今週は、メールで説明する時の留意点についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ メールで説明（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　 文字以外の伝達

　メールで何か説明を要する時、注意したいポイントについて
　今週は取り上げてきました。

　口で説明するにしても、メールで説明するにしても
　簡単な内容であれば、問題なく相手に伝えることができます。
　ですが、込み入った内容になるほど、伝えづらいものです。

　やたらと文章が長くなったり、書けば書くほど分りにくくなったり…。
　そういうときはメールにこだわらず、電話で説明する方が早いです。

　メールでしか伝達手段がない場合は
　図解したファイルや、別途詳細を記した文書ファイルを
　添付するのも効果的。

　画像を添付してもよいでしょう。
　文章で伝える自信がない時は「こんな感じ」と
　見本や現物写真を添付する方が、理解してもらいやすいことも。　

　▼　自分の伝えやすさより、相手のわかりやすさを優先
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　私はデザイナーに指示を出す時
　メールで概要だけ伝え、手書きで図を描いたFAXを送って
　最終的に電話で説明することもよくあります。

　電話にするか、メールのするかの判断は
　文章にして却って混乱を与えたり、誤解が生じるような場合は電話
　記録として伝えた内容を残しておきたい場合にはメール
　と私は区別しています。

　説明する際に、携帯メールは
　よほど緊急時でない限り使いません。

　私の場合、文字を打つのに時間がかかり、
　入力する手間と時間があれば、電話する方が早いと思うからです。
　入力に気をとられ、肝心な文章の方に気が回らない
　というのもあります。

　的確な説明をする場合、
　自分が扱いやすいツールを使うという以上に
　相手にとって伝わりやすいツールを選ぶことも重要と考えます。

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　【しごび】 か ら お 知 ら せ
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　来週8月10日（月）～14日（金）は
　お盆休みのため、メールマガジンの配信をお休みします。

　次回の配信は、8月17日（月）です。