今週は、読者からの興味深いメールをご紹介します。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　＜ 先輩からのアドバイス（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1通に1つの用件

今週は、本メールマガジンへ読者のかたからいただいた
感想やご意見の中から、「なるほど！」「確かに！」と
感じた言葉づかいやメールマナーに関するものを紹介したいと思います。

次のメールは
VOL.1255 　＜ 読み返す際のポイント（4）＞　内容の検証
にいただいたものです。

＜読者からのメール＞———————————————-

> 　1）メールは原則、1通に1つの用件でまとめます。
> 　 あれもこれもと複数の用件を一度に送ると、返信にも手間がかかり
> 　 用件を見落としやすいです。

大いに賛成です。
人間というのは、To Doリストを一つ一つつぶして行く、
進捗が目に見えるような仕事を好むもの。
複数の案件が一つのメールに詰まっていて、済んで消す項目が一つでは、
やるほうも、せいがない。

それと、難しい案件と易しい案件を一緒にしていると、
難しい案件を処理するのに時間がかかるゆえに、
本来すぐ返事をもらえるような易しい案件の返事まで、
もらえるのが遅くなってしまいます。

> 3）誤解やトラブルのもと。できるだけ数値化したり、具体的に伝わる
> 表現を心がけましょう。

具体的に伝わる表現でいくと、上記の場合は：
「県会議員に面会するアポイントを取ってほしい」（前者）という案件と、
「今度の日曜日に花見に行きましょう」（後者）という誘いを、
一つのメールに入れた場合。

このとき、すぐに返事が欲しい「後者」の案件の回答が、
当然「前者」の重さに引きずられて、遅くなってしまいますよね。

（読者 K.Kさん）
——————————————————————

K.Kさん、わかりやすい例をありがとうございます。

送信する側は「ついでに、この案件も」と
別件を追加して送ってしまいがちですが

受信する側が、そのメールに返信する際に
「本来すぐ返事をもらえるような易しい案件の返事まで、
返事が遅くなってしまう」
という事態が発生することが多くあります。

ですから、送信する側は面倒でも
後のことを考えて、用件を分けて送信する方が
やり取りの遅れや混乱を避けることができるわけです。

仕事全般に言えることですが
目の前の損得とか、手間を省くことだけにとらわれず
先のこと、次の工程、次の人が困らない
配慮ができるか否かが、
仕事のでき不できを大きく左右するように思います。

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今週は、読者からの興味深いメールをご紹介します。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　　　＜ 先輩からのアドバイス ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「しょっちゅう」の意味

今週は、本メールマガジンへ読者のかたからいただいた
感想やご意見の中から、「なるほど！」「確かに！」と
感じた言葉づかいやメールマナーに関するものを紹介したいと思います。

次のメールは
VOL.1234　＜ 気になる表現（2）＞で取りあげた
「しょっちゅう来られるんですか」
についていただいたものです。

＜読者からのメール＞———————————————-

「しょっちゅう来られるんですか？」

たしかに書き言葉で使うことはありませんが、
引っかかったのは「しょっちゅう」のほうです。

「頻繁に」とか「たびたび」といった高頻度をあらわす単語に
置き換えられたかなあ？　とふと立ち止まりました。

「しょっちゅう来る」というよりも
「しょっちゅう来ている」というふうに状態を表す形で
使っていたかと・・・いや「しょっちゅう居る」とは言わないかな？
となんだか混乱してきました。

頻度がとても高くなって、もはや連続した行為の
形容となっているのでしょうか。

ちなみに私の場合、丁寧に書くときは
「たびたびお見えになりますか」とか
「よくお出でになりますか」が多いように思います。

何十年もまえに日本に生まれて、ずっと生きているのに、
言い回しには毎日迷います。
迷いながらも、ふと気に入る表現が見つかったりすると、
気持ちが晴れます。
（読者 Y.Aさん）
——————————————————————

