今週は、メールのやり取りを円滑にするためのポイントをご紹介。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メール対応の心得（5）＞
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「なんとなくではなく具体的に書く」
メールのやりとりをする際に
心得ておくべき4つのポイント、その四
「なんとなくではなく具体的に書く」
会話なら、「それはどういうこと（意味）ですか？」と
その場ですぐ聞き返し、詳しく説明を求めることができますが
メールの1回ずつのやりとりでは
あやふやあいまいで、すぐにイメージしたり理解できたりしない内容は
再度メールを送り確認しなければならず
やりとりを長引かせる原因に。
感覚的であいまい表現ではなく
数値や名称を使った具体的な表現で伝える必要があります。
例えば、自社の主催イベントの様子を伝える場合
「今回のイベント、すごいことになっていました」
では、何がどうすごいのか、相手には全く伝わりません。
「〇〇モールのオープニングイベントですが
開催前から1時間待ちの行列ができ、最終的に300人が参加。
本社から応援部隊を要請して対応したほど、盛況でした」
このように数字や状況説明を具体的に書くと
「すごさ」がイメージできます。
客先に確認が取れているかを確認するメールでの返答が
「多分、先方の担当者には伝わっているはずなので大丈夫だと思います」
という書き方では、
「本当に大丈夫か？ そもそも何が大丈夫なんだ？」と
心配になります。
「多分」「～しているはず」「～と思います」という
あいまいワードの連発で、確信が持てる要素が文中にないからです。
「早速、担当の佐藤さんに電話で確認したところ
すでに手配済みとのことでしたので、本日中に材料が届きます」
という文であれば、すでに確認が済み、どのような状況かが
分かるので、安心できます。
メールのやりとりを滞りなく確実にするには
不確実、不明瞭な項目を、ひとつずつつぶして
明らかにしていくことが必要です。
メール対応をスムーズにする
4つの心得をもう一度挙げます。
1）結論から書く
2）「事実」と「意見」を混同しない
3）否定表現より肯定表現
4）なんとなくではなく具体的に書く
書き終えたメールが
この4つのポイントを満たしているか
常にチェックしながらメールを読み直し、整えることを
心がけてみてください。
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【しごび】 の お す す め
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昨日、早速、行ってきました。
広島の福屋 八丁堀本店 7階美術画廊で開催中の
【 ＭＶＷ（Men VS Women）「紅白美術合戦」 】
昨年12月の「仕事美人トークカフェ」のゲスト
木工作家の竹部徳真さんの作品が出品されています。
今回、出品点数は少なめですが
ぜひ、竹部さんへお声掛けを。
気さくな好青年ですから、きっと
いろいろ作品について話してくれます。
24日（水）までです。ぜひ、お運びください！
