今週は、長期にわたるやりとりの対応についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 件名、ファイル名の工夫 ＞
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同じ件名でも分かりやすく
今、半年に及ぶ長期のプロジェクトにかかわっているのですが
関係者とのメールのやりとりが尋常ではない量になっています。
担当者から自分へダイレクトな指示や連絡のほか
関係者へのCCも頻繁に送られてくるので
1日で10通を下ることはなく
プロジェクトが終盤に近付いた今
普段以上にメールのやりとりが増えているので
毎回チェックしておかないと
全体の進行が把握できないこともあり
気が抜けません。
こうした状況がほぼ毎日続いている
という読者の方もいるのではないでしょうか。
同じ相手と何度も大量のメールをやり取りする
あるいは
関係者に同報する、同報される
という場合
混乱や重複を避けるために
重要になってくるのがメールの件名や
添付するデータのファイル名です。
例えば
「ABCプロジェクト企画書」を社内の数人で
確認、修正、補足の作業をする場合
「ABCプロジェクト企画書を送付します」
というメールの返信が
「Re:ABCプロジェクト企画書を送付します」
という件名では、
誰の、どのメールが最新版か
分からなくなる可能性があります。
そのような場合
「Re:ABCプロジェクト企画書を送付します（神垣修正）」
と、修正した担当者を件名の最後に入れて分かりやすくしたり
「Re:ABCプロジェクト企画書を送付します（2）」
と、件名の最後に通し番号を入れていくと
同じ件名でのやりとりを繰り返す場合に違いが分かります。
このように、ちょっとした工夫や
関係者の間でルールを事前に決めておくことで
メールの取りこぼしや行方不明を
避けることができます。
今週は、こうした
長期にわたり、大量のメールをやりとりする際の
メールの件名やファイル名の工夫について
取り上げていきたいと思います。
