今週は、メールを含むPC内の情報整理についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 ＜ データの整理（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　保存データの整理

　メールに添付する各種データ。おなじみのWordやExcelのほか、JPEGなどの
　画像データ、PDF、音声データなどをパソコン内に格納している人も多いと
　思います。

　あるいは、USBメモリーに保存して、オフィス以外でもデータが取り出せる
　ように持ち歩いているケースもあるでしょう。

　いずれにせよ、保存データはメール同様、日に日にたまっていくことに変
　わりなく、整理が必要です。

　保存の優先順位としては、最新のもの、頻繁に使うものが挙げられます。
　逆に、一定期間使わなかったデータは、次に使う可能性も低いため、1年
　以上、見直したり使わなかったりしたデータは削除の対象としてよいでしょ
　う。

　捨てがたい、また使うかも…と迷うものは、一時的に格納するフォルダに
　入れておき、ひと月後など、短いサイクルで見直して再度整理を（こうし
　た整理法は、ものを片づけるときと通じるものがありますね）。

　整理を効率よく進めるためには、日ごろのデータの保存の仕方も重要。

　ファイル名に日付を入れて「いつ保存したか」わかるようにするとか、
　修正や訂正を繰り返す場合はファイルに通し番号を付けるとか、
　ひと目で判断がつくファイル名の工夫を。

　コピーしたデータをファイル名を変えずに放置したり、
　後で自分が見た時、中身が思い出せないファイル名の付け方をしないよう
　に注意しましょう。

　＜読者からのおすすめ情報＞
　　昨日、配信した「G-mailの整理」
　　について、読者のH.Iさんから耳寄りな情報をいただいたので、
　　ご紹介します。

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　『Gmail で容量を食っているメールを教えてくれる「Find Big Mail」』
　というのがあります。

　百式さんが紹介されていました。
　

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　私も早速試してみたのですが、これは便利！
　過去に受信したメールで容量の大きいものを上位20位まで教えてくれます。
　H.Iさん、役に立つ情報を教えてくださり、ありがとうございます！

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　【しごび】 の お す す め
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　「こんな時、どう書いたらいい？」と迷ったら・・・
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　　　　　　　　　　　今週は、メールを含むPC内の情報整理についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 ＜ データの整理（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　G-mailの整理

　ページもののPDFや画像を複数枚やり取りすることが多い私は、重たいデー
　タのやり取りにはG-mailを使っています。

　大容量のファイルを無料で送受信できる「宅ふぁいる便」もよく使います
　が、それはデータをG-mailに添付して送りきれない時だけ。
　G-mailの場合、送受信が可能なメールの上限サイズが25 MBなので、よほど
　重たいデータを複数添付しない限り、送受信ができてしまいます。

　とはいっても、G-mailの保存容量にも制限があるので（約7GB　受信トレイ
　の下部に現在の保存容量が表示される）、容量インジケータが緑色から赤
　色に変わる前に、過去の重たいメールは整理をしたほうがよさそうです。

　G-mailは、フォルダ分けしなくても、検索すれば、必要なメールが瞬時に
　確認できます。さらに、案件や送信者ごとに「ラベル」を付けて「アーカ
　イブ」に保存しておくことができ、ラベルごとに仕分けした受信メールを
　後で取り出すこともできます。

　ラベルごとでも、送信者ごとでも、必要な条件で検索をかけ、添付のクリッ
　プマークのついたメールを中心に要・不要を分けていきます。不要なメー
　ルは即、削除。

　このように受信トレイにたまったメールや、アーカイブに保存された不要
　な重たいメールを整理していけば、G-mailの残りの保存容量が増え、読み
　込み読度もスピードアップします。

　G-mailの「ゴミ箱」内のメールは30日後に自動的に削除されますが、「ゴ
　ミ箱」や「迷惑メール」もこまめにチェックしてすっきりさせてしまいま
　しょう。

今週は、メールを含むPC内の情報整理についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 ＜ データの整理（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　フォルダの整理

　受信トレイやフォルダにたまったメールを削除したら、次はフォルダその
　ものの見直しと整理です。
　
　自動振り分けできるように設定したものの、ほとんど使わなかったフォル
　ダはありませんか？
　使用頻度の少なかったフォルダは、思い切ってフォルダ自体を削除してし
　まいましょう。

　フォルダへの振り分け方法は、人によりさまざまだと思います。
　私は客先別に自動振り分けの設定をし、私信やメルマガなどより、上位に
　くるように複数ののフォルダを設定しています。

　ですが、相手別ではなく、「処理」「未処理」「保留」のように、メール
　の処理状況に応じてフォルダ分けしている人も多いようです。

　私の場合は、客先と送受信したメールは最低1年間分は削除せずに残して
　います。1年の同じ時期に発生する仕事があったり、過去にさかのぼって
　メールを確認したりする必要があるからです。

　ですが、何年分もたまってくると、さすがにもてあまし気味で、途中か
　らやりとりをG-mailに切り替えたり、2年以上のものはざっと目を通し
　削除するようにしています。

　でも、削除したとたん、必要になったりするんですよねぇ…。

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　【しごび】の お 知 ら せ
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　今回のメール作法のテーマは・・・
　「嫌われるメール」の3要素をチェック　です。

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