今週は、同じ意味合いでも好印象を与える表現についてです。
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  仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　　　 ＜ 言いかえる技術(5) ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「聞いてない」

「聞いてないので、対応できるかどうか分かりません」

このように返答されると、もう取り付く島がありません。
「聞いてない」ことが事実だとしても、そこでシャットダウンすると、
物事が終わってしまいます。次に進めるための言い回しを考えてみましょう。
例えば…

「対応可能かどうか、至急確認いたします」
「担当部署に確認を取り次第、すぐにご連絡いたします」
「対応の可否について確認しますので、少しお時間をいただけますか？」

「聞いてないから、できない」ではなく、「聞いてないから、確認する」
という流れを作ると、相手も安心し、「対応」に向けて共に動くことがで
きます。

＜聞いてないから自分に落ち度はない→相手が悪い→関係ない＞
という考え方は、自分の立場は守れるかもしれませんが、根本的な問題解
決になりません。

「対応できない」と突っぱねるより、「対応するには？」と考え方を変えると
＜聞いてないが、対応が必要→では、どうすれば対応できる？→まずは確認＞
という行動の流れがつくれます。

「木を見て森を見ず」という言葉がありますが、仕事をするうえでも
「木＝自分」のことばかりで「森＝会社やなすべき業務」が見えてない社員に
ならないように、対応のひと言を考えていきたいですね。

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今週は、同じ意味合いでも好印象を与える表現についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 ＜ 言いかえる技術(4) ＞
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否定より肯定

人やモノを形容するとき、表現の仕方によっては悪口と取られたり、相手
を不愉快にしてしまうことがあります。

「彼は単純だから」
「ずいぶん古臭い建物ですね」
「否定的な表現は避けた方がよい」

上記の3文は「ありのままを表現した」と言ってしまえば、それまでですが、
視点を変えると次のように書きかえることができます。

「彼は素直な性格だから」
「ずいぶんレトロな建物ですね」
「肯定的な表現を使うように努める」

人を形容するときは、「あの人は○○な人」と言いきってしまわず、「～な
性格」「～な性分」とするだけでも表現が婉曲になります。「背が低い」と
か「髪の毛が薄い」とか、本人がどうすることもできない身体的特徴や見た
目を取り上げるのも感心しません。本人に伝えることはなくても、人へそう
伝えれば、悪口陰口と同じです。

マイナス面に注目すれば「古臭い」でも、プラス面を見て表現すれば「伝統
的」「歴史を感じさせる」「年季の入った」といいかえることができます。
類語辞典を引くと、いいかえの語彙を増やす助けになります。

トイレでこんな張り紙を見たことはありませんか？
「トイレはきれいに使いましょう」
これはよくあるパターン。

でも、たまに次のよな一文を見かけます。
「いつもきれいにお使いいただき、ありがとうございます」

注意を喚起するとき、悪い結果を招かないために、つい命令調や詰問調の表
現になりがちですが、そこを敢えて良い結果を想定して呼びかけてみると表
現自体ががらりと変わります。

最初に挙げた例文も行動に結びつきやすいのは「否定的な表現を使うな」よ
り「肯定的に表現しましょう」という言い回しです。

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今週は、同じ意味合いでも好印象を与える表現についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 ＜ 言いかえる技術(3) ＞
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「まだですか？」

人に催促するときの一文を幾通りが挙げてみます。

1）「○○の結果はまだですか？」
2）「○○の結果はいつごろ分かりますか？」
3）「○○の結果を楽しみにしています」

1）の文は「催促している感」が露わですが、その対極にあるのが
3）の一文です。
3）の「楽しみにしています」のバリエーションとしては「待ち遠しいです」
という言い回しもありますね。

急ぎの度合いや状況にもよりますが、「まだ？」と聞かれるより、「楽し
みです」と期待される方が気分はいいものです。

切羽詰まっている時には「まだですか？」と単刀直入に切り込んでよいと
思いますが、場合によっては相手の反感を買うこともあるので、
1）と3）の中間にあたる2）の文例程度に婉曲に表現すると無難。

「○○の結果はいつごろ分かりますか？」に続いて
「お知らせいただけると幸いです（ありがたいです）」
「ご返事お待ちしています」
といった一文を添えると返信の確率も高まります。

相手の行動を促す場合、直球で切り込む方法以外に、文章で相手を“その
気”にさせることができれば、誰もいやな思いをせずに成果が得られます。

ちょっとした言い回しの工夫ですが、心に留めておくとやりとりがスムー
ズになることを覚えておいてください。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 ＜ 言いかえる技術(2) ＞
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「べつに」「どちらでも」

相手に尋ねられて「べつに」「どちらでもいいです」と、うっかり返答。
気の進まない内容ほど、こうしたあいまいな受け答えをしてしまいがちで
す。実際に「自分で決められない」ということもあるでしょう。

ですが、相手が「どう思いますか？」「どちらにしますか？」と尋ねてい
る場合は、イエスかノーか、AかBか、自分はどう思うか、を意志表示をし
なければ、物事が前に進みません。

どう思うか、意見や感想を求めらたとき、
「べつに」「いいんじゃないですか」
という返答は、相手に対しても不誠実です。「私はこう思います（感じま
す）」とはっきり意志表示するのがベストですが、判断がつかない、分か
らない場合は

「難しい問題ですね。私には判断しかねます（判断できません）」
「状況が見えないので、何とも言えないです」
「今すぐに判断するのは難しいです。少し時間をいただけますか？」

このように、「判断できない」「分からない」ことを相手に伝えることも
必要でしょう。

「AとBのどちらにしますか？」という問いに対して「どちらでもいい」と
答えるのは「どうでもいい」と答えているのと同じ。「どちらにするか」
を前提に尋ねている相手も、困ります。

「デザインも内容も分かりやすいA案を採用します」
「甲乙つけがたいですが、敢えて選ぶならBです」
「A、Bいずれの場合も対応可能です」

このように選択の理由を添えて返答すると、相手も納得しやすいです。決
められないのではなく、どちらでも構わないのであれば、「いずれも対応
可能ですので、お任せします」と相手の都合に合わせる旨を伝えます。

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