2016年7月6日

【仕事のメール心得帖】ワンワードで済ませない＜件名の工夫（3）＞VOL.2670

今週は、 メールの件名についての諸注意です。
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　仕事のメール作法　　　＜ 件名の工夫（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ワンワードで済ませない

　今朝は、メールボックスに
　「未入金リスト」
　「ご確認」
　という件名のメールが届いていました。

　「ご確認」以外に
　「ご連絡」「お知らせ」「問い合わせ」といった
　ワンワードの件名は、
　通常のメールのやり取りで使われていることが
　多いのではないでしょうか。

　頻繁にやり取りする間柄だと
　件名も簡略化しがちですが、
　標的型攻撃メールはそこを狙って
　似通った件名を送りつけてきます。

　標的型攻撃メールと区別できるよう
　具体的な要素を付け加えることは
　前回のメールマガジンで述べました。

　実際に私が受け取ったメールの件名の
　例を挙げてみましょう。
　最近増えているのが、下記のパターンです。

　　【ご連絡】○○○（社名）モノづくり商品写真送ります

　　【お知らせ】マルウェア添付メールに対する注意喚起

　　【問い合わせ】28日座談会の原稿について

　迷惑メールや標的型攻撃メールには
　件名に【大事なお知らせ】【緊急】【重要】などの
　【　】書きの言葉を入れて件名を強調しているものもありますが
　上記の例のようにひと工夫すると区別がつきます。

　【　】内に「連絡」「お知らせ」「問い合わせ」に呼応して
　「何について」の内容が、具体的に書かれているので
　受け取る側は「あの件のことだな」と、すぐに
　誰からのメールかを認識できるのです。

　【　】を使わない件名でも

　　次号社内報（8月発行）誌面割の打合せについて

　という件名であれば、
　「打合せ」とか「打合せについて」というワンワードの件名より
　送信者と内容が想定できるので
　安心して開くことができます。

　面倒がらずに、
　相手がひと目で判断できるメールの件名を
　工夫してみましょう。

　ポイントは、自分の都合ではなく
　相手にとって分かりやすい件名
　にすることです。

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2016年6月29日

【仕事美人】「すみません」＜伝え方の工夫（3）＞VOL.2665

今週は、 感じよく伝わる言葉づかいについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 　　　         ＜ 伝え方の工夫（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「すみません」

　今週は、同じ意味合いのことでも
　相手に感じよく伝わる言い回し、伝え方の工夫を紹介しています。


　相手に悪いことをしたな、
　面倒をかけたな、
　という申し訳ない気持ちを伝える時
　「すみません（でした）」
　がよく使われます。

　お詫びの気持ちを伝える
　言い回しではあるのですが

　便利に使える反面、
　「すみません」と書いて（言って）おけば
　とりあえず、いいや
　と安易に使われがちなフレーズでもあります。

　相手に悪いことをしたな、という場合は
　「すみません」の代わりに

　「ご迷惑をおかけしました」
　「ご負担をおかけしました」
　「ご心配をおかけしました」

　と状況に応じ、
　そのときの心情を伝える言い回しを
　使ってみましょう。

　（例）
　　佐藤様には〇〇の件で大変ご迷惑をおかけしました。
　　その後、業務に支障がなかったか案じております。

　　長らく休んでおり、ご心配をおかけしました。
　　復帰し、いつもどおり業務を行っておりますので
　　お声掛けください。


　相手に面倒をかけてしまった、という場合は

　「お手数をおかけしました」
　「お手を煩わせました」
　「ご足労をおかけしました」

　という言い回しもあります。

　上記の言い回しで申しわけないという気もちを伝えた後、
　その後、どうなったか、という結果や成果を
　伝えるようにするとよいでしょう。

　（例）
　　大変お手数をおかけしました。
　　おかげさまで、すぐに対処できました。



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　【しごび】 の お す す め
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2016年5月11日

【仕事のメール心得帖】日時の変更＜余計なひと言（3）＞VOL.2630

今週は、 メールで失敗しないための心得についてです。
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　仕事のメール作法　　　　＜ 余計なひと言（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 日時の変更

　既に決まっている日程や時間の変更を
　相手に伝えるときに
　気をつけなくてはならない、ひと言があります。

　「重要な○○があるので、日程（時間）の変更をお願いします」

　○○には、「会議」「打ち合わせ」「用件」などの
　言葉が入ると思いますが、
　問題はその前の「重要な」です。

　当人にとって重要であっても
　相手にとっては関係ないこと。

　むしろ、「重要な○○があり」と
　当初の予定の変更を申し出るのは、

　暗に
　「あなたとの会議（打ち合わせ・用件）は、
　　それほど重要ではないので、
　　別件の方を優先させてください」
　と伝えているのと同じです。

　日時の変更を依頼する際、
　変更の理由として、うっかり
　「重要な○○があるので」
　と書いてしまわないよう、気をつけましょう。

　「重要な」以外にも
　「大切な客先との」「お得意様との」
　などの言い回しも、相手をないがしろにしている
　印象を与えます。

　このような場合は

　「よんどころない事情があり、
　　日程（時間）の変更をお願いしたいのですが」

　として、先方の都合を聞いてから再調整するか

　「社内でトラブルが発生し、
　　やむを得ず日程（時間）の変更をお願いしたいのですが」

　のように緊急事態など、いたしかたない理由で
　日時の変更を余儀なくされていると伝える方がよいでしょう。

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