今週は、伝わる文章の書き方についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 分かりやすく書く（3）＞
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組み立てて書く
今週は、相手に自分の意図がきちんと伝わる文章を書くために
必要な5つのステップを紹介しています。
▼ステップ3：組み立てて書く
文章を分かりやすくする3つめのステップは
どのように書くか、文を「組み立てる」
ことです。
ステップ2で
「誰に対して」
「何のために」
書くのかを明らかにすれば
伝えるべき「内容」はほぼ決まります。
それをもとに、今度は
どのような順番で、その内容を使えると効果的か
文の組み立てを考えていきます。
このとき
次の「3つの構成」で文を組み立ててみてください。
1）件名
2）全体像
3）詳細
1）件名とは、「メールのタイトル」と言い換えられます。
今から送るメールが
「何についての話」か、ひと言で表してみましょう。
2）全体像は、「メールで最も伝えたいこと」を
簡潔にまとめます。
ここでは、経緯や理由、根拠などは後回しにして
「結論」を持ってくることがポイント。
ついつい、あ～でこ～で、こうしたから、こうなって……
とあったことをそのまま書き連ねそうになりますが
それよりも、「結局、相手に伝えたいことはこれ！」
という一番大事なことを、最初に持ってきます。
1）と2）を押さえておけば
8割がた、自分が意図することが相手に伝わります。
2）でアウトラインを述べた後、
3）で詳しく補足・肉付けしていく
という組み立てにすると
読む側も内容がすっと理解でき、記憶にも残りやすくなります。
手間がかかるようでも、メールを書く前に
1）件名
2）全体像
3）詳細
を順番にメモ書きしてみることをお勧めします。
このひと手間を習慣づけることで
次第に、メモ書きせずに
メール文を構成できるようになります。
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【しごび】 の お す す め
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読んでますか？
空気。
読まずにやりすごすより
まずは読むことから
すべてが始まるみたいです。
詳しくはこちら↓
第101号 空気を読む
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【 営業マン河村操はコミュニケーションする 】
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「営業活動に一番大切なもの」って何だろう・・・
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