今週は、 メールで失敗しないための心得についてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　 ＜ 余計なひと言（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　 　　　　　　 日時の変更

　既に決まっている日程や時間の変更を
　相手に伝えるときに
　気をつけなくてはならない、ひと言があります。

　「重要な○○があるので、日程（時間）の変更をお願いします」

　○○には、「会議」「打ち合わせ」「用件」などの
　言葉が入ると思いますが、
　問題はその前の「重要な」です。

　当人にとって重要であっても
　相手にとっては関係ないこと。

　むしろ、「重要な○○があり」と
　当初の予定の変更を申し出るのは、

　暗に
　「あなたとの会議（打ち合わせ・用件）は、
　　それほど重要ではないので、
　　別件の方を優先させてください」
　と伝えているのと同じです。

　日時の変更を依頼する際、
　変更の理由として、うっかり
　「重要な○○があるので」
　と書いてしまわないよう、気をつけましょう。

　「重要な」以外にも
　「大切な客先との」「お得意様との」
　などの言い回しも、相手をないがしろにしている
　印象を与えます。

　このような場合は

　「よんどころない事情があり、
　　日程（時間）の変更をお願いしたいのですが」

　として、先方の都合を聞いてから再調整するか

　「社内でトラブルが発生し、
　　やむを得ず日程（時間）の変更をお願いしたいのですが」

　のように緊急事態など、いたしかたない理由で
　日時の変更を余儀なくされていると伝える方がよいでしょう。

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今週は、 ビジネスメールで数字を使うメリットについてです。 
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 　　　　         ＜ 数字の効用（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　 ミス、ロス、誤解を避ける

　今週は、ビジネスメールでの数字の活用を
　テーマにお届けしてきました。

　数字を使って表記する重要性を述べておきながら、
　私自身がうっかりミスをしでかしてしまいました。

　セミナー経験が豊富な知人に
　お薦めの会場を問い合わせる際、

　日時だけ知らせ
　「ご存じの会場で、
　　できるだけ低料金で利用でき、
　　便利のよい場所をご紹介いただけませんか」
　とメールを送信しました。

　すると、相手からは
　貸し会場は多数あるので、具体的な要望・条件を
　知らせてほしい、と返信がありました。

　ごもっとも！

　・開催予定の地域、場所の条件
　・想定するセミナーの参加人数
　・利用時間

　上記の具体的な項目を提示せず、
　いきなり打診のメールを送ってしまった
　自分の早とちりを大いに反省しました。

　駅から何分程度でアクセスできるのがいいのか、
　何人座れる広さの会場が必要なのか、
　セミナーの時間、開始と終了の時間など

　いずれも数値で示せば、
　より具体的に会場候補を探しやすくなります。
　

　このような場所探しに限らず
　依頼や催促のメールには
　申込期限、提出期限といった
　「期限」を示しておくことも重要です。

　「でき次第」「迅速に対応」といった
　感覚的な言い回しではめどが立ちにくいため、

　「本日15時まで」「連休明けの2日中に」
　と日時を示せば、相手も次の段取りがとりやすくなります。

　急いでいる、焦っている、恐縮している
　という感情が先立つと
　メールの文章もあいまいになりがち。

　ミス、ロス、誤解を避けるためにも
　数字で示す、数字に置き換える
　冷静さを心がけましょう。



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　【しごび】 の お 知 ら せ
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　大阪と東京で
　「たおやか大和言葉講座」
　開講します！

　お待たせしました。
　「広島以外でも、大和言葉講座をしてほしい！」
　というご要望にお応えするべく

　5月に大阪、7月に東京で
　1日限りの講座を企画しました。

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　　　　　　　　ビジネスメールでも使える！
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　　　　　　【 人づきあいのたおやか大和言葉 】
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　＜大阪＞

　◆日　時／5月29日（日）　10：00～11：30（90分）

　◆場　所／カフェ　英國屋　なんば本社　パーティールーム
　　　　　　（大阪府大阪市中央区難波3－7－10）

　◆受講料／3,000円（テキスト代含む）
　　　　　　※別途、ドリンクのオーダーをお願いします。

　◆　定員／10名
　
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　＜東京＞

　◆日　時／7月9日（土）　14：30～16：00（90分）

　◆場　所／渋谷方面で調整中

　◆受講料／3,000円（テキスト代含む）　※ドリンク代、別途

　◆定　員／15名

　-----------------------------------------------------

　いずれも、定員になり次第、締め切ります。
　少人数の和やかな講座です。男性の参加も大歓迎！

　仕事のメールや人づきあいに取り入れられる
　大和言葉を一緒に学びましょう！


　■お申し込み方法は……

　件名を「大阪講座」または「東京講座」とし、
　お名前と当日連絡がつくメールアドレスを
　下記アドレスまでお送りください。
　kamigakiss@gmail.com


