今週は、メールで説明する時の留意点についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールで説明 ＞
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長文はご法度
メールで何か説明を要する時、注意したいポイントについて
今週は取り上げていきたいと思います。
一番気をつけたいのが、長文になることです。
メールの本文が長くなること自体は整理すれば解決できますが
用件のポイントとなる部分がわかりにくい
まとまりのない長文メールは、迷惑のもと。
メールでよくみられるのは
本題に入る前の前置きが長い文章です。
対面で打ち合わせというときは
座をあたためるためにちょとした雑談から入ることもありますが
メールでは急ぎの要件や込み入った内容ほど、
さっと本題に入る方が相手も混乱しません。
▼ 謝罪やお詫びはメールよりも…
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言いわけや弁解が長い文章も要注意。
基本的に謝罪やお詫びといった用件はメールにするよりは
電話や対面で話をする方が相手に与える印象も良いです。
彼女への「お別れ」をメールで送って
ひんしゅくを買った男性を知っていますが
自分が会いたくないからとメールを送ったところで
よいことにはなりません。
長文のメールになる場合は
メール冒頭で前置きしたうえで
・箇条書きや見出しをつけて整理して書く
・別途、添付ファイルをつける
・概要だけ述べ、詳細は電話や対面で伝える
ことをお勧めします。
