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今週は、混同しやすい敬語表現についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法             < 敬語の間違い(3)
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謙譲語との区別

自分がへりくだることで相手への敬意を示す謙譲語。
この謙譲語を相手の動作に付けてしまう間違いが多く見られます。
例えば…

受付で伺ってください ⇒ 受付でお聞きになってください

「伺う」は「聞く」の謙譲語。
自分が主語の時は適用できますが(例:受付で伺いました)
相手が主語の場合は、尊敬語の「お聞きになる」を使うのが適切です。

同様に、下記の2例も謙譲語を取り違えたものです。

受付で伺っていただけますか ⇒ 受付でお尋ねになってください
受付でお尋ねになっていただけますか

「伺う」は「尋ねる」の謙譲語でもあります。
相手が主語の時は尊敬語「お尋ねになる」を使用します。

佐藤部長から伺っていらっしゃいますか
⇒ 佐藤部長からお聞きになっていらっしゃいますか
佐藤部長からお聞き及びでしょうか

尊敬語「お尋ねになる」のほかに、
「お聞きおよび」の言い替えも覚えておいてよいでしょう。

場合によっては、別の角度から
「○○の件がお耳に入っていると思いますが」という
言い替えもできます。

自分が主語の時は「佐藤部長から伺ったのですが」として
問題ありません。

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今週は、混同しやすい敬語表現についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法             < 敬語の間違い(2)
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丁寧語の区別

書き言葉ではあまり使いませんが…

山田様でございますか ⇒ 山田様でいらっしゃいますか

ものの存在を意味する「ある」の丁寧語は「ございます」。
人の存在を意味する「いる」の丁寧語は「いらっしゃる」。
このように存在を意味する丁寧語は、人か物かで異なります。

ですから、「ございます」は人の存在を表すときには使いません。
「資料があります」のようにものを指す丁寧語は「資料がございます」。
「資料です」の丁寧語は「資料でございます」です。

何をお探しでございますか ⇒ 何をお探しでいらっしゃいますか

上記の場合、探している主語は人なので
丁寧語の「ございますか」ではなく
尊敬語の「いらしゃいますか」を使います

では、次の一文はどうでしょう。

分かりました方は挙手をお願いします

この場合は、「分かりました」という丁寧語より
相手を立てる尊敬語の「お~になる」を使い

お分かりになった方は挙手をお願いします

が適切です。

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今週は、混同しやすい敬語表現についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法               < 敬語の間違い
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                         二重敬語の間違い

今年最後の敬語特集です。はりきっていってみましょう!

まずは、二重敬語について。
文字通り、敬語を重ねて使ってしまい、過剰な敬語表現になってい
るケースを指します。

以前も取り上げたことがあるのですが
バックナンバー VOL.124 二重敬語に気をつけて!

補足でいくつか挙げてみましょう。

(出発・到着に関する敬語)
・ご出発になられる ⇒ 出発される/ご出発のかたは

例)出発されるのは今日ですか?
ご出発のかたはロビーにお集まりください。

・お着きになられました ⇒ お着きになりました/到着されました

例)会長は、昨日、お着きになりました。
会長は、昨日、到着されました

上記は、尊敬の「~になる」と「~される}を混同したケース。
どちらか一つの敬語を使うようにすれば、すっきりします。

(待たせる敬語)
・お待たせ申しあげました ⇒ お待たせいたしました

例)大変お待たせいたしました。

上記は、謙譲の「お~いたします」ですむところを
「申しあげます」を入れたことで混乱が起きています。

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今週は、たまったメールの整理整頓についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < メールの整理(5)>
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受信体制の見直し

昨日は「G-mailの整理」について述べましたが
今日はまた通常のメールの整理についてです。

年に一度、自分のメール受信体制を見直し、整理することも必要です。
・自動振り分けしているフォルダの数
・登録しているメールマガジンやショップのお知らせメール
・場合によってはメールアカウント
これらを見直し、不要なものは削除や解除します。

使用頻度の低いフォルダ(完了した仕事や疎遠になった相手用など)は
削除して、受信トレイをスリムに。

配信はされても読みとばすことの多いメルマガやお知らせメールは
登録を解除。

メールアカウントも使用頻度が少ないものは思い切って処分します。

このように
メールを広く「受け入れる」状態から、
必要量のメールしか「受け入れない」状態にすることも
メールの整理につながります。

▼ 大掃除より毎日の整理整頓から
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
さらに、保存したまま放置している古いメールも
ある程度の期間分だけを残し、それ以上の古いメールは削除を。

