今週は返信の際の留意点についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 返信するときの注意（5）＞
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返信がないとき
待っているのに、相手から返信がないことがあります。
このような場合、考えられるのが、
1）サーバーなどのトラブルで実際にメールが相手に届いてない
2）相手には届いているが、読まれていないか、返信が遅れている
です。
いずれの場合も、返信が必要な時は、メール到着の有無を相手に確認します。
例えば…
「○月○日にお送りした△△についてのメールは、
ご覧いただけたでしょうか？」
「○月○日にメールを送信したのですが、届いてないかもしれないので
再度お送りします」
ポイントは、「いつ」送った「どんな内容のメール」かを
明らかにすること。
「返信はまだですか？」「届いてませんか？」のような直接的な表現は避け、
「メールは届いているか、どうか」の事実確認から入ることも重要です。
本当に届いてなかったり、何らかの都合で相手が返信できずにいることも
あるからです。
▼ メールは必ず届くものではない、という意識
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2）のケースは私も何度か体験しています。
こちらからの返信が届いておらず、相手から遠慮がちに催促があるのですが、
同じことが続くので
二つのアドレスから相手にメールを送信したところ
通常やりとりしていたアドレスが、
なぜか、相手方では迷惑メールに設定されていて
届いていなかったことが分かりました。
メールは必ず届くものではない、という意識を持つとともに
届いているかどうかを確認するときは相手を不快にさせない尋ね方を
することが必要です。
でも、確認を急ぐ時は、メールより電話の方が確実です。
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【しごび】 の お す す め
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「お母さん、ありがとう」の気持ちを一句に込めて…
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神垣あゆみ企画室
