今週は、状況に応じた最適な伝達方法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　 ＜ メールか、メール以外か（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　使用頻度の変化

今週は、メールが最適な場合とそうでない場合、メール以外の手段（電話、手
紙、FAX、LINEなど）を活用した場合の連絡方法について取り上げています。

前回、伝達方法としてメールか、メール以外にするか、という判断を
私の場合は「相手」への伝わり方を基準にしている、と書きました。

より早く、確実に相手に伝わる手段はメールに限らず、相手の傾向や好み、伝
達する時の状況により変わると考えるからです。

メールを書きかけて、いや、電話する方が早いと思い直し、電話することもよ
くあります。逆に、電話するよりも書いて記録として残すために敢えてメール
にしておくこともあります。

メールで用件のポイントを先に送信してから、電話でフォローや説明する。
あるいは、電話で先に伝えておいて、後からメールで関連資料やデータを送る
ということもあります。

同じ相手でもメールのみのやり取りだけでなく、状況によってはメール→電話、
電話→メール　ということがあるほか
仕事のやり取りはメールや電話で、仕事以外のやり取りはメッセンジャーやLINE
というケースも。

こうして自分自身の伝達の仕方を棚卸ししてみると、メールを軸に他の手段を
組み合わせていることが結構多いと感じました。

一方、家族や親族とのやり取りは、もっぱらLINEで、パソコンやスマホのメー
ルを使うことがめっきり減りました。

そういえば、電話も携帯電話以外で連絡を取り合うことが増えました。最初は
LINE電話は家族とのやり取りだけに使っていましたが、LINEやメッセンジャー
でやり取りする相手からは、その無料通話機能を使って連絡が入ります。

私は事務所にも自宅にも固定電話がありますが、もっぱら留守番電話やFAXと
して使うのみで、電話として使うことがなくなってきています。

会社では固定電話もまだまだ機能し、メールによるやり取りも頻繁ですが、
個人レベルでは伝達ツールによって使用頻度が徐々に変化していることを実感
します。

あなたは、仕事とプライベートで主体とする伝達ツールに変化はありませんか？

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今週は、メールの入力ミスや誤字脱字を防ぐ方法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　＜ 誤りメールを防ぐコツ（3）＞
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自動変換に頼りきらない

今週は、「誤りメール」を防ぐために送信前に十分に確認しておきたい
ポイントを紹介しています。1）名称の確認　2）数字の確認　の次は……

3）変換ミス

知らない漢字や言葉でもパソコンから変換候補が挙げられ、入力できるのは
便利なのですが、それゆえに発生するのが変換ミスです。

「検診」と「健診」
「提示」と「呈示」あるいは「定時」
「移す」と「映す」あるいは「写す」

など、同じ音でも字が異なる言葉が数多くあります。

自動変換に頼りきらず、読み返すときに「これでよいか」と確認することを
習慣づけましょう。

「変換ミス」について取り上げたバックナンバーがありますので、
参考にしてください。

▼意に反する変換＜ 変換ミスにご用心 ＞VOL.754

平仮名や片仮名では、濁点「゛」と半濁点「゜」の打ち間違いも意外とありま
す。パソコン画面で見ると「ぱ」と「ば」の点の違いが分かりづらく、濁点の
つもりで半濁点で入力していたり、その逆というケースも。

私も原稿の校正をしていて、画面では気づかず、紙に出力して確認したときに
違いに気づいた、という経験があります。

こうした分かりづらい間違いを確認するには、一度紙に出力すると気づかなかっ
た入力ミスや言葉の間違いが見つかりやすくなります。パソコン画面と紙では
文字の見え方が変わるためです。

メールではその都度、プリントアウトするのは手間ですが、文書の確認をする
ときには有効な方法です。

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今週は、気になる敬語の使い方についてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法 　　  　　　　　　　　　　　 ＜ 気になる敬語 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　「店主からのお気持ちとして」

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　寒い中、ご来店いただくお客様へ
　店主からのお気持ちとして、温かい飲み物をご用意しました。
　———————————————————

　上記の一文で気になる敬語の使い方は
　「店主からのお気持ちとして」の「お」です。

　まず、この文章の主語を考えてみましょう。

　上記の文例は
　店主から、来店する客に対しての文なので、
　主語は「店主」です。

　したがって
　来店する客に対して
　「来店する」の尊敬語「ご来店いただく」を使い
　「ご来店いただくお客様」としています。

　来店客に対して
　店側のサービスとして
　温かい飲み物を「用意する」ので、
　ここでも尊敬語「ご用意しております」を使います。

　しかし、
　来店客に寒い思いをさせないよう
　温かい飲み物をふるまうサービスをするのは
　この文の主語である店主です。

　主語である「店主」の気持ちに
　丁寧語の「お」を付け、
　「店主からのお気持ちとして」
　とするのは適切ではありません。

　客に対して丁寧な言葉を使おうとして
　自分の動作に丁寧語の「お」を付けてしまったのが
　冒頭の例文です。

　したがって、適切な文は下記のようになります。

　———————————————————
　寒い中、ご来店いただくお客様へ
　店主からの気持ちとして、温かい飲み物をご用意しました。
　———————————————————

　これが、
　店主が主語で、客の気持ちに丁寧語の「お」を付ける場合は
　問題ありません。

　　例）お客様からのお気持ちがうれしくてたまりませんでした。

　誰が主語で、誰に対して敬意を示すのかを
　明らかにして敬語を使うようにすれば
　上記のような間違いを防ぐことができます。

　今週はこのように「おや？」と思う
　気になる敬語を取り上げていきます。

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