今週は、読者のかたからの質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　 　 ＜ 読者からの質問（5）＞
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　「ご案内申し上げます」

＜読者からの質問＞————————————————

先日お客様にお送りしたメールの内容で上司から指摘を受けました。

私はお客様に連絡する用件があったので
「ご案内申し上げます」
という文章からメールを作ったのですが

案内ではなく
「ご報告申し上げます」か
「ご連絡申し上げます」
だろう！　とのこと。

案内という言葉を使うのは間違いなの？　と思い
（私の中で納得出来なかったので）
辞典で調べたら
「事情やようすなどを知らせること。また、その知らせ」
という意味もありました。

私がお客様にご連絡したかったことは
お客様からいただいたご要望を
第三者機関に依頼し調査してもらい
その調査結果をお客様にお伝えする、という内容になります。

（読者　K 様）
——————————————————————
結果報告をするということで
「ご案内」という表現がやや弱い、あいまいと
Kさんの上司のかたは判断したうえでの指摘ではないでしょうか。

確かに、責任をもってお客様に結果を伝える際の表現としては
「ご案内」ではなく「ご報告」「ご連絡」が適切です。

「調査結果をお客様にお伝えする」ときの表現としては

「ご報告申し上げます」
「ご連絡申し上げます」

もありますが

「お知らせ申し上げます」
「お知らせいたします」

という表現も適切なものと考えます。
—————————
※この記事の配信後、読者の方から次のようなご意見をいただきました。

「ご案内申し上げます」
は、間違いです。

“私がお客様にご連絡したかったことは
お客様からいただいたご要望を
第三者機関に依頼し調査してもらい
その調査結果をお客様にお伝えする、という内容になります”

ということですが、

あくまで、顧客から要望されて連絡すること。
こちらから積極的に提案する内容ではないと思われるので、
御案内は間違いです。

はっきりと「ご報告申し上げます」か
「ご連絡申し上げます」が正しいと思われます。
（読者　J.S様）

本日の＜読者からの質問（5）＞ですが
私個人としては、「ご案内」は使わないな…と思いました。

どちらかというと、こういうメールをもらう方が多いのですが
「ご案内」では、調査結果についての責任感が希薄に感じるのです。

とくに先方よりの入荷が遅延して、督促している場合など
取次ぎから「ご案内申し上げます」と来た日にゃ、
「ガキの使いじゃないんだよ！」となります。

右から左へ伝達するだけなら「ご案内」でいいと思いますが
「ご報告」「ご連絡」などの方が
自分たちも内容を把握していますよ、
ただ言われたことを伝えてるだけじゃないですよ、
という、意思が感じられると思います。
（あくまで私の主観ですが）
（読者　M.N様）

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今週は、読者のかたからの質問にお答えします。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　　 　 ＜ 読者からの質問（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　文の運びを変えてみる

＜読者からの質問＞————————————————

当社からお客様に
「提案できることがあれば、また連絡しますね」
ということを伝えたいとき、どのように表現すればよいでしょうか。

「ご提案できることがありましたら、またご連絡させていただきます」
という一文が妥当かなと思いますが
「提案」と「連絡」の前に「ご」が続くのが気になります。

（読者　R.I様）
——————————————————————

伝えたい意図をそのまま文章化すると

「弊社から提案できることがございましたら、改めてご連絡いたします」

といったところでしょうか。

「あります」を丁寧語「ございます」に替え
「ご連絡させていただきます」を「ご連絡いたします」
に変更しました。

ただ、文が長くまどろっこしい気がするので

「御社に有益なプランを改めてご提案いたします」

としてもよいかもしれません。

「提案することがあれば連絡します」という文の運びではなく
「また提案させてください」と、文に積極的なニュアンスを持たせるのです。

「改めてご提案いたします」の前の部分は
「お役に立つプランを」
「ウェブサイトが充実した内容になるよう」
のように状況に応じてアレンジすればよいでしょう。

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今週は、読者のかたからの質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　 　 ＜ 読者からの質問（3）＞
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「お打ち合せ」

＜読者からの質問＞————————————————

「○月○日○曜日○時より御社会議室におきまして、
従業員レベルアップに関する今後の進め方について、
お打ち合せさせていただきたく存じます」

上記の一文で使われている
【打ち合せ】という言葉に【お】は必要ですか？
丁寧語にすると【お打ち合せ】になるのでしょうか？

近頃何にでも【お】がついている気がして、すごくモヤモヤしています。
BLOGで見た言葉でひっくり返りそうになったのが『お生徒様のお作品』。
『お生徒様』→『生徒さん』、『お作品』→『作品』
【生徒さんの作品】が正解ですよね？　私が間違いでしょうか？

