今週は、長期にわたるやりとりの対応についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 件名、ファイル名の工夫（4）＞
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表示の設定
今週は、長期にわたり、大量のメールをやりとりする際の
メールの件名やファイル名の工夫について取り上げてきました。
「メールの件名は具体的に」
と、よく言われることですが
手っ取り早く具体的にする方法が
数字の活用です。
「日付」「通し番号」があるだけで
メールを送受信するときだけでなく
どんどんメールがたまり、膨大な量となっても
後で整理がしやすく、見つけやすくなります。
元のデータを
何度か更新（修正）していくような場合も
ファイル名に「日付」と「通し番号」を
入れておけば、データの混同や取り違えが避けられます。
メールは、受信トレイの設定を
「受信日時」の「降順」に表示されるようにしておけば
常にメールが「来た順」に確認できます。
これは、ファイルを格納しているフォルダの
表示にも活用するとよいですね。
フォルダの「表示」設定で
「並べ替え」の順番を「更新日時」とし
「降順」に表示されるようにしておけば
常に最新のデータがフォルダの先頭に表示されるので
データの数が増えても
最新のデータが何かを把握できます。
やりとりするデータやメールの量が増えるほど
後で、「あのデータはどこに行った！？」と探さずに済むように
整理しやすい件名、フォルダ名を意識しておきましょう。
日々のやり取りに追われていると
「まぁ、いいか」で流してしまいがちですが
メールのやり取りや、データを共有するチームやで
表示のルールを決めておくことも
ミスやトラブルを防ぐために重要です。
面倒がらずに
「日付」「通し番号」を付けることを
習慣にしておきたいですね。
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有限会社エニシング代表
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『お金をかけずに田舎ではじめるネット通販』の著者で
前掛け通販専門店「エニシング」代表の
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件名「トークカフェS」として
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kamigakiss★gmail.com （★を＠に変えてメール送信を！）
まで、お送りください。
