今週は、メールの最後に添える署名について取り上げます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　 ＜ 署名、再考（2）＞
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署名の要素

メールの署名に必要と思われる要素を次に挙げてみます。

1）名前
2）社名
3）部署名
4）電話番号
（あれば、内線番号や直通番号も。必要があれば携帯番号も明記）
5）FAX番号
6）メールアドレス
7）住所（郵便番号も明記）
8）自社のURL

留意点としては…

・名前はローマ字表記を合わせて明記しておくと、
名前の読みもわかるのでおすすめです。
珍しい姓の場合はカッコ書きで読みを入れておくとわかりやすいです。

・電話番号は、代表番号以外に内線や直通の電話番号があれば
合わせて明記しておくとよいでしょう。
営業職など、社外にいる時が多い人や緊急の連絡先として
携帯番号を明記する人もいます。

・住所は郵便番号まで入れておくと、相手が郵便物を発送する際に便利。
住所の代わりに自社のURLを入れているケースがありますが、
これだとWebサイトを開く手間がかかります。

・女性の場合は、結婚後に新しい姓と一緒にカッコ書きで
旧姓を入れているケースもあります。
住所を移転する場合も「いつからどこへ移転するか」を
署名に入れているケースも。

▼　連絡手段がひと目でわかる署名を
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
署名を構成する要素には、
相手が自分に連絡する際に必要と思われる情報がきちんと盛り込まれている
ことがポイントです。

そのほかに署名に付加する要素としては
・ツイッターのアカウント
・ブログやメールマガジンのURL
・Skype名
などがあります。

ひと言メッセージとして、
書籍出版のお知らせ、休業日のお知らせ、商品やサービスの紹介を
署名に入れているケースもあります。

このように署名を一種のメディアとして有効活用している
企業や個人は少なくありません。

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