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今週は、メールで質問する際の留意点をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールで質問（5）＞
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履歴を残す
▼ 質疑応答の際は全文引用で
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メールで質問する場合、送られてきたメールの本文はそのまま全文引用し
て続けていくほうがよいでしょう。
やりとりが続くほど、メールサイズが大きくなるのが難ですが、どういう
過程で質疑応答がなされたか、履歴がひと目で分かるので重宝します。
「あの時のメール、どこだっけ？」と過去のメールを探し出すのは手間な
もの。履歴を残しておけば、後々、書いた書かないのトラブルを防ぐこと
もできますね。
毎日多くのメールのやりとりを要する人、質問に限らず問い合わせやメー
ルで打ち合わせをする場合も、全文引用して履歴を残すのが得策です。
▼ 件名は履歴を知る手がかり
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メールで質疑応答を繰り返す際、重要になるのが件名です。
「質問です」「教えてください」という件名では、質疑応答が続いていく
うちに何の質問だったか分からなくなってきます。件名は手がかり。メー
ルの質問事項がすぐに想起されるものでなくてはなりません。
質疑応答を繰り返すうち、最初に挙げた件名の内容から別の内容に変わっ
ていくこともありますね。そんな時は内容に沿う件名に途中から変えるか、
一旦終了して、新たに別の件名のメールを作成して続けるようにするとよ
いでしょう。
MLのやりとりでも心がけておきたいポイントです。
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