でわかるようにしている

・メルマガやオークション関係のメール、私用メールは
専用フォルダに振り分け、30日経過後に自動的に処理

仕事関係のメールとメルマガ読者からのメールは
捨てずにとっているのと
事務所と自宅で同じメールが受信できる設定にしているので

ハードディスクの容量を残しているメールデータが圧迫しがちで
定期的な整理が私の課題になっています。

今週は、メールの件名について再考します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　　　　　＜ 件名あれこれ（5）＞
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件名で答える

昨日取り上げた
（T/O）の件名とも関連するのですが

件名として、この方法いいな～と思った書き方があります。
例を挙げてみましょう。

「○月○日の座談会について（神垣）」
という件名で相手に送信した際、その返信の件名が下記です。

「Re:○月○日の座談会について（神垣）＜確認しました」

相手の件名はそのままで、
「＜」で自分のコメントを添えて返信するという方法です。

どちらかというと社内や懇意な相手とのやり取りに向く方法ですが
これなら、件名を書きかえることなく、書き添えるだけで
相手に意思表示できるので便利だと思いました。

返信する際
相手の件名をいじっていいものかどうか迷うことがあるのですが
（例えば、件名に相手の社名や名前が添えてある場合）
この方法なら、件名はそのままにしておけます。

ただ一つ、疑問に思うのは
返信用に使う記号の向きは「＜」と「＞」
どちらがいいのかということ。

相手に対して送るなら「＞」の方がいいのだろうか…
と細かいことで悩んでいます。

上記のように
件名だけで済ますことができる用件、判断がつく内容というのは
限られてはきますが
日々のやり取りの中で、件名の改善・改良の余地はまだありそうです。

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今週は、メールの件名について再考します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 件名あれこれ（4）＞
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件名だけ、件名なし

メールの件名に「（T/O）」と入れて使っているかた
いらっしゃいますか？

T/Oとは、「Title Only」の略。

本文を読むまでもなく、メールの件名だけで用件を伝える場合に
使われる記号が（T/O）。私は知りませんでした。

例えば…

○○交流会の日程、12月5日に決定（T/O）

のような使い方をします。

確認とか了承、添付ファイルの受領の連絡などは
この（T/O）方式で済む用件が数多くあります。

特に社内や、連絡を頻繁にとる懇意な相手へは
件名だけで判断するやりとりを行っているケースが少なからずありそうです。
携帯メールのやり取りに近い感覚という気がします。

▼　携帯メール慣れすると、件名を気にしない？
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
逆に、携帯メール慣れした若い世代を中心に
パソコンのメールのやりとりで
件名なしのメールに違和感を覚えないケースも増えているのだとか。

パソコンメールの使用頻度が高いと
件名を書かないメールというのは考えられませんが

パソコンより携帯でのメール利用率が高い人ほど
件名がなくても気にならない傾向にあるようです。

内輪のわかりきった相手だけとのやり取りで
通じる環境に慣れていると
件名ばかりか、主語のないメールも少なくありません。

感覚の違いと片付けてしまえば、それまでですが
ビジネスメールの場合、「だれに」「何を」「誰が」伝えるかが
最低限必要なポイント。
（さらに「いつ」「いくら」という項目も付加されます）。

つまり、誰が読んでも分かる書き方にして伝えないと
混乱やトラブルの元。

件名だけでやりとりするのは
ある種、メールの効率化と言えますが

件名のないメールは、効率化以前に
仕事にならないため、注意が必要です。

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【しごび】 の お す す め
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