今週はメールのやりとりの終わらせ方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法
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予定を伝える

メールのやりとりが続いている相手に「この辺で終わりにしますね」と
いうサインを送る方法として、これからの予定を書くことがあります。

「これから紙屋町で打ち合わせです。戻り次第、メールしますね」
「15時から会議なので、席をはずします。詳細は後ほど」
「17時には戻りますので、上記の件、ご検討をお願いします」

という具合に、これからの自分の行動や状況を伝え、
パソコンの前を離れること、メール連絡ができなくなることを知らせます。

さらに、席をはずす時間、戻る時間を知らせることで、
その時間や日にちまでに相手に依頼していることや作業について
進めておいてもらうことも指示できます。

「では、6日11時にお待ちしています」

このように具体的な日時を書いてメールを結ぶと、確認にもなりますね。

しばらくメールのやりとりが続いていて、
ふっと相手からの返信が途切れた場合
「席をはずしたのだな」と想像はつくのですが、
これからの予定をひと言告げておくと
やりとりに区切りがつき、次の作業や行動に移りやすくなるのでは
ないでしょうか。

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今週はメールのやりとりの終わらせ方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　　　　　　 ＜ 切りあげるひと言（2）＞
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「では」プラスアルファ

メールを切りあげるときに使われるフレーズで、よく目にするのが
「では」です。

ある程度面識のある相手や、やりとりをしたことのある人からのメールに
「では」が使われていることが多い気がします。

話し言葉の「じゃあ」に相当する感覚で、
最後に交わす気軽なひと言として使われているのでしょう。

私は「では」だけで終わるのが、唐突な気がして落ち着かないので

「では、今日はこの辺で」
「では、またメールしますね」
「では、ご連絡お待ちしています」

と、「では」の後にひと言添えるようにしています。

約束の日時が決まっているような場合は
「では、6日に」
と日にちや時間を書いて終わらせることもよくあります。

ビジネスメールの場合は、もう一歩進めて
「それでは、失礼いたします」
がスマートで収まりのいいフレーズなので、よく使っています。

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今週はメールのやりとりの終わらせ方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　　　　　　　　　 ＜ 切りあげるひと言 ＞
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メールの終わり方今昔

当メルマガを創刊した当初、読者からよくいただいた質問に
「メールのやりとりはどこまで続けたらいいのか」というのがありました。

例えば、メールで何かお願い事をしたら、
相手から返事があり、そのお礼をメールしたら、
再び相手からお礼のお礼メールがあり……

と、やりとりがしばらく続いてしまい、
メールを切り上げるタイミングを逃してしまった。
こんなときはどうしたらいいのか？
三年ほど前には、よくそんな相談がありました。

しかし、メールがすっかり普及・浸透した現在では、
そうした相談もなくなりました。

特にビジネスメールの場合は、用件が伝わればそれでよしとし、
無駄にやりとりを長引かせないという意識が
自然に働くようになったのかもしれません。

▼　終わったら負け！？
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
最近、聞いた話では、女子高生などの若い人の間では、
携帯メールで返信しなかったほうが負け、ということで
延々と返信を繰り返していくのがお約束になっているとか。

負けたくないがために、ひと言でも、一文字でも
返信し続けるんだそうです。
ゲーム感覚のお遊びなのでしょうが、
そこまでしてつながっていたいものなのか、
と不思議に思いました。

それは極端な例としても、切りあげづらいやりとりや、
どこで終わっていいのかわからないメールのやりとりというのは、
未だに発生するもの。

今週は、「これが最後のメールです」と、さりげなく伝えることができる
“ひと言”について取りあげてみたいと思います。

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今週は、読者からいただいた質問や意見をご紹介します。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　          　　　　     ＜ 読者からのお便り ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「さすが」の使い方

「感謝を伝えるとき」のひと言として、
VOL.786でご紹介した「さすが」について
次のメールをいただきました。

＜読者からの質問＞————————————————

仕事美人のメール作法で「さすが」をどんどん使ってみると
いいかもしれません、とありました。

敬語を扱った本に「さすが」は相手を評価することになるので、
目上の方には使わない方がいいと書いてあったのを覚えています。
どの本かは忘れてしまいました。

ぼくが部下の仕事を助けたときに、「さすが、Oさん」と言われると、
君に言われたくないと内心思ってしまいます。

その代わりに、「おかげさまで助かりました。ありがとうございました」
と言われた方が、気分がいいです。

そのため、僕はあまり「さすが、○○さん」とは言わないように
気をつけています。

今回の例のように、さすがのあとに、
「うまくまとめてくださり、感謝しています」と付け加えれば
いいのでしょうか。神垣さんはどのように思われますか。

読者　H.Oさん
——————————————————————

H.Oさんのおっしゃるとおり、
「さすがですね」と部下に言われて、
同じような受け止め方をする人は少なくないでしょう。

上下関係のある社内では、
「さすが」は目上の人からかける言葉であり
目下の者から目上の相手には「評価」ではなく「感謝」の言葉を
伝える方が好ましいと感じました。

私の場合は、仕事の発注先から「さすが」と言われるとうれしいです。
君に頼んで正解だった、というニュアンスを感じるからです。
ですから、逆に私から仕事を依頼した相手にも「さすが」を使います。

いずれも相手を評価する意味合いの言葉ですが、
私は「賞賛」の気持ちを表す言葉として受け止め、使っています。

これは、社内と私のように個人で仕事をしている場合とでは
使い方に注意が必要ということでしょう。

目上の相手には、H.Oさんが書かれているように
「おかげさまで助かりました。ありがとうございました」
と感謝の言葉を伝える方が感じがよく、適切だと思います。

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今週は、メールを締めくくる最後の一文についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　 ＜ 続・結びの文（4）＞
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返信を促す

今週は、メールの最後に添える締めくくりの一文についてです。

相手からの返信を求める場合の結びの一文としては…
「ご連絡をお待ち申しあげております」
「ご連絡をお待ちしています」

というのが一般的なところでしょうか。
「ご連絡」を「ご返事」に書き換えてもいいですね。

所定事項についての返信がほしい場合は…

「参加の可否について、ご返信いただければ幸いです」
「参加の可否について、ご返信いただけるとうれしいです」

「ご返信いただけるとうれしいです」は
「幸いです」よりカジュアルな表現なので、
懇意な相手に使うことが多いです。

親しい相手には「うれしい」というような、
こちらの感情を伝える表現を使うと親しみがわくものです。

前後しますが、「ご連絡、心からお待ちしております」という一文の
「心から」も、心待ちにしている気持ちや期待感を伝える表現です。

▼　期日を指定するなら、その前に…
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
期日を指定する場合は…
「お忙しいところ恐縮ですが、4月30日までにご返信をお願いいたします」
「お手数ですが、4月30日までにご返信いただけると助かります」

文頭に「恐縮ですが」「お手数ですが」を枕言葉的に添えると、
文章全体が和らぎます。

返信を促す一文は手紙でも使いますが、
メールで使う頻度の方がより高いのではないでしょうか。

送ったつもりのメールが届いてない場合もあるので
仕事のやり取りでは、返信を求められなくても
「ご連絡、ありがとうございました」と返しておくと
送信した相手は安心します。

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