（読者　A様）
——————————————————————

「お打ち合せ」という言葉は、メールで見かけます。
自分（自社）から相手（客先）に
打ち合わせを依頼するときに
相手を立てる意味合いから「お」を付ける場合もあるようです。

ただ、私自身は客先に対しても
「お」抜きで「打ち合せ」として差し支えないと考えます。

「打ち合せ」は双方が仕事を進めるためにするもので
「お」を付けて丁寧に表現する種類のものでないと思うからです。

上記の一文にある
「お打ち合せさせていただきたく存じます」
は、わたしなら
「打ち合せをお願いできればと存じます」
と書きます。

「お生徒様のお作品」も「お」の使いすぎであることは明らか。
「生徒さんの作品」として十分と思います。

自分が教える側であれば、「さん」も必要なく
「生徒の作品」で事足ります。

このように「お」「ご」が過剰に使われているものとしては……

「お知り合いからの問い合わせ」→「知り合いからの問い合わせ」
「素敵なご披露宴でした」→「素敵な披露宴でした」
「ご気楽にお越しください」→「気楽にお越しください」
「なかなか面白いご人物」→「なかなかおもしろい方」

などがあります。

過剰な丁寧表現・敬語表現は、慇懃無礼な印象を与え
逆効果になることもあるので、
最低限の敬語を効果的に使うようにしたいですね。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　 　 ＜ 読者からの質問（2）＞
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「従業員様」？

＜読者からの質問＞————————————————

コンサル会社から、当社宛に下記の件名のメールが届きました。

「従業員様のレベルアップに関する打合せについて」

コンサル会社からみると当社はクライアントです。
ただ、いくらそのような関係でも、
【従業員】という言葉に【様】は必要ないと思いますが
いかがでしょうか？

メール本文にも
【御社の従業員様】という一文がありました。
これも、すでに【御社】と書かれていますので
【様】はいらないと思います。

同様に【担当者様】という表記も不自然な気がいたします。

（読者　A様）
——————————————————————

おそらくメールの送り主は
客先であるAさんの会社に対して「従業員」と表記するのが
失礼になるのではと考えて
「従業員様」と「様」を付けたのでしょう。

しかし、Aさんが疑問に思うように
すでに取引がある会社と会社ですから
必要以上に丁寧に表現することもない気がします。

この場合
「従業員のレベルアップを図るための対策」
という内容を指すと思われるので
「従業員レベルアップ」という一つの名称として捉え

【従業員レベルアップに関する打合せについて】

という件名として差し支えないと考えます。
あるいは、「従業員様」とせず「従業員の皆様」として

【従業員の皆様のレベルアップに関する打合せについて】

としても収まりがよいのではないでしょうか。

「担当者様」については
担当者の名前が分かっている場合は、「佐藤様」のように
「名前＋様」とするのが自然です。

しかし、担当者名が分からない場合の宛名表記は

【○○○○株式会社
広報ご担当者様】

のような使い方はします。
メール本文で使う場合は

【広報のご担当者にお伝えください】

という表記で十分と考えます。

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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「株式会社　様」？

＜読者からの質問＞————————————————

○○○○株式会社　殿　／　○○○○株式会社　様

・【殿・様】は人名の後に記す言葉だと思うのですが、間違いですか？
封書やハガキの宛名には社名の後に【御中】と書きますが・・・。

・同様に【○○社長様】【○○部長殿】などという言葉も
よく見かけますが、必要でしょうか？
【各位殿・各位様】と同じぐらいの違和感を覚えます。

・【殿・様】を付けるなら、【○○株式会社　社長　○○様／殿】
だと思いますが、間違いでしょうか？
（読者　I様）
——————————————————————

社名や団体名に使う敬称が「御中」です。
「殿」や「様」は人名に付ける敬称ですので
上記のように社名に「殿」「様」を付けるのはNG。

「社長」「部長」などの役職名も敬称ですので
役職名の後に「殿」「様」を付ける必要はありません。

「殿」は人名に付ける敬称ですが、
最近では「様」に置き換えられることが増えているようです。

「○○株式会社　○○社長」

として失礼にはなりませんが、
「社長（役職名）」だけ書くことに抵抗がある場合は

「○○株式会社　社長　○○様」　→　社名＋役職＋名前+「様」
と表記すればよいでしょう。

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