メールが溜まるほど、見直すのも検索するの億劫になっていきます。
メールを残しておく場合は、半年分とか3カ月分のように期間を決めて
日頃からそれ以上は削除していく習慣をつけていく方がいいと思います。
(私はこれがなかなか実行できないのですが…)。

実際の掃除と同じで
普段からこまめに整理整頓を心がけていれば
メールボックスの中はいつもすっきり。
まとめて大掃除になると時間も労力もかかります。

削除や解除のルールを決めて、
日ごろから実行する習慣をつけたいものです。

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今週は、たまったメールの整理整頓についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < メールの整理(4)
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G-mailの整理

Thunderbird で受信している通常のメールは、
目的・用途別のフォルダを設け、自動振り分けしていますが
G-mailで受けるメールは、私の場合
ほとんど野放しです。

G-mailの場合は、最初にメールを受けるだけ受けて
後で整理・分類する感じ。

それもこれも、G-mailの検索機能があるおかげです。

過去のメールをとり出したい場合
送信者のメールアドレスや件名
メール内に含まれキーワードで検索して
拾い出すことができるので、
最初から細かく分類しておく必要がありません。

▼ 検索しやすい件名を意識
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
私がG-mailで気をつけているのは、件名。
あとでアーカイブにまとめやすくできるよう
仕事ごとに統一性を持たせています。

例えば、社内報の制作であれば
「○○○○(社内報のタイトル)80」
という80号目の社内報というタイトルに統一し
その「P1-2」「P3 写真」というように
共通タイトルの後に項目を付け加えるようにしています。

こうしておけば、仕事が完了した時点で
「○○○○80」で検索したメールに
件名と同じ「○○○○80」というラベルを付け
ひとまとめにしてアーカイブへ。

もし、あとで「○○○○80」のメールの一部を探したい場合は
「○○○○80」のアーカイブを取り出し、探すことができます。

主だった仕事のメールしか
このような「ラベル付け→アーカイブ」という作業はしていませんが
あまり神経質にならなくても
ほしいメールが検索できるのは
G-mailの利点の一つだと思います。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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従来の壁掛け式から、専用のフォルダーで立てかけるタイプに
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今週は、たまったメールの整理整頓についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法             < メールの整理(3)
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保存のルール

受信したメールを分類し、整理しても
今度は整理したフォルダ内に次々とメールがたまっていきます。

このたまったメールも定期的に処理しておく必要がありますが
問題は、いつまで保存するか。

読んだらすぐに削除するという人もいるかもしれませんが
読んだメールも意識してしばらく保存している
あるいは、無意識のうちにフォルダにたまる一方
ということも多いのではないでしょうか。

内容ごとに、フォルダを作ってメールを振り分けている場合
過去のメールで、解決したもの、処理済みのメールは
1か月に1回とか、3か月に1回と期間を決めて削除する習慣を
つけるとよいでしょう。

長期の仕事などは、仕事が完了した時点で整理してもいいですね。

時系列、または優先順位別にメールを分類している場合も
過去のものから見直し、不要なメールは削除していきます。

どうしても保存しておきたいメールは
メールソフト内に保存用のフォルダを作り、そこに保管するという方法
データとして保存し、USBなどの記憶媒体に保管する方法があります。

▼ 保存より削除に労力を
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私の場合は、大きく下記の3点の基準を設け、整理するようにしています。
1)基本的に削除しない
・【しごび】読者からのメール
・特定の仕事のメール
2)1カ月に1度、整理
・定期的に読んでいるメールマガジン
3)対応終了後削除
・ネットオークション関係の連絡メール

1)は、あとで検索して確認することもあるので
基本的にとっています。

2)は、目を通すもの通さないものいろいろですが
情報が古くなることもあるので
1カ月で自動的に削除される設定にしています。

3)は、落札して支払いが済み、商品が届いた時点で削除します。

ただ、このように残しておいいても
メールを見返す機会はそう多くはないのが現状です。

内容や処理段階で基準を設け
不要なメールはこまめに削除する習慣をつけたいものです。

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