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　【しごび】 の お 知 ら せ -2
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　来週、5月2日（月）の週は連休のため、メールマガジンの配信を休みます。

　次回の配信は、5月9日（月）です。お楽しみに！

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今週は、同じ漢字で2通りの読みがある言葉を取り上げます。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 　　　　　　 　＜ 2通りの読み（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「重用」

　前回紹介した「空念仏」は2通りの読みごとに
　それぞれ異なる意味がありました。

　対して、
　2通りの読みがあるが、意味は同じ
　という言葉もあります。

　その一つが「重用」です。

　意味は、「重く用いる」の文字通り、
　人を重要な地位に取り立てて用いること、
　重要な地位につけて、責任のある仕事をしてもらうことです。

　読みは
　「じゅうよう」と「ちょうよう」。

　もともと（少なくとも戦前まで）は
　「じゅうよう」の読みだけでしたが

　その後「ちょうよう」と読む慣習が広まっていったようです。

　一説には、
　「大事なこと」を意味する「重要（じゅうよう）」との混同を
　避けるためとも、
　「重宝（ちょうほう）」などの読みに引きずられたためとも
　言われます。

　現在は、「じゅうよう」を基本の読みとしますが、
　「ちょうよう」と読んでもよいとされ、
　2通りの読みが共存しています。

　実は、わたしも「ちょうよう」と覚えていました。

　文例としては
　　専務は小林さんを重用していました。
　　当社は、有能な社員を重用しています。
　のような使い方をします。



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　【しごび】 の お 知 ら せ
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　読みは同じでも字と意味が異なり、間違いやすい言葉を取り上げた
　メルマガの過去の記事が
　「まぐまぐニュース」で紹介されました。

　▼【メール作法】意外と知らない？　「科する」と「課する」の使い分け
　

今週は、メールの送信ミスを防ぐ対策についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの確認 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　後で気づく間違い

　急いで書いて、慌てて送信したメール。
　送信後に読み返すと
　誤字脱字があったり
　文の意味が通らなかったり
　ファイルを添付し忘れていたり……

　ということに気づき
　再度、メールを送り直す。

　こうした経験は
　誰しもあると思います。

　かくいう私も
　10年も当メールマガジンの配信を続けていながら
　未だに、文字の入力間違いを
　読者の方から指摘される始末。

　言い訳にしかなりませんが
　メルマガ記事を配信する際は

　毎回、必ずテスト送信をし
　1回以上、読み返してチェックするのですが

　直したつもりの文字が直っていなかったり
　間違いに気づかないまま配信してしまう
　ことがあります。

　記事を書くのに時間がかかり
　焦って配信したときや

　途中で電話が入ったりして
　集中力が途切れたときなど

　気持ちにゆとりがないときに
　うっかりミスが起こりやすいです。

　では、どうすれば
　こうした打ち間違いや
　添付し忘れを防ぐことができるのか……。

　特別なテクニックもマジックもなく
　一にも二にも
　メールを書き終えた後の「確認」を怠らない
　ことに尽きると思います。

　今週は、私自身の反省を踏まえ
　メールの送信ミスを防ぐための対策を
　考えていきたいと思います。

◇─────────────────────────────────◇
　あ と が き
◇─────────────────────────────────◇
　
　今年もまた
　始まりました！

　日本一のメルマガを読者の投票で決める
　【 まぐまぐ大賞2015 】！
　

　昨年は、ご投票くださった読者の皆さまのおかげで
　【仕事美人のメール作法】は
　無料部門「ビジネス・キャリア」カテゴリで2位に
　入賞することができました。
　
　ありがとうございました。
　とってもうれしかったです。
　
　今年もぜひ、
　当メールマガジンを応援してください。

　【まぐまぐ大賞2015】のURLからも投票できますが、
　【仕事美人のメール作法】の登録ページの
　「投票ボタン」を押していただくと
　メルマガタイトルやマガジンIDが自動入力されて
　便利です。
　
　ちなみに
　メルマガタイトルは　「仕事美人のメール作法」
　マガジンIDは　「0000146166」
　です。

　今年もどうぞよろしくお願いいたします。

　推薦締切りは、11月30日（月）18:00　ですよ～！

今週は、知っておきたい応用表現についてです。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法　 　　　　 ＜ 表現のバリエーション（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　婉曲な表現

