今週は、なんだか変だな、と感じる表現についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法      < 気になる表現
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「よろしくお願いします」

「必要事項を申込フォームに入力して、送信をよろしくお願いします。
追加注文は大丈夫ですが、まず当店に連絡をよろしくお願いします。
連絡をいただいたら、すぐお客様のほうに返信いたします」

「よろしくお願いします(いたします)」は、ビジネスメールの定番フレ
ーズの一つ。このフレーズを使わない日はないのではないでしょうか。
辞書登録している人も多いと思いいます。

文末を「よろしくお願いします」にしておけば収まりもよいので、
決まり文句として頻繁に使いがちです。
でも、上記のように形だけになっているパターンも多く見られます。

最初の一文は「送信してください」として問題はないでしょう。

「大丈夫」という言葉もよく使われますが、口語的で軽い印象を与えるので、
「対応いたします」に言い換えます。

「お客様のほうに返信」の「ほう」は不要。「お客様に」で意味は通じます。

▼ 書き換え例
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
これらのポイントをもとに、次のように書きかえました。

「必要事項を申込フォームに入力し、送信してください。
追加注文にも対応いたします。注文時にその旨をお伝えいただきましたら
当方で確認後、ご連絡をいたします」

追加注文については「対応いたします」と言い切る方が、伝わります。

長くなるので上記では省きましたが、
「お客様へ」を入れるとしたら、最後の「ご連絡をいたします」の前が
よいでしょう。

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今週は返信の際の留意点についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法     < 返信するときの注意(5)
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返信がないとき

待っているのに、相手から返信がないことがあります。
このような場合、考えられるのが、
1)サーバーなどのトラブルで実際にメールが相手に届いてない
2)相手には届いているが、読まれていないか、返信が遅れている
です。

いずれの場合も、返信が必要な時は、メール到着の有無を相手に確認します。
例えば…

「○月○日にお送りした△△についてのメールは、
ご覧いただけたでしょうか?」

「○月○日にメールを送信したのですが、届いてないかもしれないので
再度お送りします」

ポイントは、「いつ」送った「どんな内容のメール」かを
明らかにすること。

「返信はまだですか?」「届いてませんか?」のような直接的な表現は避け、
「メールは届いているか、どうか」の事実確認から入ることも重要です。

本当に届いてなかったり、何らかの都合で相手が返信できずにいることも
あるからです。

▼ メールは必ず届くものではない、という意識
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
2)のケースは私も何度か体験しています。
こちらからの返信が届いておらず、相手から遠慮がちに催促があるのですが、
同じことが続くので
二つのアドレスから相手にメールを送信したところ

通常やりとりしていたアドレスが、
なぜか、相手方では迷惑メールに設定されていて
届いていなかったことが分かりました。

メールは必ず届くものではない、という意識を持つとともに
届いているかどうかを確認するときは相手を不快にさせない尋ね方を
することが必要です。

でも、確認を急ぐ時は、メールより電話の方が確実です。

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【しごび】 の お す す め
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「お母さん、ありがとう」の気持ちを一句に込めて…

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今週は返信の際の留意点についてです。
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 仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法     < 返信するときの注意(3)
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                            返信の終了

 メールを返す基準として
 自分から出したメールは「一往復半」で終わらせる、と
 当メールマガジンでは述べてきました。

 つまり
 1)自分→相手 …自分から送信
 2)相手→自分 …相手からの返信
 3)自分→相手 …自分から再度送信

 これは、私がフリーランスで仕事をしていることにも関係するのですが
 自分=受注者、相手=発注者
 という立場でのやり取りです。

 もし、上記の「自分」が「発注者」である場合は
 3)の再返信までは必要なく、
 2)の相手からの返信で終わりとして十分ではないか
 と考えています。

 ▼ 相手の年齢より立場の違いを考えて対応
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 というのが、最近、次のようなケースが増えてきて気になっているからです。
 客先の担当者(=発注者)の方が私(=受注者)より若い場合に
 よくあるのが

 1)発注者→受注者
 2)受注者→発注者
 のやりとりで終わらず
 3)発注者→受注者
 の再返信で終わること。

 発注者である客先の担当者が新人さんの場合
 年齢が上の私に気を遣って丁寧に対応してくれているのだと思うのですが
 「立場」を考えると、発注者から受注者への連絡は
 2)までのやりとりで終わりとしてよいと思うのです。

 客先から自分に依頼があれば、「承知しました」と返信して終わり。
 客先から自分に資料の送付があれば、「受領しました」と返して終わり。
 自分からの返信の後、さらに客先から「よろしくお願いたします」のよう
 な再返信があると恐縮しますよね。

 自分と相手の立場の違いは、仕事やお金の流れを考えれば分かるはず。
 発注側だから偉そうにする、ということではなく、
 延々と返信合戦が続かないようにするための
 “やりとりの効率化”対策として、気に留めてみてください。

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 【しごび】 の お す す め
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今週は返信の際の留意点についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法     < 返信するときの注意(2)
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                      メールにとらわれない

