今週は、メールのやりとりにかかる時間の短縮についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ メール対応の効率化 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　もっと時短を！

　先日、「メールの書き方勉強会」の講師を務めた際
　
　「事務所全員の懸念として、メールを読む・書くという作業に
　　時間がかかっており、効率化を図りたい。
　　何か良い方法はないだろうか？」

　という質問がありました。

　実際に当メールマガジン読者や、客先でも
　「メール対応に時間を取られ
　　本来の業務になかなかとりかかれない」
　「本業に忙しく、メール対応が後回しになって
　　残業してしまう」
　という声をよく聞きます。

　上記の質問があった事務所では、時短対策として

　1）実務でよく使う文書を、フォーマットとして「Google Docs」で共有し、
　　 その都度コピー＆ペーストして使用
　　　※「Google Docs」とは
　　　　　http://www.google.com/google-d-s/hpp/hpp_co_jp.html

　2）所内送信のメールタイトルには、それとわかる頭文字を入れて送信

　という工夫をしているとのことでした。

　1）については、頻出する単語やフレーズを「辞書登録」機能を使って
　登録しておく方法もあります。

　例えば、私の場合は
　「よろしくお願いいたします。」を「よろ」と打つと
　出てくるように登録し、メールの結びで使っています。

　送信の際は、「よろしくお願いいたします。」の前に
　「ご確認のほど」「ご回答を」などの言葉を添えて
　バリエーションを付けています。

　それが面倒ならば
　「ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」
　「ご検討をお願いいたします。」
　のようにフレーズごと辞書登録しておくのもよいでしょう。

　2）については、スタッフや業務別にML（メーリングリスト）を設定したり、
　イントラネットを活用したり、という方法もありそうです。

　今週は、こうした
　メール対応を効率化する対策を考えていきたいと思います。