今週は、メールを送信する前に読み返す習慣づけについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読み返す際のポイント（5）＞
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見た目の配慮
メールを書き終えたら、
「件名と本文の整合性」、
言葉や表記の「間違い探し」、
「内容の検証」をそれぞれチェック。
でも最後に、案外、気が付かずにスルーしてしまいがちなのが
「見た目の配慮」、つまり、読みやすい構成になっているかです。
チェック項目は次の3項目です。
1）意味の切れめで適切に改行されているか？
2）行と行の間に適度な「空き」があるか？
3）英数字の大文字・小文字の統一がされているか？
上記3項目の留意点は、下記の通りです。
1）では、1行の文字数が多すぎると読みづらいうえに
返信で引用した際に、変なところで文字が折り返されることに。
2）では、行がぎっしり詰まったメール文は、読む側に圧迫感を与え
読みづらいです。適度に「空き」の行を挿入し、見た目の
読みやすさに配慮を。
3）では、同じメール文の中で、英数字が
大文字になったり小文字になっているのも煩わしいもの。
英数字以外にも、同じ言葉や商品名などを
漢字表記にするか、ひらがな・カタカナ表記に統一するか
を決めておきましょう。
今週取り上げてきた、読み返す際の4つの項目。
こうして改めて挙げると、多いと思われるかも知れません。
ですが、チェックポイントを頭の中に入れてさえおけば、
読み返しながら、自然と気にかけるようになります。
メールに限らず、書いた文章は一度読み返す
習慣を若いうちからつけておくことが、
文章上達の第一歩です。
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