今週は、文章をもたつかせるさまざまなクセについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 文章のクセ(5)>
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                         「~たり」「など」

 今週は、うっかり使ってしまっている
 文章のクセを取り上げてきました。

 「お勧め商品を強調したり、商品点数を見直すなどの対策をとります」

 という一文。
 ここにも文章を書くときのクセが潜んでいます。

 ▼クセ その一 「~たり」
 「~たり」を1回使ったら、もう1回呼応する動作の後に付けるのが原則。
 上記の一文は、「強調したり」で終わっていて、
 2度目に「~たり」と続く表現がありません。

 ▼クセ その二 「~など」
 「A、B、Cなど」のように、幾つか例示して書くときに
 「~など」を使います。
 上記の文例のように、例えとして挙げるものが一つしかない場合は
 「など」に代わりに「~といった」を使います。

 したがって、次のように書き換えることができます。

 「お勧め商品を強調したり、商品点数を見直したりといった
  対策をとります」

 どのような対策をとるか
 少し言葉を添えて

 「お勧め商品を強調したり、商品点数を見直したりして
  注目度を上げる対策をとります」

 と表現するのもよいでしょう。

 「など」は、つい使ってしまいがちな言葉ですが
 一文に何度も出てくると、くどいうえに
 はっきりしない文章になるので
 読み返して、スッキリ整えることが肝要です。

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 【しごび】 か ら お 知 ら せ
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 9月15日が祝日なのに加え、
 17日(水)から韓国・中国へ出張のため
 来週のメールマガジンの配信は休みます。

 次回は、再来週
 9月22日(月)に配信します。

 どなたさまも良き週末、連休をお過ごしくださいね。


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今週は、文章をもたつかせるさまざまなクセについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法              < 文章のクセ(4)
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                           曖昧な言い回し

今週は、うっかり使ってしまっている
文章のクセを取り上げています。

「今後は改善したいと思います」
といった
「~と思います」という言い回し。

指摘を受けて、改善します
という意志を伝える場合
「~と思います」
で文を結んでしまうと

読む側は
「本当に大丈夫なのだろうか?」と
不安になります。

「~だと思います」のほかにも
「~と思われます」
「~のはずです」
「~かもしれません」
といった断定を避ける表現も
不確かで、おぼつかない印象を与えます。

本人は断定を避け、やんわりと婉曲に表現するつもりでも
受け取る側に「逃げ腰」「責任逃れ」「曖昧」という
マイナスな印象を与えてしまうので
こうした言い回しを使うのがクセになっている場合は
気をつけましょう。

「できるだけ~」
「なるべく~」
「~めに」
といった表現も範囲が曖昧で
人によって解釈が異なってきます。

「できるだけ多く」より「10個以上」」
「なるべくたくさん」より「200人分」」
「早めに」より「明日の午前中に」

のように数値で示すことを
心がけましょう。

特にビズネスメールでは
「なんとなく」書くより
「具体的に」書くことで
確実に相手に伝わり
やり取りの回数も少なくて済みます。

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今週は、文章をもたつかせるさまざまなクセについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 文章のクセ(3)>
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うっかり使っている誤字

今週は、うっかり使ってしまっている
文章のクセを取り上げています。

誤った表記のまま覚え込んでいて
本人も間違いに気づいてないケースがあります。

例えば
「こんにちわ」「こんばんわ」。

「わ」ではなく「は」と表記するのが正しいのですが
意外と気づかず使われていることがあります。

正しくは
「こんにちは」「こんばんは」
です。

「すいません」も
正しくは「すみません」。
「い」ではなく「み」です。

「ず」と「づ」の間違いもあります。

× 少しづつ   〇 少しずつ

× いづれ    〇 いずれ

× ~しずらい  〇 ~しづらい

× こじんまり  〇 こぢんまり

送り仮名の間違いとしては
「話しをする」
があります。

「はなしをする」の「はなし」は名詞ですから
「話」と書き、「し」は不要です。

「はなす」と動詞で書くときは
「話す」と送り仮名の「す」を付けます。

「はなしかた」と書くときも
「話し方」とし、送り仮名の「し」が必要になります。

このように、誤記のまま覚えてしまい
それがクセになっていることがあります。

「どっちだったけ?」と思ったときに
迷わず、調べることをお勧めします。
手元に辞書がなくても、ネットの辞書で調べることができます。

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今週は、文章をもたつかせるさまざまなクセについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 文章のクセ(2)
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話し言葉調

