今週は、メールの署名についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 署名について考える ＞
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署名の基本要素

当メールマガジンでも何度か取り上げてきたことのある
メールの署名。

すでにそれぞれの会社や部署、個人で
署名をつくり、メールソフトに設定して
活用中のことと思います。

ビジネスメールで使う署名の
基本的な構成要素を
おさらいも兼ねて挙げてみましょう。

・名前
・社名
・部署名
・メールアドレス
・電話番号
・FAX番号
・所在地

といったところでしょうか。

名前には、英文字表記も一緒に入れておくと
ふり仮名代わりになります。

部署名は必要に応じて入れますが
役職名は基本的に署名に入れなくても
問題ありません。

連絡先として
メールアドレスのほかに
電話番号やFAX番号も併記を。

メールだけでやりとりするとは限らないので
メールアドレス以外の連絡手段は複数
明示しておく方がよく
場合によっては
携帯電話の番号やアドレスを入れてもよいでしょう。

会社やオフィスの所在地も入れておく方が親切です。
そのときは郵便番号を入れることをお勧めしています。

なぜなら、郵便物や送付物がある場合
メールの署名で所在地を確認するというケースもあるからです。

署名は「誰からのメールであるか」を
明らかにするツール。

相手に、どこのだれからのメールであるかを
確認してもらうためのものでもあるので

最低限の情報として、連絡先や所在地を
きちんと盛り込んでおくことが必要です。

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