今週は、状況に応じた最適な伝達方法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　 ＜ メールか、メール以外か（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　使用頻度の変化

今週は、メールが最適な場合とそうでない場合、メール以外の手段（電話、手
紙、FAX、LINEなど）を活用した場合の連絡方法について取り上げています。

前回、伝達方法としてメールか、メール以外にするか、という判断を
私の場合は「相手」への伝わり方を基準にしている、と書きました。

より早く、確実に相手に伝わる手段はメールに限らず、相手の傾向や好み、伝
達する時の状況により変わると考えるからです。

メールを書きかけて、いや、電話する方が早いと思い直し、電話することもよ
くあります。逆に、電話するよりも書いて記録として残すために敢えてメール
にしておくこともあります。

メールで用件のポイントを先に送信してから、電話でフォローや説明する。
あるいは、電話で先に伝えておいて、後からメールで関連資料やデータを送る
ということもあります。

同じ相手でもメールのみのやり取りだけでなく、状況によってはメール→電話、
電話→メール　ということがあるほか
仕事のやり取りはメールや電話で、仕事以外のやり取りはメッセンジャーやLINE
というケースも。

こうして自分自身の伝達の仕方を棚卸ししてみると、メールを軸に他の手段を
組み合わせていることが結構多いと感じました。

一方、家族や親族とのやり取りは、もっぱらLINEで、パソコンやスマホのメー
ルを使うことがめっきり減りました。

そういえば、電話も携帯電話以外で連絡を取り合うことが増えました。最初は
LINE電話は家族とのやり取りだけに使っていましたが、LINEやメッセンジャー
でやり取りする相手からは、その無料通話機能を使って連絡が入ります。

私は事務所にも自宅にも固定電話がありますが、もっぱら留守番電話やFAXと
して使うのみで、電話として使うことがなくなってきています。

会社では固定電話もまだまだ機能し、メールによるやり取りも頻繁ですが、
個人レベルでは伝達ツールによって使用頻度が徐々に変化していることを実感
します。

あなたは、仕事とプライベートで主体とする伝達ツールに変化はありませんか？

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【しごび】 の お す す め
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今週は、メールの入力ミスや誤字脱字を防ぐ方法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　＜ 誤りメールを防ぐコツ（3）＞
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自動変換に頼りきらない

今週は、「誤りメール」を防ぐために送信前に十分に確認しておきたい
ポイントを紹介しています。1）名称の確認　2）数字の確認　の次は……

3）変換ミス

知らない漢字や言葉でもパソコンから変換候補が挙げられ、入力できるのは
便利なのですが、それゆえに発生するのが変換ミスです。

「検診」と「健診」
「提示」と「呈示」あるいは「定時」
「移す」と「映す」あるいは「写す」

など、同じ音でも字が異なる言葉が数多くあります。

自動変換に頼りきらず、読み返すときに「これでよいか」と確認することを
習慣づけましょう。

「変換ミス」について取り上げたバックナンバーがありますので、
参考にしてください。

▼意に反する変換＜ 変換ミスにご用心 ＞VOL.754

平仮名や片仮名では、濁点「゛」と半濁点「゜」の打ち間違いも意外とありま
す。パソコン画面で見ると「ぱ」と「ば」の点の違いが分かりづらく、濁点の
つもりで半濁点で入力していたり、その逆というケースも。

私も原稿の校正をしていて、画面では気づかず、紙に出力して確認したときに
違いに気づいた、という経験があります。

こうした分かりづらい間違いを確認するには、一度紙に出力すると気づかなかっ
た入力ミスや言葉の間違いが見つかりやすくなります。パソコン画面と紙では
文字の見え方が変わるためです。

メールではその都度、プリントアウトするのは手間ですが、文書の確認をする
ときには有効な方法です。

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【神垣あゆみ企画室】

メールに限らず、文章を書く（入力する）際、
自分では気づかぬうちにクセになっている言葉や言い回しを
今週は取り上げてきました。

文末の定番フレーズと言えば
「よろしくお願い（いた）します」ですが、

合わせてよく用いられるのが
「何卒（なにとぞ）」という言葉です。

代名詞「なに」、格助詞「と」、係助詞「ぞ」からなり、
相手に強く願う気持ちを表すときに用います。

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ご多用のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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のように使いますが、
「何卒～お願いいたします」とセットで使ううちに
クセになって下記のように繰り返し使っているケースも
見受けられます。

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事前確認のため、コピーの送付が必要ですので、
何卒ご協力いただきますようお願いいたします。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
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丁寧な言い回しとして、結びの一文に最適な「何卒」ですが、
定型句として何も考えずに使っていると
多用していても気づかないことも。

敬語もそうですが、効果的に使ってこそ
相手への敬意が伝わるので
毎度、毎度紋切型のフレーズを繰り返さないよう
気をつけましょう。

上記の文例は、次のように書き換えるとすっきりします。

———————————————————
事前確認のため、コピーをご送付いただけますでしょうか。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
———————————————————

「何卒」を省いても十分丁寧で、用件も簡潔に伝わります。

「何卒」はかしこまった表現でもあるので
通常のメールのやりとりであれば、
「どうぞ」を代わりに使ってもよいでしょう。

何卒、よろしくお願いいたします。
↓
どうぞ、よろしくお願いいたします。

余談ですが、
「何卒」を「なにとぞ」ではなく「なにそつ」と読み、
「何卒、ご回答をお願いいたします」というメールに
「大卒です」と返信があった、という笑い話のような話があります。

そのせいかどうか、新聞表記では
「何とぞ」で統一されています。

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【しごび】 の お 知 ら せ-2
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◆受講料／3,000円（テキスト代含む）
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◆定　員／10名

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定員になり次第、締め切ります。
少人数の和やかな講座です。男性の参加も大歓迎！

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