今週は、メールのやりとりにかかる時間の短縮についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ メール対応の効率化（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　整理してから書く

　メール対応の時間短縮
　今日は「書く」場合の工夫を考えてみましょう。

　「考えすぎて書けない」
　「結局、どのように書いていいかわからない」
　という声をよく聞きます。

　「考えすぎて書けない」場合は
　まず、伝えるべきことを
　メモに書き出してみます。

　その時点で文章にする必要はなく
　キーワードだけでも、箇条書きでも
　構いません。

　一回で完成した文章にしようとするから
　キーボードを打つ手が止まってしまうのです。

　書くべきことを頭で整理しようとして
　あれこれ考えているうちに
　時間がたっていく→焦る→余計まとまらない
　→書けない　という悪循環に…。

　何を伝えるのか
　一度、書き出すことで
　頭の中でもやもやしていたものが
　とりあえず形になります。

　書くべきことの全体像を把握したら
　最も伝えたいことは何か
　を確認します。

　最も伝えたいこと　＝　結論
　です。

　1）結論
　2）理由
　3）詳細
　の順に文を組み立てていきます。

　メモ書きするときに、番号をふったり
　矢印で順番を整理してもいいでしょう。

　書くこと、その順番が整理できた段階で
　メールに書き出してみます。

　文章化したら、読み返し、流れをチェック。
　自信がない場合は、周りの人に読んでもらってもよいでしょう。

　声に出して読むと、文章のつなぎが悪いところなどが
　自分で確認できます。

　整理してから一度書いてみて
　修正して、完成させる
　という手順で臨んだ方が
　結果的に早く書けるようになります。