今週は、文章をもたつかせるさまざまなクセについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 文章のクセ(3)>
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うっかり使っている誤字

今週は、うっかり使ってしまっている
文章のクセを取り上げています。

誤った表記のまま覚え込んでいて
本人も間違いに気づいてないケースがあります。

例えば
「こんにちわ」「こんばんわ」。

「わ」ではなく「は」と表記するのが正しいのですが
意外と気づかず使われていることがあります。

正しくは
「こんにちは」「こんばんは」
です。

「すいません」も
正しくは「すみません」。
「い」ではなく「み」です。

「ず」と「づ」の間違いもあります。

× 少しづつ   〇 少しずつ

× いづれ    〇 いずれ

× ~しずらい  〇 ~しづらい

× こじんまり  〇 こぢんまり

送り仮名の間違いとしては
「話しをする」
があります。

「はなしをする」の「はなし」は名詞ですから
「話」と書き、「し」は不要です。

「はなす」と動詞で書くときは
「話す」と送り仮名の「す」を付けます。

「はなしかた」と書くときも
「話し方」とし、送り仮名の「し」が必要になります。

このように、誤記のまま覚えてしまい
それがクセになっていることがあります。

「どっちだったけ?」と思ったときに
迷わず、調べることをお勧めします。
手元に辞書がなくても、ネットの辞書で調べることができます。

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今週は、文章をもたつかせるさまざまなクセについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 文章のクセ(2)
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話し言葉調

今週は、うっかり使ってしまっている
文章のクセを取り上げています。

話し言葉と書き言葉の区別がつかず
話し言葉の「ノリ」をそのまま
ビジネスメールに使っているケースがあります。

ものすごくよく見かけるのが
「なので」。

これは「Aなので、B」と、前の文を受けて
次の文につなげる役割をする言葉ですが
いきなり文頭に持ってきて、「だから」という意味合いで
使われるようになっています。

「したがって」「そのため」と書き換えるようにすると
書き言葉として収まりがよくなります
(ただ、「なので」という表記がビジネス書にも見受けられるので
この流れは止めようがないのかもしれません)。

「まじ、すごかったです」

ものすごく驚いたときや、衝撃を受けた
という感情は伝わってくるのですが
これも話し言葉のままの言い回しです。

「まじ」は「本当に」「予想以上に」に
「すごかった」は「何が」「どのように」すごかったかを
説明すると、具体的に相手に伝わります。

「応募者が殺到して、受付が間に合わないほどすごかったです」
といった具合です。

「今、考えてるところです」
「申しわけないと思ってます」
「先方にはもう話してます」

上記の文の共通点は
「い」が抜けていること。

「考えてる」「思ってる」「話してる」は話し言葉でよく使いますが
文章にするときは
「考えている」「思っている」「話している」と「い」を忘れずに。

「い」抜き言葉に「です」「ます」を付けても
中途半端にしか丁寧にならないので、気をつけましょう。

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仕 事 の メ ー ル 作 法                < 文章のクセ
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                          「こと」の多用

口ぐせと言いますが、文章を書くときにも
ついクセになって書いてしまう言葉や言い回しがあります。

よく見かける文章のクセの一つが
同じ言葉を繰り返し使っているケースです。

例えば
「CS向上が信頼・仕事を得ることに繋がるということであり、
常に意識することが自分たちに求められていることだということを
感じました」
という一文。

文中に「こと」が5回も使われています。

最後の方にある「ことだということを」にいたっては
書いている本人も、使い過ぎて
もはや気づいていないのかもしれません。

きちんとした文章を書こうとするほど
結果的に「こと」を多用してしまい、
かたくて、その割には読みにくい文章になっています。

読み返して「こと」があまりにも多く、文がもたついていると感じたら
削る作業をしていきましょう。

上記の文から不要な「こと」を取り除き
文意をたどって、「何を伝えたいのか」という観点で整えると
次のようになります。

「CS向上を常に意識することが信頼・仕事を得ることに繋がると感じました」

3行にわたっていた文章が、1行に収まりました。

うまく書こう、きちんと文章にしようと
りきむほど、不要な言葉を繰り返し使ってしまい
文章がガチガチに凝り固まってしまうことがあります。

今週は、うっかり使ってしまっている
文章のクセを取り上げていきたいと思います。

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今週は、紋切り型ではない表現の工夫についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法               < 言葉の引き出し
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                          頼まれた時の返答

人から依頼を受けたときの返答は
その時々の状況により変わります。

依頼の難易度による
すんなり「YES」と答えられ場合もあれば
即答できないこともあります。

「~をお願いできますか?」と問われ
すぐできる! お安いご用! というときには

もちろんです。お任せください。

承りました。すぐに対応いたします。

喜んでお引き受けいたします。

と即答できます。

対応に少し時間がかかりそうだ
という場合は、

少々お時間をいただくことになりますが、よろしいでしょうか?

と相手に了承を得たり

どの程度時間を要するか確認して、すぐにご連絡いたします。

とあいまいな返答は避け、確認をして改めて
返事をしたりすることも必要です。

これはお手上げ! 対応できない!
という場合は

あいにく別件で立て込んでおりまして
すぐに対応できない状況です。

と事情を伝え、

明日までお待ちいただけるようでしたら
明日の午前中に仕上げ、13時には提出いたしますが
いかがでしょうか?

と対応策を提案します。

依頼の難易度に関わらず
基本的には
「前向きに対応」
する姿勢を言葉で示すことがポイントです。

「いいですよ」とか
「できません」ではなく
プラス思考のニュアンスを伝えられれば合格です。

今週は、さまざまな状況に応じた
表現のバリエーションを紹介していきます。

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