今週は、うっかり使ってしまっている
文章のクセを取り上げています。

話し言葉と書き言葉の区別がつかず
話し言葉の「ノリ」をそのまま
ビジネスメールに使っているケースがあります。

ものすごくよく見かけるのが
「なので」。

これは「Aなので、B」と、前の文を受けて
次の文につなげる役割をする言葉ですが
いきなり文頭に持ってきて、「だから」という意味合いで
使われるようになっています。

「したがって」「そのため」と書き換えるようにすると
書き言葉として収まりがよくなります
(ただ、「なので」という表記がビジネス書にも見受けられるので
この流れは止めようがないのかもしれません)。

「まじ、すごかったです」

ものすごく驚いたときや、衝撃を受けた
という感情は伝わってくるのですが
これも話し言葉のままの言い回しです。

「まじ」は「本当に」「予想以上に」に
「すごかった」は「何が」「どのように」すごかったかを
説明すると、具体的に相手に伝わります。

「応募者が殺到して、受付が間に合わないほどすごかったです」
といった具合です。

「今、考えてるところです」
「申しわけないと思ってます」
「先方にはもう話してます」

上記の文の共通点は
「い」が抜けていること。

「考えてる」「思ってる」「話してる」は話し言葉でよく使いますが
文章にするときは
「考えている」「思っている」「話している」と「い」を忘れずに。

「い」抜き言葉に「です」「ます」を付けても
中途半端にしか丁寧にならないので、気をつけましょう。

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今週は、文章をもたつかせるさまざまなクセについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 文章のクセ
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「こと」の多用

口ぐせと言いますが、文章を書くときにも
ついクセになって書いてしまう言葉や言い回しがあります。

よく見かける文章のクセの一つが
同じ言葉を繰り返し使っているケースです。

例えば
「CS向上が信頼・仕事を得ることに繋がるということであり、
常に意識することが自分たちに求められていることだということを
感じました」
という一文。

文中に「こと」が5回も使われています。

最後の方にある「ことだということを」にいたっては
書いている本人も、使い過ぎて
もはや気づいていないのかもしれません。

きちんとした文章を書こうとするほど
結果的に「こと」を多用してしまい、
かたくて、その割には読みにくい文章になっています。

読み返して「こと」があまりにも多く、文がもたついていると感じたら
削る作業をしていきましょう。

上記の文から不要な「こと」を取り除き
文意をたどって、「何を伝えたいのか」という観点で整えると
次のようになります。

「CS向上を常に意識することが信頼・仕事を得ることに繋がると感じました」

3行にわたっていた文章が、1行に収まりました。

うまく書こう、きちんと文章にしようと
りきむほど、不要な言葉を繰り返し使ってしまい
文章がガチガチに凝り固まってしまうことがあります。

今週は、うっかり使ってしまっている
文章のクセを取り上げていきたいと思います。

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今週は、紋切り型ではない表現の工夫についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 言葉の引き出し(5)
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ネガティブなメールへの対応

今週は、さまざまな状況に応じた
表現のバリエーションを紹介してきました。

人の噂、悪口、詮索といったネガティブな内容のメールを
受け取ったら……

どうしますか?

まともに受け止めて(あるいは真に受けて)
対応していると、いらぬストレスを抱え込むことになりかねません。

相手に同調せず
必要以上に関与しないに限ります。

人の噂話や悪口を書いたメールには
深い入りせず

「知りませんでした」
「全然気がつきませんでした」
「そんなこともあるんですね」

と「我関せず」の姿勢でかわします。

愚痴や個人的な意見に同調を求められたら

「そうなんですか」
「大変ですね(大変でしたね)」
「どうなんでしょうね」

と流しつつ

「事情をよく知らないので、何とも言えません」
「(わたしには)よく分かりません」

と返して終了。

人のことや内部事情を詮索してくるような相手に対しては

「よく知らないんです」
「詳しいことは分かりません」

と「知らぬ存ぜぬ」という姿勢で
受け流します。

以前、自分が受け取った不愉快なメールを
「これ見て!」と転送してきた人がいるのですが
これも迷惑。

チェーンメールの類もそうですが
相手に不愉快な思いをさせたり、困らせるようなメールは
無用に拡散せず、自分のところで止める勇気を持ちたいですね。

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【しごび】 か ら お 知 ら せ
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