今週は、長期にわたるやりとりの対応についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 件名、ファイル名の工夫（2）＞
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件名に「いつ」「どの」「何」を明記
今週は、長期にわたり、大量のメールをやりとりする際の
メールの件名やファイル名の工夫について取り上げています。
例えば、社内報の制作を何人かのチームで進めていく場合
メールの件名が
「社内報について」
というのは後々、間違いや混乱の元です。
なぜなら、
・「いつ」発行の「どの」社内報か分からない
・社内報の「何」についてなのか分からない
からです。
社内報のような発行物は、1回で終わりということはなく
毎月とか、隔月とか、年4回とか
発行周期が決まっており、
「11月号」とか「99号」とか
号数も付いています。
「社内報 99号について」
「2014年11月号の社内報について」
と、少なくとも
「いつ」発行の社内報なのか
件名でも明らかにしておきましょう。
毎月発行のように、発行の頻度が近いものだと
メールのやりとりをしているうちに
どの発行月か、どの号数か
わからなくなってきます。
続いて、
社内報の「何」について伝える内容のメールなのか
「社内報99号への寄稿について」
「2014年11月号の社内報 修正依頼」
といった具合に
件名に明記します。
上記は分かりやすい例として挙げましたが
実際は
「社内報99号3ページの追加写真3点を送付します」
「2014年11月号の社内報の初校PDFをDropboxに入れました」
と、データの所在が「どこ」にあるかまで示した
細かい件名を書いたりもします。
ここで、曖昧な件名にしていると
たまったメールをチェックするようなときに
どのメールか重要で、どれを確認するべきか
いちいちメールを開いて調べることになるので
後でもひと目見て内容が分かる具体的な件名にしておくことが肝要です。
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【しごび】 の お す す め
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配慮ができる人のことを
配慮ができる人は必ず見ている、気づいている……
そうなんですよね。
配慮ができる人同士は呼応し合える気がします。
第138号 観客を意識
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【 営業マン河村操はコミュニケーションする 】
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「営業活動に一番大切なもの」って何だろう・・・
その答えが、このメルマガを読めば分かります。