「しょっちゅう」の意味は、
「頻繁に、たびたび」といった高頻度を指すものではなく
「いつも、常に、始終」という意味。
英語なら「always」に相当する表現のようです。

ですから、Y.Aさんのご指摘の通り
「しょっちゅう来る」ではなく
「しょっちゅう来ている」とする方が
「しょっちゅう」の使い方としては適切です。

VOL.1234では、
文例としての取り上げ方がまずかったですね。失礼しました。

「～へはしょっちゅう来ているんですか？」という表現を
丁寧に言い替えるなら
Y.Aさんが挙げてくださっているように

「～へはよくおいでになりますか」

と、「いつも、常に」という意味合いで「よく」に置き換える
と収まりがいいですね。

思いこんで気づかずにいる
ちょっとした言葉の捉え方の違い…
気をつけようと思いました。

それにしても、
Y.Aさんの最後の文が素敵だと思いませんか？　心に残りました。

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今週は、メールを送信する前に読み返す習慣づけについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 読み返す際のポイント（5）＞
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見た目の配慮

メールを書き終えたら、
「件名と本文の整合性」、
言葉や表記の「間違い探し」、
「内容の検証」をそれぞれチェック。

でも最後に、案外、気が付かずにスルーしてしまいがちなのが
「見た目の配慮」、つまり、読みやすい構成になっているかです。

チェック項目は次の3項目です。

1）意味の切れめで適切に改行されているか？

2）行と行の間に適度な「空き」があるか？

3）英数字の大文字・小文字の統一がされているか？

上記3項目の留意点は、下記の通りです。

1）では、1行の文字数が多すぎると読みづらいうえに
返信で引用した際に、変なところで文字が折り返されることに。

2）では、行がぎっしり詰まったメール文は、読む側に圧迫感を与え
読みづらいです。適度に「空き」の行を挿入し、見た目の
読みやすさに配慮を。

3）では、同じメール文の中で、英数字が
大文字になったり小文字になっているのも煩わしいもの。
英数字以外にも、同じ言葉や商品名などを
漢字表記にするか、ひらがな・カタカナ表記に統一するか
を決めておきましょう。

今週取り上げてきた、読み返す際の4つの項目。
こうして改めて挙げると、多いと思われるかも知れません。

ですが、チェックポイントを頭の中に入れてさえおけば、
読み返しながら、自然と気にかけるようになります。

メールに限らず、書いた文章は一度読み返す
習慣を若いうちからつけておくことが、
文章上達の第一歩です。

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今週は、メールを送信する前に読み返す習慣づけについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 読み返す際のポイント（4）＞
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内容の検証

メールを書き終え、
「件名と本文の整合性」を確認し、
固有名詞や誤字・脱字の「間違い探し」をした後は、
「内容の検証」に入ります。

「内容の検証」というと、ちょっと構えてしまうかもしれませんが
早い話、そのメールを受け取る側になったつもりで
もう一度読み返してみるということです。

その際のチェックポイントとしては、次の通りです。

1）用件を1点に絞りこまず、複数の用件を一度に詰め込んではいないか？

2）無関係な情報、無駄な情報を盛り込んではいないか？

3）曖昧な表現、誤解を招くような不適切な表現にはなっていないか？

もう少し具体的に解説すると…

1）メールは原則、1通に1つの用件でまとめます。
あれもこれもと複数の用件を一度に送ると、返信にも手間がかかり
用件を見落としやすいです。

2) 本題からはずれた内容は、相手の時間を奪い、混乱させることに。
相手に必要か、有益かという観点で内容の見直しを。

3）誤解やトラブルのもと。できるだけ数値化したり、具体的に伝わる
表現を心がけましょう。

わかりにく文章は、相手にストレスを与えます。

一度読めば、内容がすっと頭に入る内容かどうかを
読み返すことで確認し、必要に応じて文章を整えてから
送信する習慣をつけましょう。

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