今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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  仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　＜ 読者からの質問（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「記」と「以上」は呼応する？

＜読者からの質問＞————————————————

メールではないのですが文書の書き方についての質問です。

事務連絡などの文書で、「記」を使う場合があると思います。
これの最後って何かつける必要がありますか？

通常、「記」を使って書いた場合、
簡略化して書くと次のようになると思います。

日付
発信者

タイトル

・・・・・本文・・・・・
・・・・・・・・・・・・
・・・・・・・・・・・・

記
日時：・・・・・・・
場所：・・・・・・・
主催：・・・・・・・
　　　　　　　　　　以上

この場合、「以上」というのは「記」と対応しているのでしょうか？
それとも「以上」は文書の終了を表す「以上」で、
「記」がないときにも同じように使用するものなのでしょうか？

（読者 A.Fさん）
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ビジネス文書には、「記書き」という
基本フォーマットがあります
（上記の「記」から「以上」までの部分に相当）。

「記書き」の場合
「記」と「以上」は呼応するので、この２つはセットです。

伝達したい内容を
分かりやすく端的に表記する際に
「記書き」を使います。

本来、ビジネス文書や手紙などで全体を締めくくる言葉としては
「敬具」「草々」が使われますが（書き出しの「拝啓」「前略」に呼応）、
「記書き」を用いた場合は「以上」で文書全体が
終わることが多いようです。

「記書き」のある文書では、最後の締めくくりの言葉が
「以上」で代用されると考えてよいのではないでしょうか。

余談ですが
メールで最後に「以上」がよく使われるのは
上記で説明した「記書き」の名残ではないかと
私は考えています。

※関連した記事を『さらりと返せる、大人のメール表現334』
    147ページのコラムに書いています。ご参考まで

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