【本日の業務連絡】にわか小作人だった私が、広島の美味なる野菜を求
めて地元農家や地元スーパーを取材しました。季刊「がんぼ」春美味号。
特集は「広島の美味! 安心の食」。広島県内の書店で絶賛発売中!
http://www.galilei.ne.jp/nannansha/ganbo.html (サイトは前号のまま)
今週は「メールの小ワザ」と称して、
ちょっとした留意点や注意についてご紹介します。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メールの小ワザ(2)>
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今日は「わかりやすいメール」についてです。
▼ わかりやすいメールとは
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「わかりやすいメール」の最初のポイントは、誰からの、何について書か
れたメールであるか。これがひと目でわかることです。
一日に複数のメールをやりとりする場合はなおさらで、気をつけたいのが
送信者名と件名。
メールのアカウントの設定の際は、「ユーザー情報」の名前の欄はフルネ
ームあるいは屋号や社名を設定しておくのが好ましいですね。メルマガ発
行者にはメルマガ名と発行者名を明示している人もいます。
文章を書く際も、初めての相手ややりとりが頻繁でない相手には、冒頭で
「こんにちは。○○です」「お世話になります。○○です」と名乗るよう
にしておくとわかりやすいですね。署名はあくまでおさえです。
件名もビジネスメールの場合は用件をはっきりと。返信を繰り返す場合も
あるので、何について書いたメールかがわかる具体的な件名を心がけまし
ょう。
▼ 読点より句点で文章を
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「わかりやすいメール」を書くうえで大切なのは、正確・簡潔であること。
ビジネスメールの場合は特に、情報の伝達が目的です。文章に凝るより、
「結論を先に」「必要な事柄をはっきり」書くことが先決です。
5W2H「いつ・どこで・だれが・なにを・なぜ・どのように・いくらで」に
留意し、読点より句点で文章をまとめましょう。「、」でだらだら一文を
続けるより、「。」で一文を短く切って書くようにすると、簡潔で読みや
すくまとまりますよ。