直接的すぎるもの言いは、
相手がイラッときたり、カチンときたり
といらぬ摩擦を生むものです。

ビジネスメールの場合は
会話文以上に「冷たい」「ぞんざい」「高飛車」といった
印象を与えかねません。

それを緩和するために文に盛り込むとよいのが
「緩衝材になる言葉」。
一般に、クッション言葉と言われる言い回しです。

▼「お手数をかけます」

文字通り、相手の手を煩わせるようなときに使う代表的な
言い回しです。

例）お手数をかけますが、再度ご確認をお願いいたします。

ほかにも下記のような使い方をします。
・「お手数ですが」
・「お手数をかけて恐縮ですが」
・「ご多用のところお手数をかけますが」

「お手数」を別の言葉にした、次のような言い回しもあります。
・「お手を煩わせますが」
・「ご面倒をかけますが」
・「お手間をかけますが」

上記の言い回しはいずれも
「恐れ入りますが」と言い換えることもできます。

▼「もし、よろしければ」

相手の都合や意向を確かめるときに使う表現です。
いきなりお願い事を切りだすのではなく、
「もし、よろしければ」とワンクッション置くことにより、
表現が婉曲になり、相手に受け入れられやすくなります。

例）もし、よろしければ、当方で処理いたします。

「もし」を取って、「よろしければ」だけでもよいでしょう。

ほかにも次のような言い回しがあります。
・「差し支えなければ」
・「ご都合がよろしければ」
・「ご迷惑でなければ」

相手の都合を尋ねる際、注意したいのが
「お暇なときに」「お手すきのときに」
という言い回しです。

「お暇なときで構いませんので」
「お手すきのときに」
のように相手の手間を取らぬように気遣った言い回しですが
曖昧で、読み流してしまいがちな表現でもあります。

返信や回答を要す場合は、次のように期日を示すほうが
よいでしょう。

例）恐縮ですが、4月26日（金）までにご連絡をお願いいたします。
例）急ぎませんが、できれば今月末までにご対応いただけると
　　ありがたいです。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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5月29日（水）に広島で開催します！

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【 「伝わる」文章作成術 】
～確実な「報・連・相」で仕事がはかどる書き方講座～
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昨年、好評だった講座が再び！

その場にいない相手にいかに状況を正しく伝え、
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書けるいい女になりましょう。大和言葉で書く一筆箋講座「行書コース」開講

2005年創刊！　ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中。
「まぐまぐ大賞 2017」ジャンル別賞の知識・ノウハウ部門で5位に入賞しました！

iPhone／iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】

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神垣あゆみ企画室

＜読者のあなたへ感謝をこめて＞
本日の配信で当メールマガジンが100号を迎えました。
ご愛読、ありがとうございます。
号を重ねるごとに気負いがなくなったのは、
続けて読んでくださっているあなたの姿を実感できるからです。
これからも配信し続けますので、【しごび】をどうぞごひいきに！

今週のテーマは、断る時のメール作法についてです。

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メ ー ル 作 法　　　                     　　　＜ 断りのメール（3）＞
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                                         依頼や誘いを断る時のフォローの仕方です。

▼　断って終わりでなく代案を
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
依頼や誘いのメールを断る時は、「申し訳ないのですが」「あいにく」
「せっかくですが」など、緩衝材になるひと言を添え、理由をはっきりと伝
えることがポイントと述べてきました。
最後に忘れてならないのが、フォローの言葉です。

たとえば、急な仕事の依頼には
「申し訳ありません。現在、○○○の仕事の納期が迫っており、
すぐにはとりかかれない状態です。
△日後には仕上げられますので、少し時間をいただけますか」
断って終わりではなく、別の対応策を提案できるといいですね。

▼　肯定的に言い換えて
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
代案を提案するときも「～できません」と否定的な言葉で言い切らず、肯
定的な言い方に置きかえてみましょう。

たとえば、「明日まで対応できません」を「明日以降でしたら対応できま
す」。「3時には退出します」を「3時までは滞在できますので、ご一緒さ
せてください」。

「無理」「不可能」と断定せず、代案や次の可能性につなげる肯定的な言葉
でフォローできれば、受け止める側にも好印象を残せます。

断ること自体は否定的な行為ですが、あとに肯定的な内容が続くことで否
定が緩和され、断られたほうも感情的なしこりを残さずに済みます。次に
つなげる姿勢と言い方に留意したいですね。

2005年から配信中！　ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン
【 仕事のメール心得帖 】

9月に名古屋で「たおやか大和言葉講座」開講します！

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