今週は、メールを送信する前に読み返す習慣づけについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読み返す際のポイント（4）＞
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内容の検証
メールを書き終え、
「件名と本文の整合性」を確認し、
固有名詞や誤字・脱字の「間違い探し」をした後は、
「内容の検証」に入ります。
「内容の検証」というと、ちょっと構えてしまうかもしれませんが
早い話、そのメールを受け取る側になったつもりで
もう一度読み返してみるということです。
その際のチェックポイントとしては、次の通りです。
1）用件を1点に絞りこまず、複数の用件を一度に詰め込んではいないか？
2）無関係な情報、無駄な情報を盛り込んではいないか？
3）曖昧な表現、誤解を招くような不適切な表現にはなっていないか？
もう少し具体的に解説すると…
1）メールは原則、1通に1つの用件でまとめます。
あれもこれもと複数の用件を一度に送ると、返信にも手間がかかり
用件を見落としやすいです。
2) 本題からはずれた内容は、相手の時間を奪い、混乱させることに。
相手に必要か、有益かという観点で内容の見直しを。
3）誤解やトラブルのもと。できるだけ数値化したり、具体的に伝わる
表現を心がけましょう。
わかりにく文章は、相手にストレスを与えます。
一度読めば、内容がすっと頭に入る内容かどうかを
読み返すことで確認し、必要に応じて文章を整えてから
送信する習慣をつけましょう。
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