今週は、 メールで失敗しないための心得についてです。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 < 余計なひと言 >
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間違いの指摘
相手の間違いをメールで指摘するときのコツ。
「間違いのみを指摘する」
当然のことでは? と思うかもしれませんが
意外と「間違い以外」のことも付け加えて
指摘しているものです。
「○○は△△の間違いではありませんか?」
と伝えれば、相手は自分の間違いに気づきます。
しかし、そこに指摘以外の
“余計なひと言”として、例えば
「猿も木から落ちると言いますが、
Aさんでも、初歩的なミスをするのですね」
「こんなことも知らないなんて
社会人として恥ずかしいので気をつけてください」
「集中力が落ちていませんか?
多忙なのはお互い様なので、よろしくお願いします」
といった一文。
このように
励ましのつもりがお説教になっていたり、
親切心でアドバイスをしたつもりが
善意の押し売りになっていたり、
最終的に自分の方が知識や経験があるという自慢になって
いないでしょうか。
ビジネスメールのやり取りでは
「○○は△△の間違いではありませんか?
ご確認をお願いします」
「○○は△△の間違いではありませんか?
気になったので、お知らせする次第です」
といった連絡で差し支えないと思います。
私自身、先を読み過ぎて
相手から聞かれもしないのに経験談やアドバイスを書いてしまい
失敗したことが多々あります。
反省から、間違いのみ指摘し、
余計なことは書かないように心がけているのですが
先日、知人のブログの記事の
ポイントになる1行の1字が誤字だったので、
老婆心から次のように連絡しました。
「○○は△△の間違いではありませんか?
せっかく印象的な記事なのに
もったいないと思い、お知らせする次第です」
相手のブログの記事が
人に知らせたくなる良い内容で
本当にもったいないと思ったのと
文字を訂正してもらってから
Facebookでシェアしようと思い立ち、
連絡しました。
相手や状況にもよると思いますが、
「否定より肯定」を心がけて伝達すれば、
気持ちよく言受け止めてもらえる気がしています。
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