今週は、感じのよいビジネスメールへの書き換え指南です。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　　　 ＜ 続・書き換える技術（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　困惑させるメール

　今週は事例を挙げながら、メールをわかりやすく、感じよく書き換える
　ポイントをご紹介しています。

　ある知人とのやりとりです。
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　ご返信ありがとうございました。

　> 近々、事務所へいただきにあがります。
　> ご連絡してからうかがいますね。

　当日は連絡頂いても用意できませんので、事前に何日にとお知らせ
　頂けると助かります。

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　ある品物を提供してくれる知人の所に、近々立ち寄らせてもらう旨を知ら
　せたら、上記の返信がありました。

　自分のあいてるときに品物を取りに行こうとした私に対し、相手は困惑し
　ている様子がわかります。

　このやりとりで私が反省したのは、品物の用意がすでにできているものと
　早とちりし、相手の都合を聞かずに事を進めようとした点。

　この場合、「品物ができあがりました」という通知を受けたら

　「ご連絡、ありがとうございます。
　　では、いつ頃いただきに伺えばよろしいですか」

　と尋ねれば、相手も「●日には準備ができていますので、お越しください」
　と返せたことでしょう。

　▼　まず、相手の都合を聞いてから
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　メールのやり取りの場合、次に相手がとる行動を予想し、先にこちらで
　できることを知らせるようにすると、気が利いていてやり取りも少なくて
　すみます。
　
　しかし、相手の都合や意向を確認せず、自分中心に先んじた対応をすると
　トラブルのもと。ちょっとした言葉の行き違いで、相手を不快な気持ちに
　させてしまうこともあります。

　相手あってのことですから、こちらの都合を押し出す前に相手の都合を
　尋ねてから対処することがポイント。
　
　こんなふうに失敗するたびに「次はどうしたらいいのか」を考えながら
　“私のメール作法”をつくりあげています。