今週は、長文のメールを送信する際に気を付けることについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 長文メールの留意点（2）＞
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断りを入れる
長文のメールを送信する際の留意点は
まず、長文であることの断りを入れることです。
例えば
「お問い合わせいただきました○○についての
詳細な仕様をお知らせいたします。
少々長文になりますが、ご一読のうえ
ご検討のほどお願いいたします」
次のように、件名に長文であることを明記する方法もあります。
「○○についての回答（長文です）」
メールの件名や冒頭に長文である旨が述べてあれば
読む側は後で読んだり、そのつもりで読む心構えができます。
昨日も述べたように
メールの適切なボリュームはスクロールせずに読み切れる
範囲内。
詳細な内容や込み入った事柄を伝える場合は
Wordなど別のファイルにまとめ、添付したり
メールではなく、相手に直接電話して説明するほうが得策でしょう。
メールの基本として「結論を先に書く」ことが
ポイントの一つとして挙げられますが、
長文であるという「どのようなメール」であるかを
先に相手に知らせることも
メールを送信する際の配慮と言えます。
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神垣あゆみ企画室