 昨日配信したVOL.1475の返信時の私の失敗談
 何がいけなかったのか、その原因を考えてみました。

 相手が読んでいないかも、忘れているのかも…
 という不安から、何度も同じメールを送って失敗したのですが

 不安なまま、メールで進めようとしていたことに
 問題があったのだと思います。

 多忙な相手への遠慮もあり、電話で確認するのをためらったがために
 あとあとトラブルを大きくしてしまいました。

 一度、電話を入れ「この企画書の内容で進めてよろしいですか?」と
 確認しておけば、つつがなく物事が運んでいたことでしょう。

 ▼ メールでトラブルが拡大する前に…
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 「用件がうまく相手に伝わっていない」
 「やりとりがうまくできていない」
 と感じたら、メールでのやり取りは一旦止めて

 直接、電話で問い合わせたり、確認したり
 する方が、結果的に早く解決できることが多いです。

 思い違いや行き違いというのは、よくあること。
 それを何が何でもメールで説明したり、決着をつけようとすると
 却って話が込み合い、長文のメールを送ることにもなりかねません。

 その労力が双方の理解に直結すればいいのですが
 誤解を生むことが多いのも事実。

 いつもなら、こうしたケースではすぐに電話で確認をとるのに
 相手への遠慮が勝ってしまったことを後で大いに
 反省した次第です。

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 【しごび】 の お 知 ら せ
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今週は返信の際の留意点についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法       < 返信するときの注意
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                        返信時の私の失敗

 メールのやりとりでの私の失敗談です。

 こちらで作成した企画書を確認してもらおうと
 相手に添付メールを送ったところ
 「了解しました」という返信。

 その後に「これから外出しますので、その道中で拝見します」という
 一文があったため、てっきり、
 返信の「了解しました」は「添付ファイル受領しました」の「了解」と
 解釈してしまった私。

 ところが、相手は「企画書の内容についてOK」という意味で「了解しました」
 と返信しており、
 そこから、ボタンの掛け違いのように、やりとりがぎくしゃくし始めました。

 内容の了解が得られないことに焦った私は、メールがうまく届いていないか、
 相手が忘れたのかと、何度もメールを送り続けました。

 ところが、相手は、すでに了承済みの企画書が何度も送られてくることに、
 次第にいら立ちを感じ始め、ついに爆発。

 遠方の相手で、すぐに謝りに行くこともできず、
 非常に後味の悪い思いをしました。

 以来、それまでなんの気なくメールで使っていた「了解しました」という
 返信をするのがすっかり怖くなってしまい、
 しばらく使うことができませんでした。

 この失敗以後、自分からOKの返信をする際は
 「承知しました」
 「承りました」
 という返信の前に、何についてOKなのかを書き添えるようにしています。

 「~に異存ありません」「問題ありません。このまま進めてください」
 のように、相手に意思表示できるフレーズを意識的に使うようになりました。

 今週は、そんな私の失敗談をもとに
 返信時に注意することや心がけたいことを紹介していきます。

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今週は、最近気になる言葉についてとりあげます。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法              < 気になる言葉(5)
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                             「だぶる」

今週は、震災関連の気になる言葉をとりあげてきましたが、
最後は、私が最近まで知らなかった言葉の意味をご紹介します。

それは「だぶる」。

「だぶる」とは、重なるとか、重複するを意味する言葉。

ですが、語源は「ダブル(W)」を動詞化した語。
と共同通信社「記者ハンドブック」にはあります。
表記は「ダブる」。

私は「だぶつく(=金銭や品物がありあまる)」と同類の言葉と
思い込んでいたのですが
「だぶる」は限りなく俗語に近い言葉なのでした。

知りませんでした…。

<【しごび】読者のお便りから…>———————-

VOL.1471の配信で「被曝」と「被爆」をとりあげたとき

広島在住の読者のかたから、次のお便りをいただきました。

「広島・長崎の「被爆者」の中にも、厳密には被曝者と言われる人がいます」

とあり、原爆投下の数日後、広島市内の親せきを尋ね
爆心地間近を歩いたことで「被爆」ではなく「被曝」したことを
後に知った人の話を伝えてくださいました。

「その当時の いわゆる風評被害を恐れた祖父母のため、
彼は手帳を持っていませんが、
被爆 ではなく 被曝 した と自分でも言っております
(彼は放射線技師で専門知識があるので、その言葉を知っていた
というだけなのでしょうが…)」

この文にある「彼」とは、この読者のお父様。
そして、文中にある「手帳」とは、原爆手帳のことです。
最後に、お便りはこう結ばれています。

「原爆投下の一瞬だけではなく、残留放射能を大量に浴びながらも
たくましく復興を遂げた広島の人たちが、
原発事故で 謂れの無い風評被害に苦しむ福島の人たちに
もっと優しくなりたい と思う今日この頃です」

このお便りを読み、原爆投下のあった広島=被爆
と単純に結び付けようとしていた自分を恥ずかしく思いました。

でも、今、福島の人たちを思う気持ちは
この読者のかたと同じです。

 
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「お母さん、ありがとう」の気持ちを一句に込めて…

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