今週は、読者からの興味深いメールをご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 先輩からのアドバイス（4）＞
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1通に1つの用件
今週は、本メールマガジンへ読者のかたからいただいた
感想やご意見の中から、「なるほど！」「確かに！」と
感じた言葉づかいやメールマナーに関するものを紹介したいと思います。
次のメールは
VOL.1255 ＜ 読み返す際のポイント（4）＞ 内容の検証
にいただいたものです。
＜読者からのメール＞———————————————-
> 1）メールは原則、1通に1つの用件でまとめます。
> あれもこれもと複数の用件を一度に送ると、返信にも手間がかかり
> 用件を見落としやすいです。
大いに賛成です。
人間というのは、To Doリストを一つ一つつぶして行く、
進捗が目に見えるような仕事を好むもの。
複数の案件が一つのメールに詰まっていて、済んで消す項目が一つでは、
やるほうも、せいがない。
それと、難しい案件と易しい案件を一緒にしていると、
難しい案件を処理するのに時間がかかるゆえに、
本来すぐ返事をもらえるような易しい案件の返事まで、
もらえるのが遅くなってしまいます。
> 3）誤解やトラブルのもと。できるだけ数値化したり、具体的に伝わる
> 表現を心がけましょう。
具体的に伝わる表現でいくと、上記の場合は：
「県会議員に面会するアポイントを取ってほしい」（前者）という案件と、
「今度の日曜日に花見に行きましょう」（後者）という誘いを、
一つのメールに入れた場合。
このとき、すぐに返事が欲しい「後者」の案件の回答が、
当然「前者」の重さに引きずられて、遅くなってしまいますよね。
（読者 K.Kさん）
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K.Kさん、わかりやすい例をありがとうございます。
送信する側は「ついでに、この案件も」と
別件を追加して送ってしまいがちですが
受信する側が、そのメールに返信する際に
「本来すぐ返事をもらえるような易しい案件の返事まで、
返事が遅くなってしまう」
という事態が発生することが多くあります。
ですから、送信する側は面倒でも
後のことを考えて、用件を分けて送信する方が
やり取りの遅れや混乱を避けることができるわけです。
仕事全般に言えることですが
目の前の損得とか、手間を省くことだけにとらわれず
先のこと、次の工程、次の人が困らない
配慮ができるか否かが、
仕事のでき不できを大きく左右するように思います。
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