今週は、メールのやりとりにかかる時間の短縮についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メール対応の効率化（5）＞
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文の簡素化
メール対応の時間短縮について
昨日に続き、「書く」場合の工夫を考えてみましょう。
「相手に失礼のない表現」を考えすぎて
敬語の使い方をあれこれ迷っているうちに
時間がたっていく→焦る→余計まとまらない
→書けない
というパターンに陥ることもあるのではないでしょうか。
敬語表現を考えているうちに
手が止まってしまうという声も
よく聞きます。
敬語に関しては、
長くすれば、丁寧で適切なわけでは
決してありません。
むしろ、過剰な敬語は、真意が伝わらず
単に儀礼的に書いていると思われることも…。
「ご存知でいらっしゃいますか？」→「ご存知でしょうか？」
「返品させていただきます」→「返品いたします」
「ご丁寧なご案内をいただき」→「丁寧なご案内をいただき」
など、ひとつのフレーズや文に入れる敬語は1語程度に
留めておきましょう。
※『さらりと返せる、大人のメール表現334』にも敬語表現について
まとめていますので、ご参考に！
社外のやり取りでは、敬語や丁寧言葉づかいは避けて通れませんが
社内のやり取りは、簡素化を試みてもよいと思います。
挨拶文などは抜きにして、用件から述べる
可否、有無の判断だけを連絡する
など、短い文でやり取りすれば
「書く」時間を短縮できます。
