今週は、相手が返信しやすいメールの書き方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 返信しやすいメール ＞
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即決・選択を促す
相手からの返信が欲しい。これはビジネスメールだけでなく、プライベー
トなメールにも当てはまる関心事ではないでしょうか？
早く返信が欲しいから、と急かしたり、催促したりするのは逆効果。
むしろ、相手が返信しやすいように仕向ける心遣いや工夫が必要です。
基本的なポイントとしては「はい」「いいえ」で答えられるメールにする
ことが挙げられます。
「今回の担当はAさんにお願いしてよろしいですか？」
「Aを優先して配送しますが、差し支えありませんか？」
「○○については、お聞き及びですか？」
上記のいずれの一文も「はい」「いいえ」で答えられる内容です。
「AとB、どちらになさいますか？」
「調整可能なのは10日、13日、15日ですが、ご都合はいかがでしょうか？」
上記のように、いくつか列挙して、相手は選ぶだけでよい尋ね方も、返信
がしやすいです。
「どうしたらいいですか？」と相手に考えさせる問い方では返答にも時間
がかかりますが、即時に決断・選択できる材料を並べてから尋ねるように
すると相手の返答も得やすくなります。
今週は、こうした返信しやすいメールの書き方について、取り上げていき
ましょう。
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