今週は、相手が返信しやすいメールの書き方についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 返信しやすいメール（3）＞
◆─────────────────────────────────◆
期日や候補を挙げる
今週は、相手が返信しやすいメールの書き方について、取り上げています。
前回の配信でも最後に触れましたが、返信の期日や、調整の際の候補日を
明示しておくと返信の確率はアップします。
逆に「返事はいつでもいいです」というメールは、返信を忘れられがち。
日程調整などで、自分はいつでもよい、相手の都合に合わせるという場合
も、先に「私は都合をつけやすいので、あなたに合わせて調整しますよ」
とはっきり伝える方が、相手も「では、この日時ではいかが？」と指定し
やすいです。
あるいは、下記のように相手に候補日を挙げてもらう方法もあります。
———————————–
10月1日に○○の件でお会いする前に
一度ランチでもいかがですか？
幾つか候補日を挙げてくだされば
調整いたします。
———————————–
はっきり日程を明示する場合は、このような文面も。
————————————————-
10月1日か2日、あるいは4日の週であれば、
対応できます。
準備の都合があるので、できれば9月29日までに
日程のご連絡をいただけるとうれしいです。
もし、都合がつかなくても
別の日程で調整しますので、ご無理なさいませんように。
————————————————-
上記のポイントは3つ。
・対応可能な日程を挙げる
・都合がつく場合は、返信の期日を指定
・都合がつかない場合でも、別日程で調整の旨を知らせフォロー
相手は都合の良い日を選ぶだけでよく、都合がつかない場合もあきらめず
に済む内容です。
何度もやり取りしなくて済むよう、想定される状況を考えたうえでメール
文をまとめるとよいのは、ビジネスメールでもプライベートメールでも変
わりありません。
